時間管理上的重要和緊急

時間管理上的重要和緊急

早前到澳門Team Building,其中活動包括一個課堂,內容是溝通技巧和時間管理。在時間管理的課堂裡,導師建議把事情分成四大類:

  1. 重要和緊急
  2. 重要但不緊急
  3. 不重要但緊急
  4. 不重要和不緊急

在有限的時間裡,我們要把事情依以上項目排序。

在很多(甚至大部份)時候,我們會把第3和第2項倒轉,緊急永遠排先。但想深一層,很多事情雖緊急,但其實不重要;更多的時候,其實看起來緊急的事情其實都不大緊急,只是來不及細想,而認為緊急吧。再者,大部份「緊急」的事情,很多都不重要。甚多人為因素,其實是可以避免的。

我先把這第2和第3項應用到工作的項目管理(Project Management)上。

甚麼是項目管理中最重要的?

就是在預定時間內,做出最好品質的產品或服務。在限時內完成工作,才會收到報酬;品質好,就有較大機會去取得下一個合作,又或是變成自己的Portfolio,去爭取其他生意。對!生意,是公司營運的最基本,亦是最重要。

在眾多項目管理中,常常會出現一些不在清單的項目,這些項目大都屬於第3項,不重要但緊急。是否真的緊急?用心細想,會發現很多情況其實都是「不緊急」!花時間去處理這些不重要的項目,嚴重影響了項目管理及生意營運中最重要的兩項--時間和品質。

先認清甚麼是重要事情,那個是終極目標,不要本末倒置。


題外話:以上我只提及產品或項目,並沒有提到服務兩字。不知何解,早在我20年前入行時,商業社會一直喜歡用「Serve」這個字眼。但其實這個工作關係,是你有需要,我有提供,專業態度是重點,不存在你尊我卑的狀況。要緊記,合約上的項目,是在雙方同意下才確認和簽署,依合約辦事是合情合理。合約以外的事情,是人情,不是道理。人情,是在互相尊重下,及以「重要和緊急」作前題。

 

Paula Yang

 

NDN Group總經理。從事廣告業超過20年,於1999年展開數碼行銷生涯。曾任職4As廣告公司、傳媒廣告銷售部主管、電子商貿產品經理,現任整合廣告公司管理層,涉及範疇包括網站/手機製作、社交媒體、創新科技、用戶體驗(UX)及企業培訓等。網誌:在途上

 

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