會計仔:會計師慣用數據說話,外行人一臉黑人問號?

會計仔:會計師慣用數據說話,外行人一臉黑人問號?

無可否認,成功當上會計師的必然是有能力的人,他們能鉅細無遺地把數據處理好,令其他人能利用那些數據做出正確的商業決定。有些會計師更是精明得利用一些方法正當地「粉飾」整盤數,令公司在數字上顯得十分吸引。這某程度上證明了會計師的數據表達能力。

有趣的是,有一部分的會計師在表達自己想法的時候卻會力有不逮,即使自己如何努力去說出想說的話,別人就是聽不明,或者抓不到重點。在某程度上,我認為這是一種職業病:會計師往往以表達數據的方法來與人對話,自然會處處碰璧。

如果你是會計師的話,請留意你是否有這兩個通病。

 一、使用「外星文」

每一個行業都有其專用語言,會計界當然也有。他們日常的工作總會使用一種名為double entry的方法來處理數字。簡單來說,這方法把不同項目分為正數和負數 (double),而公司每一個行為(entry) 也會同時產生出正和負的效果。

使用這種做法沒有問題,但以這種方法來與非會計師談話,便會很容易被他們責怪我們使用「外星文」。

舉例說,我們與非會計師討論billing的問題:我們公司為客人提供了一年的服務,並向客人預收一年的費用。客人理所當然地要一筆過付年費,但我們不會把所有費用都記在收款當月,而是分別記錄在相關提供服務的月份。

要向非會計師說明情況時,用以上的說法便成,簡單易明。可是,有有些會計師習慣以會計思維思考,一時轉不過來,以double entry的方法來說出狀況:「我們會一次性地收取年費,但只有當月才會credit Revenue,其餘的年費會先credit Deferred Revenue,再在每個月Debit出當月的月費,同時credit Revenue。但這不代表我們不是一次性地收錢,因為我們在billing的一刻已經將整個年費debit Accounts Receivable,客人必須付整筆年費才能settle整筆Outstanding……」

 「OMG!他在說什麼外星文?」這是非會計師在聽到以上說話後的典型的第一反應。沒錯,有時候會計師應該要時刻留意我們的說話對象是哪類人。 

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二、說話太詳細

會計工作建基於很多步驟、條例和守則,會計師的日常工作就是確保他們的工作是跟從這些步驟、條例和守則。換句話說,他們已習慣了案步就班地工作。

當然,這不是說他們只懂跟從,不懂思考。很多會計條例也只為某些情況提供參考,最後決定如何表達情況也是跟據會計師的個人判斷。問題是,由於他們已經習慣面對很多步驟,他們在表達想法時也可能會過於鉅細無遺。

不說別的,就說向老闆匯報。沒有經驗的會計師總不懂得把老闆心中的重點說出來,因為他們認為每一點也重要!例如,上半年的交通開支有上升的趨勢,老闆會預期會計師會總結出這個情況和給予簡單的解釋,但會計師卻留意到某些月份的開支是升,某些則是跌。他們認為即使整體是向上的趨勢,他們也不能忽略當中的升跌,而且必須要找出原因。結果,老闆原本打算只花五分鐘討論這話題,最後花了半小時來聆聽會計師對不同月份的升跌的描述和解釋。

他們太多資料告知老闆,最後令老闆感到混亂。這不是他們的錯:他們說的都是正確,只是他們使用鉅細無遺的方法來表達自己,與對象所其望的有所出入。

罔相心
80後的會計仔,愛好寫作。透過自建Blog「妄相心間」,將自己所經歷的一點一滴與人
分享,亦希望藉此向別人學習。

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