工作績效與工作效率的不一樣—探究KPI與SMART兩大關鍵詞

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查字典,效率的解釋是「單位時間內所完成的工作量」。在企業管理的角度而言,這工作量須是「有效合格的生產」。故此,在同樣時間內,合格的生產愈多,工作愈有價值。換言之,工作效率有兩大準則,就是辦事速度「快」得來水準要「正」,缺一不可。

KPI目標管理,提升工作效率

企業千方百計想員工做得「快」夾「正」,遂引入「關鍵績效指標」(Key Performance Index,簡稱為KPI),訂立一系列可量化的工作目標,以數字方式規定員工於時限內的工作任務,激發員工增加效率達成目標,並依據其表現作考核。例如社交媒體編輯的KPI是每天要po 5篇文;客服人員的KPI是電話接聽率由95%升至98%;電腦程式員的KPI是每星期編寫6個program等。

再具體一點解說,為銷售主任制定的KPI是提高顧客回購率3%,那就透過一些提升效率的培訓(如強化推銷技巧等)或方法(如提供熟客優惠等),有望達標。

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KPI是套績效考核工具,就像給予員工考試般,推動員工努力發奮,務求效率一升再升,有利公司的戰略發展,但亦一如學校考試般,由上而下分配績效指標,下屬為了達成目標,往往不擇手段,甚至作弊。針對KPI的缺點,近年流行「目標與關鍵成果」(Objectives and Key Results,簡稱為OKR)管理法,更能激勵員工。

SMART設定目標,醒目達標

然而無論KPI還是OKR,都包含「指標」、「目標」、「關鍵」等buzzwords,可想而知此等管理工具的重中之重,在於制定的目標「關鍵」與否。目標太細微細眼,就算達成也對公司整體成長裨益不大;目標定得太高,員工難以實現,不免感到氣餒,影響士氣。因而想善用這些目標管理法,先要認識SMART法則,有助訂立適切目標,達標再非癡人說夢了。

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所謂SMART法則,有5大要點,亦是缺一不可:

Specific具體明確:希望達成的目標,愈具體愈好,切忌籠統。如「為員工安排進一步的推銷培訓」中的「進一步」便不夠具體。

Measurable可衡量的:為目標設定可衡量的指標,可寫上數字、分量,如「為員工安排推銷口才培訓,而學員在完成培訓後的評分應達80以上,低於80分則為不理想」。

Attainable可達成的:目標須為個人能力範圍可及,否則出現理想與現實不平的情況。如公餘上堂進修,係辛苦,但屬於員工憑個人努力就能達成的目標。

Relevant具相關性:與其他目標或工作相關。營銷人員改進口才,有助提升工作表現。可是要物流部職員上口才培訓班,這目標與其工作相關性頗低,即使達致,對公司無甚意義。

Time-bound設有時限:設下時間限制,推動員工積極向目標進發,如「一年內完成推銷口才培訓課程」。

SMART法則不僅用於上司為下屬設定目標,打工仔為提升工作效率好,自我增值好,亦可利用這法則,為自己制定「醒目」目標,如「每天早半小時回到公司」、「3年時間學一門外語」……任市場風高浪急,辦事快夾正的精兵仍會企得穩。

 

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