【政府工招聘】秘書人手斷層需全年請人？一文睇清二級私人秘書的入場門檻、面試問題、起薪點及晉升前景

秘書一職未必經常出現在公務員熱門職位的清單上，但要論其中一個政府工文職筍位—二級私人秘書亦是榜上有名。該職系主要服務助理處長或以下的D1至D2職級官員，提供各種不同的秘書服務，例如協助上司管理日常會議和工作日程、處理查詢及其他辦公室支援工作等。投考門檻不高，只是對特定技能有嚴格要求，如果你自問辦事有條理，這是不錯的選擇。而隨著本港公務員離職及退休潮，秘書職系空缺大增，政府自2023年起更全年公開招聘二級私人秘書。收藏本文，詳細查看入職條件、遴選過程、日常職責、人工職級，以及實用的面試貼士，準備好一起加入「鐵飯碗」行列吧！

二級私人秘書 中五/DSE畢業即可投考

招聘時間表

公務員事務局在2023年10月開始全年公開招聘二級私人秘書，因為職系斷層嚴重，招聘的人手亦未必足以填補退休潮。參考以往的招聘時間，從申請到接獲聘書，為期大約一年。假如申請人在1至2月遞交申請，3月至8月期間分別進行技能測試、遴選面試及《基本法》測試。通過所有招聘程序後，獲錄取的申請人通常會在翌年1月或之前接獲通知。

入職條件：最低門檻頗  DSE5科2分

投考二級私人秘書需要符合以下條件：

1. HKDSE 考獲5科2級或以上的成積；或是HKCEE 考獲5科第2級／E級或以上的成積。
2. 符合語文能力要求，即在香港中學文憑考試或香港中學會考中國語文科和英國語文科取得第2級或以上成績，或具同等成績；
3. 中文文書處理速度達每分鐘20字及英文文書處理速度達每分鐘40字，並具備一般商業電腦軟件的應用知識；以及
4. 在《基本法及香港國安法》測試取得合格成績。

遴選過程： 英文打字必須謹慎  良好的溝通技巧有分加

二級私人秘書的遴選過程主要分為兩大關卡：技能測試（Skills Test）和面試。其中技能測試的要求更加嚴謹，特別是英文打字速度，每分鐘需達40字才能合格。技能測試分為 4 個部份：

1. 中文打字速度；
2. 英文打字速度；
3. Microsoft Office Word 文書軟件的熟悉程度；
4. Microsoft Office Excel 試算表軟件的熟悉程度。

首兩部分是為了測試考生的打字速度及輸入文字的準確程度。考生需要在5分鐘內持續打字，試題上的數字指標用以表示打字至該處時平均每分鐘的打字速度。特別留意英文打字，因為每分鐘要打40字，過往不少申請人因打漏字而未能通過測試。秘書每日都要面對大量英文文件，錯一個字母，字意可能差天共地，所以必須時刻保持細心及謹慎的態度。

後兩部分是為了測試考生是否具備一般商業文書處理軟件應用技能，以半小時為限。Word的各種文書功能，如縮排、清單編號格式、註腳格式、插入圖片、表格框線等；Excel當然少不了儲存格格式、排序功能、圖表功能等功能。

至於面試，只設一輪，通過即可獲聘，技能測驗成績並不計算於面試分數之中。面試過程，除了常見問題如自我介紹、報考原因、工作背景等，更有情境題及時事題。特別留意回答情境題時的態度需要大方合理，更重要的是突出自己能與人融洽相處及處變不驚。因為秘書一職需擔任上司與各工作單位的溝通橋樑，是否擁有良好的溝通技巧是關鍵之一。2018年二級私人秘書公開招聘遴選委員會成員曾分享，部分考生作答時欠缺自信，甚至放棄作答，因而未能獲得取錄。以下是面試的慣常5大內容，以及參考問題。

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面試五步曲：

1. 自我介紹
   ⁠- 簡單介紹自己（廣東話或英文）
   ⁠- 如何描述自己
   ⁠
2. 背景及經驗
   ⁠- 工作經驗和學業背景（廣東話或英文）
   ⁠
3. 私人秘書工作及情景題
   ⁠- 處理多任務的方法
   ⁠- 沒有秘書經驗的應聘理由
   ⁠- 面對特定工作情境的應對策略
4. 讀出英文文章及回答問題
   ⁠- 讀出指定的英文文章
   ⁠- 根據文章內容回答問題
5. 時事問題
   ⁠- 回答與時事相關的問題（廣東話）

