全員到齊齋坐、吹水浪費時間?調查指會議超過6至8人失成本效益

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要數打工仔們最討厭的返工日常,肯定是開會!排山倒海的工作 + 無窮無盡的會議 = OT無極限!近日就有網民於討論區大呻自己返工8個鐘,竟開足5個鐘會,差點就需於Office度過Lonely Christmas!

樓主開Post分享瘋狂開會經歷,她表示逢星期五都要開1小時的部門例會,但每次都會超時,連午膳時間也被佔用。更悲慘的是,另一場會議緊隨其後,最終樓主直踩兩場會議,完全沒有空檔吃飯。當她以為開會馬拉松終於要完結之際,上司隨即召見商討公事,結束時已是6點。整天下來,樓主完全沒有時間處理公務,最終需OT到近12點才能離開,令她相當崩潰:「搞到我要爭啲喺公司過聖誕。」

一眾網民紛紛表示同情,亦有人「同病相憐」:

 「平安夜都要喺公司過⋯⋯慘!」

「開聖誕聯歡會?開咁耐⋯⋯」

「我明呀,我而家間公司係咁⋯⋯」

「我都試過,返工九半開會開到六半放工,會接會咁開,中間得幾分鐘去下廁所咁。」

「開會專講廢野,令到個會開長左好多,浪費時間!」

(按此看原po

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開會低效、費時兼犯眾憎?

員工各司其職,共同推動公司運作,然而團隊內部資訊不對稱的情況時有發生,影響員工合作,令生產力下降。而開會正正有利資訊流通、透明化,有助團隊達成共識,加強合作,令工作流程更順暢、有效率;同時,透過共同討論,能夠集思廣益,解決問題。

然而,開會逐漸發展為流於形式的例行公事,脫離本意,變成「為開而開」的固定程序。開會文化滲透各公司,成為一眾打工仔的噩夢!不僅基層員工,高層亦同樣討厭開會,有外國大學研究人員訪問不同公司的高層,發現約7成人認為開會會拉低效率,更有6成半人認為開會妨礙他們完成自己的工作。連Tesla CEO Elon Musk也直言開會是人們不工作時才會做的事情。

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錯不在開會 錯在如何開會

一場有效的會議,絕非無意義、浪費時間,現今的開會文化之所以為人詬病,全因犯了以下問題:

1. 無關人等,一律「陪聽陪坐」

不同的會議牽涉不同的商討議題,需要參與討論的員工亦有所不同,然而某些公司有理無理要求全員到齊開會,更鼓勵無關人等「聽埋當學野」。

對打工仔及公司的影響:

  • 打工仔:被逼參與事不關己的會議,放下手頭上較趕急的工作,最後要OT或帶回家完成,令工作與生活嚴重失衝。

  • 公司:邀請愈多無關緊要的員工開會,開會成本愈高,假設開會2小時,每邀請一位非必要員工開會,就增加了「2小時x員工時薪」的成本。由於這些人不關事,自然也無助推動會議討論,只可齋坐、零貢獻,若「放生」他們,分分鐘可以完成更多其他工作。

2. 空泛的「吹水大會」

根據辦公家具品牌Steelcase的《職場指數報告書》,82%的打工仔花接近三分之一的工作時間於正式或非正式會議上,卻沒有討論出實質議程與方案。原因是每當遇到問題要處理,不少公司慣性倉猝召開會議,事先完全沒有規劃會議方向,令一切討論只屬空談,結果變成「圍爐吹水會」,至會議結束也毫無進展,更遑論解決方案。

 對打工仔及公司的影響:

  • 打工仔:工作時間花在無意義的會議上,正事則需要用私人時間去填補處理,拉長工作時間。

  • 公司:浪費人力、時間,會議成果卻寥寥可數,無助公司解決問題,增加會議成本。

3. 「老闆大會」

有種老闆開會成癮,每天開會讓下屬報告工作進度,然而不同崗位的工作內容變化不大,是最無謂的例行公事。

對打工仔及公司的影響:

  • 打工仔:開會愈來愈流於形式,大家不會認真看待,身在心不在,開會變成是主持人自說自話的時間。

  • 公司:公司與員工「同枱異夢」,變相任何會議目的都不會達到,形同虛設。

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5招讓開會更具價值

不智的開會文化不但不利公司生產,還影響員工的身心健康,兩敗俱傷。既然了解問題癥結,就可對證下藥,讓會議更符合成本效益。

1. 預先確定會議主題與目標

會議開始前應先準備好議程大綱,列明討論主題、會議目標,讓與會者初步了解會議討論方向,提早消化並思考,開會時便能更快進入狀態;同時亦可避免大家偏離討論議題。

2. 分配會議時間

為免浪費時間,應做好會議時間分配,擬定了在某段時間要執行的議程便應確切執行,否則就會像樓主一樣,雖然有制定會議時間表,但仍出現嚴重超時。

3. 減少不必要的會議

開會並非唯一與同事共享資訊的渠道,使用線上聊天軟件亦是不錯的替代方法。就連億萬富豪Mark Cuban也表示情願花時間寫Email亦不願意開會,因為Email幫他省卻不少時間。例如以Email報告工作進度,便相對更方便省時。

4. 限時小會取代冗長會議

有研究顯示,成年人的專注力一般只維持在30分鐘內,故開會時長最好限制於30分鐘內。必要時可根據需要召開簡短的會議,例如在休息室、茶水間開15至30分鐘的小會;建議可於下午3-5點進行會議,是工作最有效率的時段。

5. 只邀6至8位相關人士

有大學調查發現,開會人數若超過6至8人,將影響交流質素;Amazon創辦人Jeff Bezo亦曾提出「兩個披薩原則」,認為開會人數應以兩個披薩的份量為限,否則人多意見也多,容易混亂焦點,分散注意。

 

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