搵工變洩露私隱?求職時留意2個細節 做好這些保護個人私隱!

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在求職的過程中提交個人資料似乎是再正常不過的事,很少有打工仔會質疑被要求提交的資料範圍是否合理,又或提交的資料在招聘過程後會怎樣處理。其實針對求職時如何保護個人私隱的問題,個人私隱專員公署有制定相關指引,各位打工仔在揾工時不妨睇一睇《人力資源管理實務教則》,起碼對求職時個人資料會怎樣處理有個知字,既可保障自己的利益,又可以避免提交一些不必要的個人資料而招致損失。

求職時必須留意的兩個細節位

普遍求職者在揾工的過程中對個人私隱的保障敏感度不太高,總是認為對方要求就要提供,除非你不打算申請,要申請就要跟遊戲規則。在下次求職時,你可以先想想以下問題:

1. 企業有沒有關於如何收集和處理求職者個人資料的政策?

在招聘時,企業都應附有「收集個人資料聲明」,告知求職者如何收集及處理個人資料的相關事宜。在投寄申請時,求職者不妨閱讀一下企業的「收集個人資料聲明」,了解清楚企業在收集資料後的使用目的、這些資料可能會轉移給哪些類別的人士,以及個人資料當事人可要求查閲和改正自己的資料的權利及途徑。

2. 企業會保留求職者的個人資料多長的時間?

《人力資源管理實務教則》中有提到,僱主要制訂書面的資料保留政策,訂明求職者在招聘方面的資料不能保留超過兩年,由拒絕聘用求職者的日期起計。只要不超過這個限期,都屬合法的保留時間;但是,教則中同樣提到「有關個人給予明示同意可將有關資料留一段較長期間」,換句話說,即使你沒有獲聘,如果對方提出要求保留你的個人資料一個更長的時間作日後招聘之用,而你回覆同意的話,則以雙方同意的時間為準。

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在求職時就提交的個人資料你需要知道的事……

根據《個人資料(私隱)條例》,對「個人資料」的主要概念定義為「指與一名在世人士有關及可確定個人身份的資料,亦必須以可供查閲及處理的方式記錄下來。」,而沒有再詳列內容。

而在《人力資源管理實務教則》亦沒有詳列僱主可合法地收取求職者哪些個人資料,只提到「除為使用於合法的目的外,僱主不應向求職者收集個人資料,而以「僱主不應為了不合法的歧視目的而利用職位空缺告示收集求職煮的個人資料,藉以基於性別或婚姻狀況的原因而不聘用女性僱員擔任督導職位」為例子。

另外,教則內亦提到「僱主不應向求職者收集超乎招聘所需的個人資料,而只可以集足以履行招聘目的所需的資料,例如僱主要注意顯示所要求的資料要與挑選適當人選有直接關係——即按職務範圍而言,可以要求求職者提供其工作經驗、所需技能、專業資格及學歷等相關資料。

總括而言,無論僱主在招聘的任何階段要求求職者提供任何資料,都要和挑選合適人選有關,而且必須要經過求職者的同意。

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一般求職時會包含在履歷表中的個人資料……

在招聘廣告中,僱主一般會要求你在申請函中附上你的履歷表,而履歷表中包含多少個人資料呢?按約定俗成的做法,基本的個人資料包括:

  • 中英文全名

  • 聯絡方法如電子郵件地址、電話號碼

  • 教育背景

  • 工作經驗

  • 專業資格

  • 工作所需技能

  • 現職或最近的薪酬

至於面試前,HR則會要求你填寫表格,交出更多個人資料,如出生日期、身份證號碼等等。但不論在求職的任何階段,各位打工仔都應小心保護自己的個人資料,畢竟資料均屬個人重要的資產。假若你在求職的過程中,對被要求提供的個人資料有疑惑時,首先是暫不提供該項資料,待向有關人士問清用途、或相關機構查詢其要求的合法性後,再判斷是否提供。

 

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