政府文職招聘｜初級文職助理文書主任 ＋文書助理空缺大增？ 一文看清入場門檻、工作內容及面試貼士
政府文職系入門職位主要分為兩種：助理文書主任 （Assistant Clerical Officer，ACO）及文書助理（Clerical Assistant，CA） 。兩者均遍佈各政府部門，人員覆蓋甚廣，甚至會被調派到全港任何一個地區的政府辦事處工作，負責一般行政支援、文書和前線服務。由於入職門檻較低，在眾多政府工當中算是頗為易考的職位，投考人數居高不下。而隨著本港公務員離職及退休潮，近年文職空缺大增，政府自2023年起更為這兩大職位展開全年招聘。如果你追穩定的工作生活，這是容易進場的公務員不二之選。下文將詳細分享其入職條件、遴選過程、日常職責、人工職級，以及必需熟讀的面試貼士。
助理文書主任（ACO） DSE/中五畢業即可入場
入職條件：
投考助理文書主任需要符合以下條件：
- 需要 HKDSE 香港中學文憑考試考獲5科2分或以上的成積，而數學科目必須達到 2 分或以上的成積。或是HKCEE 香港中學會考考獲5科E或以上的成積，數學科目則必須達到E或以上的成積。
- 符合語文能力要求，即在香港中學文憑考試或香港中學會考中國語文科和英國語文科取得第2級或以上成績，或具同等成績；
- 中文文書處理速度達每分鐘20字及英文文書處理速度達每分鐘30字，並具備一般商業電腦軟件的應用知識；以及
- 在《基本法及香港國安法》測試取得合格成績。
日常職責：文書之外 或需不定時輪班工作
助理文書主任是政府部分的中堅分子，主要處理一般文書職責為主，需要有忍受沉悶的心理質素。工作可能涉及的事務包括一般辦公室支援、人事、財務及會計、顧客服務、發牌及註冊、為政府律師提供支援，為法官和法庭使用者提供法庭支援及登記處服務、統計職務、資訊科技支援服務，以及其他部門支援服務。
此外，該職位亦有機會被調派到本港任何一個地區的政府辦事處工作，視乎所派往的部門，可能需要不定時或輪班工作，甚至在工作時穿着制服。例如小編的朋友，入職初期便被派往康文處的社區服務崗位，需輪班工作。
薪酬及就業前景*
助理文書主任起薪點為月薪$16,695，在政府總薪級表內第 3 點，而最高可達到政府總薪級表的第 15 點，最高薪酬為$34,060，有三年試用期。除月薪外，亦可享有各項附帶福利，包括例假、醫療及牙科福利。
文書主任職系公務員中最基礎的職級就是助理文書主任（ACO），表現良好及有足夠年資則有機會晉升為文書主任（CO），但平均晉升需時10多年。最終可以晉升為高級文書主任（SCO）。而CO現時並不會直接招聘，均由ACO內部升遷。
招聘時間表：全年公開招聘
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文書助理（Clerical Assistant，CA）僅須中四學歷 唯晉升空間有限？
入職條件：
- 已完成中四學業，其中修讀科目應包括數學，或具備同等學歷；
- 具備相當於中四程度的中英文語文能力；
- 中文文書處理速度達每分鐘15字及英文文書處理速度達每分鐘20字，並具備一般商業電腦軟件的應用知識；以及
- 在《基本法及香港國安法》測試取得及格成。
日常職責：負責一般文書
CA主要執行一項或多項職能範圍有關的一般文書職責，其中可能涉及單一或多個範疇的職務：一般辦公室支援服務、人事、財務及會計、顧客服務、發牌及註冊、統計職務、資訊科技支援服務，以及其他部門的支援服務。文書助理也會有機會被派往本港各區的政府辦事處工作，在執行職務時須應用資訊科技；以及可能須不定時或輪班工作，並穿着制服當值。
薪酬及就業前景*
文書助理起薪點為$14,735，在政府總薪級表內第 1 點，而最高可達到政府總薪級表的第 10 點，最高薪金為$25,815，有三年試用期。謹記，文書助理不設晉升機會，只有一級，但可透過公開招聘或在職轉任計劃申請ACO。
招聘時間表：全年公開招聘
ACO＋CA：遴選過程設兩大關卡 技能測試VS臨場反應
ACO和CA的整個遴選過程大致相同，主要分為兩大關卡：技能測試（Skills Test）和面試。技能測試是至關重要的一環，只有通過測試才能有機會進入面試過程。技能測試分為4 個部份：
- 中文打字速度；
- 英文打字速度；
- Microsoft Office Word 文書軟件的熟悉程度；
- Microsoft Office Excel 試算表軟件的熟悉程度。
首兩部分是為了測試考生的打字速度及輸入文字的準確程度。考生需要在5分鐘內持續打字，試題上的數字指標用以表示打字至該處時平均每分鐘的打字速度。後兩部分是為了測試考生是否具備一般商業文書處理軟件應用技能，以半小時為限。Word的各種文書功態，如縮排、清單編號格式、註腳格式、插入圖片、表格框線等；Excel當然少不了儲存格格式、排序功能、圖表功能等。
至於面試過程，常見問題如自我介紹、報考原因、工作背景等是例必出現的。另外還有兩大類型的題目必須留意，分別是時事題和情景題。時事題考驗你的分析能力，通常是考核那兩年日常生活中會接觸到的時事議題。如果實在對議題未有了解，建議可以坦白向考官表明，請求他提供更多資料，讓你對問題有更全面的了解，再作出回答。情景題考驗你的臨場反應，例如：「市民沒有攜帶足夠文件辦理文件，但辦公室即將關門，你會如何應對？」、「如果市民不願離開會如何處理？」、「市民大吵大鬧要求見上司，你會怎樣處理？」
最後還有英文測試，考生原文讀出一篇篇幅不長的英文文章，並直接在原文中找到答案回覆考官，毋須重新組織自己的說法作答。另外，如投考前尚未持有《基本法及香港國安法》的及格成績，便會被安排面試當日，一起考核《基本法及香港國安法》。
4大面試貼士：熟練文書處理 認清考核要求
應徵助理文書職系，基本上所有人都會獲得技能測試的機會，所以事前練習必須做足。
- 打字測試需要留意點到即止，考題上會清楚標示測驗及格字數，當考生完成所需字數後，建議仔細核對前文所打的內容，更正錯漏。因為數字指標後的文字不會計入成績，完成整篇文章更不會加分。
- 留意每年考核的Microsoft Office Word 和 Excel 版本都有指定，現時考的則是2016，每年都有機會更新。考試邀請電郵内已經列明考試內容，考生宜請使用相同版本做日常練習。
- 面試時是重要是能夠沉穩應對，特別是情境題，沒有完美答案，即使考官步步進逼，考生回答前宜先詢問清楚情景細節，盡量做出合理解釋，表現謙卑有禮。
- 英文測試只是考驗一下考生的英文口語和閱讀能力。平時可多閱讀政府英文新聞稿，或其他官方英文文件，並嘗試朗讀幾遍，直至流暢為止。
有興趣申請的人士，在招聘期間可以透過公務員事務局網站遞交網上申請，亦可在網頁下載並填妥申請表格，郵寄至香港灣仔告士打道5號税務大樓37樓3701-08室「公務員事務局一般職系處招聘中心」，並在信封面註明申請職位。
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