招聘效率如何量度?用一個KPI體現HR的專業

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眾所周知,HR是一個Cost Driver,很多時候都會被要求降低部門成本,又會被行外人質疑工作效率,不知道HR們究竟在忙些什麼。HR的工作對於行外人來説充滿神秘色彩,但要如何向他們解釋HR的工作? HR們每天都忙得身心疲累,為的都只是想得到老闆的肯定,到底要如何量化HR的付出?

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什麽是Time to Fill

Time to Fill  (招聘效率/職位平均填補時間),是計算HR填補空缺或招聘新職位時所需要的平均時間。這個指標可幫助HR更好地執行招聘計劃,並適時地提醒HR是否花費太長時間招聘一個空缺,繼而調整招聘計劃。

如何計算Time to Fill

Time to Fill是填補職位的平均時間,要計算這些天數,首先要定義測量的時間段。例如,可以從老闆或Line Manager批准職位空缺的那一天開始,也可以定刊登職位招聘廣告的那一刻為起點,終點就是應聘者接受工作機會的那一天。

(招聘職位1所需天數)+(招聘職位2所需天數)……

                  該段時段所需招聘的職位數量

如果職位總是空缺,就不要將其包含在評估範圍內,因爲這些長期空缺會使Time to Fill偏斜,而沒有真正反映出招聘流程的效率。可以考慮在每個招聘階段進行細分,可能會發現其實只需要針對一個階段進行優化,便可提高招聘效率。

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(例子:招聘一名Engineer需要60天時間,低效率可能是因爲與Line Manager溝通不足,令Job ad approval階段出現了問題

影響Time to Fill KPI的因素

有時候招聘時間會拖慢,除了可能因為Line Manager考慮時間長了,也可能因為職位要求高,所以遲遲未能找到合適人選。例如,近年市場上最缺的就是IT人才,要填補IT相關的空缺往往最令一眾HR頭痕。又例如,Manager級別要求本來就比Assistant高,招聘時間也相對合理地較長,但往往老闆最後都是靠KPI數字來評估HR的工作效率,HR的無奈又可以有什麼辦法解決?

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KPI不達標 隨時影響年尾Bonus

曾經一位HR分享過,要同時為Marketing部門招聘1位Manager和1位Assistant,老闆指示KPI要一個月內完成。最後完成招聘時間為25天 (Assistant) 和55天 (Manager),是次KPI (Time to Fill)為(25+55)/2 = 40天,變相KPI不達標,影響了年尾的performance bonus。如果想提高招聘效率,特別是請要求高市場又比較少合適人選的職位的時候,其實可以找recruitment firm幫手,或可借助他們本身的資料庫去縮短招聘時間。

Time to Fill: (25+55)/240

正所謂「人才可貴」,為公司招聘人才一向是HR工作的重中之重,隨著市場逐步恢復,新一屆畢業生又準備投入市場,HR又要慢慢開始為公司重新招聘人才,Time to Fill這個KPI就是HR好好發揮工作表演的指標,HR辛苦勞碌為公司做了這麼多工作,一定要懂得量化自己的工作成績,得到公司高層和其他部門的認可,助你疫市中都能夠突圍而出!

文章參考《Time to fill and time to hire metrics FAQ

本文由人力資源顧問公司Six People Map提供

 

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