開會冇效率？8大免費AI神器內容撰寫、資料分析、做PPT進度神速成開會高手

Jobsdb content team – updated on 13 March, 2024

打工仔心聲：又開會？開會兩三個鐘聽到幾多？開會簡直是浪費時間? ⋯⋯ 相信很多打工仔對開會都有不少怨言，總覺得開會阻礙日常工作之餘，只換來一份繁瑣乏味的會議記錄，還有無限的follow up。開會理應可以提升工作效率，為何卻成為打工仔最討厭的辦公室日程？說到底，只因大家對會議的管理與執行方式效率存疑。既然AI盛行，打工仔不妨善用這些智能改善開會效率。小編向你推介八個實用工具提升開會效率，不論在開會期間還是會議前後，都能改變工作體驗，例如開會前由AI幫你準備會議議程；開會期間有AI幫你實時將語音轉換為文字、加快投票及發問過程；開會後有AI幫你找出會議重點、撰寫會議報告、練習匯報，短時間提升開會及工作效率。

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開會期間必用4大工具慳時間兼簡化會議流程

1. Fellow ：曾獲頂級評分 AI幫你準備會議議程

Fellow曾被G2.com(知名的商業軟體和服務評價平台)評為最佳的會議管理軟件，它可以與Zoom、Microsoft Teams 、Google Meet、或其他項目管理程式連結，一個界面盡覽所有會議相關資訊，不用切換不同的應用程式，會議安排自然更流暢；在創建會議議程時，跟着指示填寫AI指令 (例如會議主題、先前的會議紀錄和工作項目)，AI會幫你編寫會議議程作為參考，讓準備時間大大減少。現時Fellow有分免費版及付費版，免費版適用於10人以下的公司，付費版再分Pro版(7美元)和商業版(15美元)，你可因應公司規模去做選擇。Fellow的官網上亦分享了很多有關開會的貼士和相關資源，打工仔有興趣也可以看看！

2. Slido ：視像會議必要加快投票及發問過程

不少公司都在疫情期間改以視像會議去取代實體會議，復常後很多企業仍繼續使用視像會議，特別是要與其他國家的員工或客戶開會。但有時視像會議有利則有弊，弊端就是參與者可能會因為距離感或者網路連接問題以致難以投入度大減，Slido 就能有效地幫助企業解決這個問題。

Slido是一個專為增加會議互動性和參與度所設計的工具。它主打「Q&A」及「投票」功能，會議參加者可以匿名方式在會上提出問題，會議主持人收到問題後就可將問題公開，完成該問題的討論後，主持人可「隱藏」該問題繼續會議。有時會議參與者可能因為羞怯、被忽略或者技術問題而不發言，這種匿名提問方式可以增加大家的參與度。而「投票」的操作就更簡單，主持人只要創建投票的選項，參加者就可以即時投票，不用再花時間猜想大家的想法，令討論的話題立即有共識，直接加快會議的進程。現時Slido有分免費及付費版本，免費版已可以支援100個會議參加者，並在每次會議中創立3次投票，而付費版本可以有無限投票次數，價錢由12.5美元至150美元不等。

3. Otter.AI：多人會議必用Speech to Text工具

Otter.AI是一個由AI驅動的語音轉錄工具，當進行會議時，只要開啟Otter.AI就可以自動錄音。錄音開始後Otter.AI會實時將語音轉換為文字，它亦可以識別不同的聲音，將不同人所說的話分開紀錄。轉錄完成後你就可以得到一份完整的會議紀錄！而如果你要進行視像會議，Otter.AI會自動幫你將會議幻燈片截圖，然後放進會議紀錄裏，最繁瑣的步驟統統幫你辨妥。但要留意的是Otter.AI只支援英語轉錄，不少國際大企業都使用Otter.AI作為開會工具，例如IBM、McDonald’s、 Dropbox等等。

Otter.AI設有免費及付費版，收費為10至20美元，可使用的功能和轉錄容量也有所不同。如果大型企業更可揀選Enterprise版本，費用就要個別查詢。

4. Vocol.AI ：迅速將語音轉成文字不用再寫會議紀錄

同樣是語音轉成文字的工具，但Vocol.AI是以NLP為核心技術，並以 GPT 作為自然語言訓練模型，更針對亞洲語言的多樣性和複雜性進行改善，可說是專門為亞洲人而設！即使會議中所使用的語言是中英夾雜，它的「自動偵測」功能都可以準確地辨識字詞。現時Vocol.AI支援英文、中文及日文的文字稿轉錄，並可翻譯成20種以上的語言。Vocol.AI的用法簡單，當打開程式後，你想錄製音頻並進行轉寫可以點擊「Record」，錄製完成後就會自動進行轉寫。而如果你已經有一個音頻文件，就可選擇「Upload」，最後更可將轉換的結果下載為 PDF 或 Word 文件。

