工作量太大定拖延症發作?打工仔有開工冇收工 3招自我檢視做好時間管理

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長期處於996加班狀態的原因,是出於老細經常加工作量,所以令到有開工、無收工成為常態?抑或其實是時間管理出了問題,自身拖延症不時發作,直接影響工作效率?假如是拖延症令時間不經不覺地溜走,就要盡快追溯病源,設一個時間框架來整理時間;若然是因為工作量超標,打工仔可從coaching角度入手,向上司作出明示:你下屬的壓力快要爆煲了!

拖延症不是一種普通病,是價值觀、能力在生病

打工仔之所以時間管理不善,NLP商業應用專家及資深培訓教練劉丹心Samuel sir認為,主要關乎兩大問題:一,價值觀;二,能力;以他觀察所得,兩者都是觸發拖延症的根源。

「工作時出現拖延,往往是上司下屬的價值觀不一致,缺乏雙向性,當一個打工仔不認同公司、老細那一套,便會影響對工作的參與感及投入度,情形就如一個人追求異性時,假使對方是自己心中的男神女神,是絕不介意為他/她付出很多,打工原理其實一樣。」

至於導致工作拖延的另一原委:能力,他發現,很多時是源於恐懼,譬如,當一個員工接手從未試過的新項目,或需要處理一些本身不擅長的事務時,因擔心應付不來,通常就會一拖再拖。「拖延的背後,是可以給予自己更多理由不去接觸它,這樣便可減輕不安感覺;所以,因力有不逮而引起的恐懼感,往往會影響時間管理有效性,造成拖延。」

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適當使用「心藥」,控制工作拖延症發作

打工仔若然自我診斷出,工作拖延症是基於價值觀問題,Samuel sir認為,回想初心,是解決辦法之一。回首當初入職時,你追求的是甚麼?藉著工作,希望得到怎麼樣的人生鍛鍊、價值、作出甚麼貢獻?都有助重燃對這份工的熱情,回復工作效率。

假若拖延症是出自能力問題,他建議,可從3大心理層面,改善「病情」。

  1. 思維改造ASAP:既然明知遲遲不去處理一件工作的原因,是憂慮自己的能力不足,所以,如真心想拆解問題,就一定要提升能力,當中的成敗關鍵,往往取決於這個人願不願意改變思維。首先,這名與拖延症糾纏不清的員工,必須勇於面對自己的弱點,才可以將之駕馭。另外,要「相信」自己,重新定義自己的身份,說服自己:「別人做得到的,我一樣可以做到!」如想加快進步速度,向身邊能力高的同事借鏡,通常都有近朱者赤功效。

  2. 「諗多咗」,才正確:要成就實力,就必須有立體思維,跳出點、線、面的限制,從四方八面去思考問題,例如,解難時,不該只對單一個A點死心眼,還應作出B、C、D、E的多向思考。將此原理延伸至上班心態,打工仔不要經常覺得自己只是公司的小薯角,做好招聘時的「職務說明」,便大功告成,無需多此一舉,兼容其他職能。這種心態只會妨礙能力提升,當能力有限時,力有不逮的那分恐懼感,就會一而再、再而三令拖延症發作。想擺脫拖延症,終極方法是盡力加強軟實力,包括個人心態、價值觀、情緒控制、耐性與包容等,才可與工作效率低徹底割席。

  3. 逆轉時間,以果為因:利用時間軸(timeline)將工作分階段完成,可能是不少人管理時間的方法,但框架時間時,如欠缺「以果為因」、「預演未來」概念,結果將有可能不似預期。

懂得運用「以果為因」思維設定時間框架的人,會在時間軸上,細分多個完成工作的期限,然後來一次「預演未來」,想像自己在各階段已取得成果,再回溯期間需要甚麼條件才可達標,例如時間條件、資源條件、程序條件等;當一切準備就緒,才正式啟步。

由於整件事全部以目標為導向,量度準則、時間限期亦一清二楚,所以即使中途出現障礙,亦不至於方向盡失,令工作進度嚴重滯後。

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工作量達臨界點,打工仔如何向主管叫停?

如果經常OT並非因為工作效率低,而是海量的任務總是沒了沒完,每次愈快完成手頭工作,就有更多的事情等著去辦,那麼,打工仔可嘗試借助「身心語言程式學」(Neuro-Linguistic Programming, NLP)的導引式coaching技巧,向上司表明實況。

「很多主管都不會為工作量制定指標,以致對再上級的要求,來者不拒,令下屬忙上加忙;這時候,執行者,即下屬可誠懇地跟上級商討:『你期望團隊的每項工作表現,取得60分,還是90甚至滿分?』當上司能夠搞清楚目標時,問題其實已解決了一半。」Samuel sir稱,下一步,是繼續引導上司,了解部屬現時所面對的工作量挑戰,實在很大,工作壓力已逼近臨界點,如再將「量」增加,「質」必然大受影響,並會導致完工日期延後。交代事情時,員工當然要有數據支持論點,而非口若懸河。

「假如上司或公司完全漠視僱員極限,依然逼迫下去,員工可能是時候另覓一個較合理的上司。」Samuel sir續提醒:「但打工仔要分辨清楚,工作量是否真的完全不合情理,抑或其實上班心態,只求少勞多得?如果是後者,恐怕只會將自己的學習機會和事業埋葬。一個有能力的人,面對工作量增多時,是不會第一時間抱怨、逃避,而是盡快想出提升辦事效率的解決方法。」

撰文:TY

 

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