會議記錄中文範本

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正除了秘書,不少員工也要在開會時兼任文書,負責撰寫會議紀錄。可是,會議上同事發表過不同意見,我們應如何紀錄才方便日後的跟進工作呢?以下是幾種會議期間常見的討論情況,打工仔可參考使用。

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香港專業攝影聯會例行會議
2018/19 年第3次會議紀錄

日期:2018年3月6日
時間:  下午5時正
地點:  一號會議室

主席:劉家威先生

出席:
陳志發先生 
游學勤先生
吳添先生
李寧女士
楊秀容女士

列席:
吳家威先生

紀錄:
陳強先生

1. 通過是次會議議程及通過上次會議紀錄 

2. 討論事項


會務:

a) 游學勤負責更新網頁資料

b) 楊秀容負責處理本月會費

c) 早前有會員反映網頁不能正常運作,游學勤已解決問題


活動:

a) 負責人楊秀容報告於4月30日舉行的攝影展進度,表示打印相片的公司未能在預定的日期內交貨,提議更換公司。劉家威贊成並著楊秀容於下星期會議報價。

【不同成員提出意見時,報告宜寫出結論】

b) 對於聯會於年底舉辦的行業聚餐,吳添質疑再次參考去年的做法是否合適,他認為去年的聚餐甚為浪費食物及行家之間缺少交流機會。

去年聚餐負責人劉家威回應指不一定完全參考,可先檢討去年的不足,再討論年底的細節。

【當會議成員對某議題出現提問,先點出其問題,再寫相關的回應】

c) 游學勤認為,年底聚餐並不需要邀請表演嘉賓,應改為攝影師分享會。李寧、楊秀容及吳添持相反意見。雙方未能達成共識,主席建議雙方各做資料搜集,於下次會議向眾人介紹人選再作定論。

【當意見出現分歧時,會議紀錄宜歸納重點,避免逐字逐句紀錄雙方論點,並需留意最後有沒有達成共識,沒有的話處理方法為何】

d) 陳強代表本會出席由外國攝影記者協會舉行的聚餐,席間有機構表示有興趣跟本會進行合作,陳強的跟進工作包括:

  • 搜集機構的相關資料
  • 擬定建議合作內容
  • 落實日期跟對方相討細節

【會議間提出的活動有不少跟進工作,會議紀錄點宜列出內容,方便成員跟進】

e) 《攝影香港》活動可以繼續舉行,吳添建議先與康文署舉行圓桌會議,及在會訊中招收各會員意見。 


宣傳刊物:

a) 陳志發負責「暑期攝影工作營」及攝影展的宣傳刊物,並落實聘請設計師負責設計刊物。

b) 下星期報告設計師的報價。


其他事項:

a) 劉家威將於下星期代表聯會到深圳出席講壇,下次會議將由副主席陳志發主持。


下次開會日期:

下次會議日期為 2018 年 3 月 17-20 日期間舉行,實際日期及時間留待 WhatsApp 進行討論。

【以往的範本大多會確實列出日期及地點,但現實情況下難以即日決定日子,會議紀錄宜如實寫出情況,免得造成混亂】


簽署:


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