在家工作意外刷新存在感?開視像會議、回覆電郵等5大禮儀見真章

非常時期要留在家中工作固然是可以被理解的,但有極少數打工仔卻將home office當做自己私人時間,如早兩日見報的銀行職員趁work from home竟然約同事去行山﹗還在IG出文炫耀這項「最佳WFH活動」。結果就收警告信,並要定時向公司報到。

話明work from home,怎樣才可以向老細分分鐘展示「工作mode」,沒理由早午晚時段要向老細報告行蹤吧﹗其實做齊以下五大事項,識得刷存在感的你可能會比以往work in office更得老細心。

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1.視像會議「真相」全直擊

小編收到真.老細耳提面命的教誨:「開會都唔見樣,咁好唔專業。」很多小薯的確沒有太留心這些細節,他們之所以會把視像鏡頭關掉,只是不想disclose一些駭人的私下真相:如凌亂的房間、油光滿面的素顏、不到位的表情管理,或者吃杯麵中的食相。正確做法當然是找家中最平滑最整潔的一幅牆,開定鏡頭微笑standby啦。不過也有走盞位,諸如跟同team同事的內部會議就不一定需要見樣,尤其是casual meeting。與上級會面、跨部門會議或者與客戶及第三方工作夥伴的會談,當然要執靚小小上鏡,不要影響個人名聲及公司形象嘛。如上級見你在家工作都「執到正」,會加印象分,這份存在感是平時在辦公室刷不出來的。

2.定時發出Email收據

收到小薯A報料,其主管提醒組員在家工作安排或持續一個月,這段時間老細級人馬最擔心當然是工作進度會否甩期、員工是否有「做嘢」等等,相信很多老細並非不相信下屬,準確一點說是不相信人性—惰性那部分。小薯A的主管建議用以下方法向老細派「定心丸」。收到與自己相關之電郵時,半小時內發出簡單如”Well noted and received”的回覆 ,若然有其他細節當然要同步回覆,做法如同向對方派收據一樣,讓對方安心止疑。

3.Recap倒帶精神大派用場

因為分隔多地關係,在家工作最難安排可能是會議,因此這時候開會行程或會變得異常紊亂,理想做法當然是大家都有shared calendar可以一目了然對方的會議行程,但有時因貪方便閣下可能即興打給同事A商議一些小事情,然後又打給同事B報告一下A的看法,諸如此類,這樣一來,信息交接自然會變亂。這時候,不妨使用”recap”去組織或總結口頭討論的成果,然後提出下一步的行動或各自需要協調的部分,不要少看recap,它既能發揮實用功效,同時可以讓同事或上司對你留下”well-organized”的積極好印象。

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4.「幫吓忙」是加分位

不要以為你「身在曹營不在漢」就可以推掉一些「幫吓手」的工作,事實上在這非常時期「幫吓手」會讓同事及老細對你大大加分。當然指的是能力範圍內的事,不是叫你幫同事「做埋佢嗰份」。如果有同事拿不定主意的,不妨為他提供額外advice或推介一些可行方法﹔若然有同事遇到技術困難,不妨告訴他可以找哪個部門幫忙協調。

5.給對方一個交待

最後是由於大家互相不見面,同事與同事之間並不清楚彼此的工作量,建議如果有人向你求進度、求幫忙時,要清楚告知對方時間表及自己手頭上進行中的工作事項,如「我正在跟sales的佣金結單,預計明天才可以完成,我們可否明天四點後才商議這個project?」主動交待自己的工作量及提出可行的時間表,會比起一句”I’m busy, maybe later”更得人心,而且展示到你的高自律性。

 

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