新時代企業模範—「數碼轉型」之道:將心比心 員工為本

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近年大小企業吹起「數碼轉型」風潮,然而這四字並非流於口號,企業須靠日積月累的經驗和耕耘,加上員工為本的方針,方能成功轉型、與時並進。「JobsDB – The Hong Kong HR Awards 2021/22」的得獎企業,正是能夠與新時代接軌的企業模範。

今屆得獎企業環速集團(Speedy Group)獲得HR Team of the Year的殊榮,其數碼轉型的步伐可謂領先同行。該集團自2004年成立以來,不斷將內部系統及工序數碼化,造福員工,包括融合金融科技去改善行政流程,以及利用客服經驗去改善網上員工服務系統等措施,秉承該集團「將心比心 優質服務」的管治及經營理念。該集團業務拓展總監胡啟騫(Kelvin)指出,集團作為一間IT服務營運商,數碼轉型正正是公司的核心工作,務求與時並進,符合員工期望。

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電子簽約 爭分奪秒

環速集團因應疫情進一步加快數碼轉型步伐,尤其在招聘方面。Kelvin形容,近年招攬IT人材可謂「爭分奪秒」,傳統模式已不合時宜,「如果用過往形式搞幾個月,應徵者可能已經搵到幾份工!時間就是今錢,我哋要做到又快又準。」集團把招聘過程全面數碼化,現時九成以上人力資源相關文件均屬電子簽署,面試以至簽約等步驟都改為網上進行。Kelvin指出,整個招聘過程由以往需時一至三個月,縮短至最快一天即可完成,整體減省了八成時間,「有啲同事喺外地畢業或工作,第一次嚟公司,已經係返工。」

善用科技 提升效率

不只應徵更省時,claim錢及出糧等日常行政程序也更方便快捷。環速集團項目總監陸宗賢(Johnny)表示,公司著重效率,致力簡化流程,利用金融科技節省行政成本及提升效率。環速集團為員工提供了更簡單便利的方法,例如同事日常的claim員工福利、請假等,全都利用網上平台處理,批核流程更快,網上平台可讓各部門主管查閱詳情,同事亦能清晰看到批核進度,又可透過轉數快(FPS)過數甚至出糧,效率更高。

用FPS過數看似簡單,但在企業層面,整合HR系列、會計系統及銜接銀行系統殊非易事,背後有賴公司投資金融科技。Johnny指出,集團深信資訊科技系統可為公司在不同環節減省成本與時間,員工也是受益者,故此集團創立多年以來無間斷投放資源做好IT系統部署,才能迅速完成系統銜接,「我哋喺系統方面一早理順所有嘢,甚至領導同行一齊做新嘅發展,最終係員工得益」。該集團正籌備配合積金局即將推出的智能數碼平台「積金易」(eMPF),員工可理用該平台查閱及管理強積金帳戶,更簡單方便。

▲環速集團業務拓展總監胡啟騫(左)及項目總監陸宗賢(右)強調,數碼轉型可為公司在不同環節減省成本及時間,令員工得益。

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匯聚人才 連繫雲端 

環速集團自成立時已使用員工自助服務系統(Staff Portal),Kelvin指系統發展相當成熟,「好多功能十幾年來都做緊,例如出勤、請假、claim員工福利,慳咗好多電郵或者whatsapp來往。」以往員工較常以電話及電郵方式查詢,近年所有不同渠道的查詢由雲端系統一站式中央處理,「以前可能要搞一輪,查返個case嘅記錄,要一兩日至答到,依家一個系統處理晒唔同平台嘅查詢,即日甚至一兩個鐘已經答到。」同事節省了花在查詢的時間,生產力自然提高。Johnny補充,環速集團是本港最大的域名註冊公司,會吸取服務客戶的經驗和回饋,用以提升集團內部員工服務系統,「我哋借助服務客戶嘅經驗,擺返落去自己僱員方面,成效係幾好。」公司又正研究利用人工智能技術,加快分類及處理文件,令管理更系統化和自動化。

與時並進 吸引新血

總括而言,Kelvin強調,數碼化是企業發展的基石,絕對值得投放資源,否則在新時代只會被淘汰,「唔好咁短視,淨係睇住今年係咪多咗筆開支,而係長遠去睇,間公司係咪喺未來生存到」。以上種種數碼轉型措施不單為公司及員工帶來實際效益,Kelvin更希望藉此吸引年輕人材,「如果入到間公司好似去咗間博物館咁,相信年輕人未必會揀呢份工。」Johnny則認為,成功數碼轉型的企業必須提供與時並進及便於操作的軟硬件,務求令新入職的年輕同事快速投入工作,「好似返到自己屋企,唔使點學好易上手。」集團的目標之一是將重覆性工作交由自動化及人工智能系統包辦,有望提升員工士氣,「同事可以做啲機械人做唔到嘅嘢,可能係決策或者開發新project。」

▲環速集團致力推動數碼轉型,務求與時並進並吸引年輕人材。

(資料由客戶提供)

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