面試參考問題：

1. 請簡單介紹一下你自己。
2. 你會如何形容自己？
3. 你並沒有擔任秘書的經驗，為何想成為二級私人秘書？
4. 你如何在處理多個任務的情況下保持工作效率？
5. 假如部門主管的秘書致電給你，要你通知上司立即出席一個緊急會議，但你上司剛好離開了辦公室，你會如何處理？
6. 你寫的會議記錄，其中兩個會議參與者對某項記錄意見分歧，您會怎樣解決問題？
7. 假如上司的日程已經密密麻麻，但有個重要會議需要臨時加插，您會怎樣做？
8. 假如上司有一名私人司機，但你發現他一直對你態度很差，令你們之間的溝通出現困難，你會如何處理？
9. 你知道什麼叫聯繫匯率制度嗎？
10. 你認為美國加息對香港有什麼影響？

日常職責：系統性處理文書工作  

顧名思義，二級私人秘書主要會被派往各大在政策局或部門提供秘書服務，有效協助上司處理各類職務。不同於助理文書主任，秘書主要在辦公室工作，無需外派，每日都要處理大大小小的日常事務，例如向上司匯報工作安排、協助處理文件、把文件分類和分派、管理日常會議和工作日程、處理查詢、通過電話或電郵與部門內外人士聯絡，以及其他辦公室支援工作等。

如有突發或緊急工作，秘書更要協助上司盡快處理。所以，秘書需要這些能力和特質：1）系統性文書處理能力和時間管理，秘書有時不止服務一位上司，可能多達兩三位上司，條理分明地處理各種文件和會議是必須的；2）心思細密，主動觀察和了解上司的需要，懂得留意細節；3）擁有良好溝通技術，既與上司良好交流，也能代表上司對外有效溝通。

面試貼士：突出自己適合做秘書的性格特質

應徵二級私人秘書，基本上所有符合資格的申請人都會獲得技能測試的機會，所以事前練習必須做足。

1. 打字測試需要留意點到即止，考題上會清楚標示測驗及格字數，當考生完成所需字數後，建議仔細核對前文所打的內容，更正錯漏。因為數字指標後的文字不會計入成績，完成整篇文章更不會加分。
2. 留意每年考核的Microsoft Office Word 和 Excel 版本都有指定，現時考的是2016版。考試邀請電郵内已經列明考試內容，考生宜使用相同版本的軟件做日常練習。
3. 面試前充份了解秘書的工作，不妨查看文書及秘書職系通訊，當中會有不少現職秘書的日常工作分享，按此前往。
4. 面試時突出自己適合做秘書的性格特質，如細心謹慎、良好的溝通技巧、處事條理分明等。回答情境題要表現得謙卑有禮，大方得體，沒有完美答案，盡量做出合理解釋。

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薪酬及就業前景* 

二級私人秘書的起薪點是$17,770，在政府總薪級表內第4 點，而最高可達到政府總薪級表的第 15 點，最高薪金為$34,060，有三年試用期。除月薪外，亦可享有各項附帶福利，包括例假、醫療及牙科福利。

二級私人秘書雖然是私人秘書職系中的基礎職級，但因1998年至2008年之間都暫停招聘，職系斷層嚴重，晉升前景較好。3年試用期過後，便可投考一級私人秘書，總薪級表第16至21點（$35,775- $45,640）。

隨後的晉升職級順次序分別是：高級私人秘書，總薪級表第22至27點（$47,795
- $60,065）；私人助理，總薪級表第28至33點（$62,895 - $79,135）；高級私人助理 ，總薪級表第34至39點（$79,930 -$94,735）。

在招募期間你可以透過公務員事務局網站遞交網上申請，亦可在網頁下載並填妥申請表格，郵寄至香港灣仔告士打道5號税務大樓37樓3701-08室「公務員事務局一般職系處招聘中心」，並在信封面註明申請職位。

*以上薪酬資料更新至2024年5月，政府每年均會考慮調整公務員的薪酬，或會出現輕微調整，可以在此網站查閱。

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