給:經常被上司問及工作進度的你

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給經常被上司問及工作進度的你

職場上有一個現象,有些能力不錯的同事,跟進上司委托的工作進度理想,但是上司還是經常被問及他們的工作進度。被關心的同事心裡不太好受,甚至覺得有點煩。那麼有沒有辦法可以避免這個現象?


上司過度關心的真正原因

在職場中,上司跟下屬雙方各自都有一把無形的尺用來量度跟對方的「信賴度」。信賴度的建立,除了按個人能力高低外,還會跟過往合作經驗有關。一般而言,能力較低或甚少跟上司溝通的下屬較難獲得信賴。相反,上司會對能力較高、做事又有「交帶」的下屬產生較高的信賴感。


使用CREP滙報法 增加上司信賴度

如果上司經常問及你的工作進度,而你自問覺得工作表現理想,也許是上司對你的信賴度還不夠高。要提升信賴度,除了要增加滙報的次數外,還要提升每次滙報的質素。

要提升滙報質素,可以使用CREP滙報法,即是按C➔R➔E➔P 的程序作說明。

C – onclusion (總結) 請以總結作開場白
R – eason (原因) 說明導致總結的原因,可以是一至數點
E – xample (例子) 在較難理解的部分,列舉例子
P – oint (意義) 最後歸納出的意義應與總結一樣


在雙方信賴度不高的時候,滙報的時候會包括四個CREP元素。例如,當下屬滙報某公司跟本公司不再做生意時(C),上司會問原因(R)。如果未能掌握狀況,會追問例子(E)以獲得較具體的說明。最後,下屬可以首尾呼應,再述結論重點(P)。不過,隨著信賴度的提升,下屬只需要說出結論及原因(CR),上司就能會意,不用例子也能掌握情況了。

CREP滙報法,除了能應用於正面訊息外,還可以使用於負面訊息。不要擔心先說負面總結會令聆聽者感覺不好。現實是如果報告時先講原因,才說明負面總結,這些原因反而會給人錯覺是藉口。

最後,溝通是雙向的。假如身為上司的你,覺得未能跟下屬建立信賴關係,除了主動關心外,還可以試試介紹CREP滙報法給下屬或清楚說明你的期望。

 

本文由人力資源顧問公司PERSOL提供

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