Vocal.Ai有分免費版及付費版，當中的收費是以購買V-point的方式進行，每個新登記帳號可獲200點V-points，1個V-point等於1分鐘的字稿，即是說免費用戶可有200分鐘的轉錄內容，其後只需付16美元就可買300V-point，另有訂閱制或客製化收費。

會後必用四大AI神器 Follow Up零難度

1. Revoicer：由AI幫你說話

Revoicer 是一個將文字轉換成語音的AI工具，能夠生成真實且聽起來像是人類的語音。用戶可以自訂語音類型、音調和速度，它提供超過80種AI語音，每種語音都帶有表情和音調變化，讓內容更像真，更具吸引力。很多時開完會後，都要做很多不同類型的匯報，可能是向團隊匯報剛才跨部門會議的紀錄，又或者向未有出席會議的上司或同事匯報。即使不是開會，當你需要準備演講，都可以使用Revoicer幫你練習，透過反覆聆聽語音內容，去改進你的演講技巧及提高演講質量。

Revoicer是一次性收費的，價錢為67美元，雖然不設免費使用，但有提供60天退款保證，若對產品感到不滿意，Revoicer很樂意退款。

▪ 會議記錄中文範本

2. Trello ：有系統地掌握團隊工作進度

Trello是一個網上項目管理工具，特別是在開完會後大家都要各自歸隊去準備自己的工作，Trello就可以大派用場。Trello有兩大主要功能：項目統籌和規劃任務，你可以透過卡片(Cards)和看板（Boards）來組織及安排工作。舉例說，在會議結束後，團隊可以立即在Trello上創建一個新的看板，將會議中討論的每一項工作寫在卡片上，並指派給負責的同事。團隊成員只要打開Trello就可看到自己要負責的工作，以及每個工作的進度，而當中的實時更新功能令團隊成員即使在不同地點也能共同查看項目進展，及時作出調整。它還允許用戶通過添加評論來進行討論，減少了電郵或電話的往返，上司們更可以在Trello上掌握團隊成員手上的工作進度。

Trello亦有AI自動化功能，當你經常在Trello進行某些操作時，AI會自動化建議這些動作，你就可以一鍵啟用，以節省時間。小型團隊可以使用Trello的免費版，當中每個工作區多達 10 個看板，亦有無限儲存空間。即使付費版的價錢亦很相宜，由5至17美元不等，性價比極高。

3. Fireflies.AI：省時省力找出會議重點

Fireflies.AI是一個會議管理的AI工具，除了可以記錄會議的過程並轉換為文字，fireflies還有三個強大功能。首先Fireflies擁有「關鍵詞與短語搜索」功能，讓你可以快速回顧會議內容。有時開完會後，你要回顧某個特定主題或討論點，只要輸入特定的詞組或問題，系統會快速定位到會議記錄中相應的部分，你就可以大幅節省翻閱整個會議記錄的時間；其次就是「任務追蹤」功能。在會議中常常會有許多項目和任務被分配出去，系統可以自動識別語音中提到的任務和行動項目並將其記下，團隊成員就不必在會後手動整理工作清單；然後就是「會議分析」功能，透過AI分析會議的內容，例如分析誰在會議中發言最多、參與者的情緒和情感傾向，讓你可以做好會議檢討，對於管理團隊士氣和改善溝通方式很有幫助。同樣地Fireflies.AI分了免費版和付費版，所有AI功能只適用於付費版，收費由每月10美元起。

4. Notion：撰寫會議報告好幫手

Notion是一個熱門的混合型應用程式，它糅合了筆記應用、數據庫、項目管理等多種功能，2023年2月，Notion更推出了Notion.AI ，內置多個AI功能。其中一個主打功能就是撰寫會議紀錄摘要，只要將會議紀錄貼在Notion的版面上，輸入AI指令，就可自動生成會議紀錄摘要或者會議報告，甚至可以製作圖表，整理會議上曾提到的待辦工作項目。

Notion.AI更設有問答功能，在Notion內建立自己的數據庫，例如所儲存的文字檔、文件、項目等等，只需要問一個問題，AI就會在建立好的數據庫中搜索相關答案。這可以節省你搜尋信息的時間；如果你在Notion中有大量的數據，Notion AI可以在幾分鐘內掃描數百份文檔，然後作出分析，讓你更容易理解及處理數據，並且提高決策效率。Notion分免費版和付費版，儲存量及使用者人數都有所不同，Plus版本的收費為8美元，商業版的收費每月15美元。