開完會問問題老細黑面?分清伸手黨定有心請教 3大提問技巧突出工作能力

開完會問問題老細黑面?分清伸手黨定有心請教 3大提問技巧突出工作能力
Jobsdb content teamupdated on 23 March, 2023
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相信不少打工仔,尤其在職場初來乍到的新鮮人,都曾聽過老細呢句話:「有唔明就嚟問我」,但當真需要求教於對方時,其第一個反應卻不是回應你的問題,而是黑面。對此,有網民指年輕職場中人太純真了,竟將這種類似「得閒飲茶」的寒暄說話,信以為真;亦有網民認為,新人向上司求助時,完全不看時機場合,兼且無盡過力便伸手問人攞答案,變成老細做埋你個份,自然惹人嫌惡。到底向上司發問時,何謂最恰當時機?另外,問甚麼問題,會令佢塊面,逐漸變黑又得,立即變黑亦得?!   

時機不對 2大場合不宜多問 

日本人氣溝通師濱田秀彥指出,當員工有需要找主管協助或請示時,選對說話時機,非常重要。所謂「對的時機」,就是不要在「不對的時機」,請老細指點你迷津,包括: 

  • 一些重要公務正在倒數時:例如舉行部門主管大會前夕、臨近要交業績結算的日子,因為,幾乎所有主管都會在此時此刻,腎上腺素一升再升,他們只想在零打擾情況下,專心一致將事情做妥。所以,下屬如果在這時求教於他,他根本就沒心思聽對方問題,那些耐性、EQ比較弱的老細,甚至會煩躁起來,回應很可能是:「今天已幾多號了,怎麼這件事還沒搞定?你到底在幹甚麼!」故此,打工仔不想碰到一臉是灰的話,就別在這些時候找你老細。
  • 一場會議即將結束前:當會議臨近尾聲,主持大局的老細通常會用「大家仲有咩問題?」來作句號,部屬在這時如想順便提出不在是次議程之列,兼且較為複雜或難度高的問題,老細其實未必可以在一時半刻提供到方案。如遇上的是多疑、缺乏安全感型的上司,在眾目睽睽下,突然被下屬這樣一問,而又回答不來的話,很有可能會認為提問者在「考驗」、「挑戰」他的能力,之後恐怕不會有好日子過。 

所以,有心想老細解答你的疑難,並不宜在會議上坐「順風車」,這樣做其實亦會令開會時間延長,影響其他同事的工作日程。 

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接到老細Order時,要識「5W2H」提問原則 

Work smart的打工仔,除懂得避重就輕,不選擇在「不對的時機」問道於老細,亦應把握時間,把握機會,於「對的時機」與上司溝通,而這個黃金時機,人資顧問公司PERSOL表示,是接獲老細任命的頭一刻開始。 

一般而言,當老細打算實行一個計劃,心中其實已有其定案,之不過,向員工交付任務時,通常也不會鉅細無遺將所有細節交代,於是乎,一眾小薯,尤其初入職或轉工的新人,最好在接到老細Order時,問清問楚計劃的「5W2H」,以免日後履行職務時有差池,甚至走錯方向。 

「5W2H」要點

Why​(為甚麼?)

推行這計劃的背後原因? 

What (是甚麼?)

計劃的具體內容包括甚麼?你所負責的項目又是甚麼? 

Who (誰?)有份參與、合力完成這項計劃的是誰和誰?當有需要時,除了老細,可向誰尋求意見及適當支援? 
When (何時?)

計劃在甚麼時候正式啟動?甚麼時候必須完成? 

Where(何處?)

該從哪裡著手去做,才可加速完成計劃的進度? 

How (怎樣做?)

如何能提高效率? 

How Much (多少?)

達標的數目,例如銷售量或顧客滿意指數等,是多少?   

3大職場發問技巧,讓你成為老細的好員工 

新人也許會憂慮,計劃仍未正式起步,去問老細一大堆問題,會否令他感到不耐煩。其實,在策劃前期如能知清楚老細意向,掌握當中細節,對於將來落實執行工作時,便可避免不必要的期望落差,令工作更為順遂。 

發問時除了問清問楚,還要問得有技巧,隨隨便便將廢Q拋給老細的話,就算人家不即場黑你面,也會令他對你的工作能力和投入感,有所質疑。以下3個基本的發問技巧,一日身在職場,一日也應加以磨練。 

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1. 請提供「選擇題」

如果你一開口就是「經理,這件事我該從何入手?」「我要怎麼做才好?」之類的伸手黨問題,肯定會惹上司討厭,這會令他覺得,你根本不想動腦筋去完成任務,只想將個波踢給他。如不想成為老細心目中的「躺平族」,你起碼要交出三兩條「是非題」,甚至是「選擇題」,例如問他:「是不是可這樣做?」「想盡快有成效的話,可否做A、B或C?」,以證明你有帶腦返工。事實上,99.99%的老細都會視能幫他準備選擇題,並附上答案的員工,為出色的好員工。

2. 只問To-do List

應該問一些「要做的事」,而非「不用做的事」,譬如,「老細,著手新計劃的營銷報告時,是否必須要參考A、B、C數據分析?」而非「老細,份報告是不是可以不用理會A、B、C數據資料?」

3. 不要問「即是點?」

對話期間如對老細的指引有不確定或不明白之處,切忌用「即是點?」這類字眼來拆解疑問,此句型不僅欠缺禮貌,並同時表現出你沒有啟動到思考制式,對別人的話沒經過沈澱,簡直是與老細溝通時的一大地雷。

謙虛好學、不恥下問,是師長一向鼓勵大家要做的事,但在職場發問,卻是另一個層面的事,當你一遇到不懂的,就馬上去問,不停地問,全不理會上司、同事是否忙著,也從沒顧及,人家解答你問題的過程中,不僅花時間,也花腦汁,很快就成為團隊中的麻煩豬隊友。所以,要人家為你燒腦前,請先行燒自己的腦,作出深度思考,盡能力去解決問題,而不是動不動就來問老細「怎麼辦?」。 

  

撰文:TY 

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