職場英文咁寫已過時?學識用清新自然Email用語/開場白/上下款

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很多時候為了方便,傳個公事電郵多數用黎用去都係那幾句,你唔悶,對方都可能睇到悶。其中有些常用開場白,或短語或許已經過時,雖然文法沒有錯,但容易給人一種仍然停留在讀書時期的感覺。不妨偶爾來個「小清新」,換個說法,俾些少新意大家。

1. “To Whom It May Concern”

不否認這在公函中仍然是常用且必須的抬頭——如果你不知道對方姓甚名誰的話,但如果你知道對方的稱呼,何不直接在抬頭就已經稱呼對方的姓氏或名字?如對方屬上級或客人,用Ms/Mr搭配對方的姓氏,仍能保持禮貌;如對方職位與你相若或資歷較淺的同事,用Dear再配上對方的名字就更簡單直接,又能增加親切感,而且在電郵中加上對方的姓氏或名字,多了一份專屬感和尊重,而不是mass mail中的一個接收者而已。

2. “ I am writing to you about…”

作為一個開場白,這句主要表示來函目的。如果想保持禮數,例如對上司或客人仍可照用,但如果是對同事,不妨試下用 “I am reaching out because…”、“This is just a quick reminder…”、“Might I take a moment of your time to…”。同樣有禮,但沒有那麼拘緊,還有新意。

3. “Enclosed/attached please find…”

提醒對方在電郵中有附件時的常用phrase,真係太常用,睇第一個字已經不用再看下去。間中可換個說法,起碼有少少改變,例如可以用 “I’m enclosing…”、“Please take a look at the attached file. ”、“Kindly take a look at the _____ I’ve attached to this email. ”其實加一兩隻字,或者調個次序已經有所改變。

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4. Looking forward to hearing from you soon./ I look forward to seeing/meeting you./I look forward to hearing from you soon.

作為一個收場,以上三句都是常見的說法,亦是學生時期的常用書信寫作收場phrase。下次可以考慮按情況,花多少少心思。純為打完場的話,可謝謝對方的幫忙,“Thank you in advance. ”、 “I would appreciate your help in this matter. ”以感謝作結,留個好印象;如希望對方儘快能就工作給你回覆時,可用 “Any feedback you can give me on this would be highly/greatly appreciated. ”;有事情還要跟進的話可直接點明“Please let me know if you are available/if you can help/if you need to… ” 按情況作結,而不下下用“I look forward to hearing from you soon ”,唔會俾人太行貨或草草作結的感覺。

5. Yours sincerely

礙於公函格式,sincerely、faithfully好似冇得避而不用。但如果對公司內部的同事,仍有些走棧位。下次可以因應對方職級,試下用些較輕鬆的,例如“Best regards”、“All the best”、“Best wishes”、“Have a wonderful/nice day! ”、 “Have a great weekend! ”等。這些phrase都是大家知道,又忽略冇用的。不妨拎出黎用一用。 

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除了以上幾個情況可以有些變化,在回覆他人電郵或請求別人幫忙時,也可以來點不一樣。

1. 回覆他人電郵時:

除了可以用“Thanks for your prompt/quick reply”,也可以稍為改一改,用“Thanks for getting back to me so quickly. ” 或“Thank you for reaching out (to me). ”意思沒別,只係換了隻字。

2. 假若你遲了回覆對方的電郵時:

可以話“Sorry it took me so long to get back to you. ”、“I apologize for the late response. ”、“Sorry it’s been so long since my last email. ”作為表示歉意之用——也作為一個較得體的開場白。

3. 請求別人幫忙時:

“Could you please…? ”是基本,以“I was wondering if you could/if you would be able to… ”、“I’d really appreciate it if you could… ”、“I’d be very grateful if you could… ”或“It would be very helpful if you could… ”開場則較委婉,又不失禮貌。

語言是活的,即使同一情況都可以有多個說法。公事電郵某程度上都代表着你傳送給別人的形象,如有時間,不妨講究一下用字,以多換幾個說法。除了能為電郵帶來些沉悶的公事電郵帶來一些新意,也可為自己打造一個較靈活變通的形象!

 

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