Email收件人有潛規則?網民被鬧犯低級錯誤 電郵都講求manner!

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俗語有云:「讀萬卷書不如行萬里路」,相信最能引證此話的就是職場。職場上有太多難題需要用歷練去解決,而且有着不少規矩,稍有不慎就會踩中地雷。近日有位網民就於討論區分享,其同事因Send Email的收件人次序出錯而遭上司「照肺」!究竟Email出了甚麼問題?

不只用字要有禮  Manner藏在細節裏

網民指由於上司放假,同事A受命幫忙Send Email給另一部門及老闆。本以為只是小事一樁,但假後上司怒氣沖沖急召同事A入房「照肺」,原來同事A的Email有兩大出事位——

第一:沒有CC Email老闆,而是設為收件人;

第二:收件人的次序沒大沒小——「上司➞ 隔離部門大佬➞ 同事B➞ 老闆➞ 樓主➞ 隔離同事A」,一看就是「諗到邊個就打邊個名入去」的感覺。

最後全體員工均被上司再教育:「Send Email都有Manner要留意,唔係就咁打thank you,dear,please就代表好有禮貌」,並且規定以後所有人Send Email前都需要先經其過目。

有網民就指:「我仲以為係Common Sense」、「一向都有架,要分職位高低排架嘛」、「其實你上司講既係好基本既禮貌啦」;

亦有網民指:「從來唔知,亦從來冇呢D規矩~我已工作近10年~」、「我地公司都冇Care呢樣野,真係唔講都唔知」。

另有網民有其他說法:「小題大做」、「呢啲係潛規則」、「好心啦,管埋啲雞仔野」、「反映此公司辦公室政治嚴重」等等⋯⋯

(欲看原po請按此

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搞清何為「To」、「CC」、「BCC」免犯錯

「To」= 主要收件人

寄件者的主要溝通對象、需要就郵件內容作出回應或行動的人。

「CC」= Carbon Copy 副本收件人

 指傳送副本予需要知道郵件內容,但無需就郵件進行回覆的人,只作通知之用。CC收件人通常都是老闆或上司,因為一般職場禮貌的做法是CC收件人的職位是不會低過To收件人。

「BCC」= Blind Carbon Copy 密件副本收件人

如果你想同時傳送郵件予某人,而又不想讓其他收件人知悉,即可使用具保密功能的BCC將收件人隱藏。不過BCC收件人記得回覆時不要按「全部回覆」,否則會「穿崩」,所有收件人都會知道!同時,基於To收件人及CC收件人不知道BCC收件人的存在,故他們「全部回覆」時,BCC收件人是不會收到電郵。

另外,不論以上哪種收件人,均需按職位由高至低排序。

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雖然不是所有公司或上司都注重收件人的排序,但Email的確有其Manner存在!正所謂:「禮多人不怪」,多做一步又何樂而不為?小編就順便再跟大家談談一些可避免出錯的Email技巧吧~ 

一:習慣檢查垃圾郵件匣

很多Email都會被系統自動掉進垃圾郵件匣,造成很多重要訊息的延誤,或會影響工作進度,甚至造成生意損失,因此記得一併檢查spam email~

二:附件以外分享檔案的方法

當我們需要發送大量attachments,又或容量過大時,可如何處理?不妨於雲端建立file,將attachment上載,然後將共享連結貼於電郵,再多文件也不成問題~另外,為免忘記加入attachment就將Email Send出,請檢查清楚是否已上載完成。

三:取消傳送功能

若果真的遇到未加入attachment但按到傳送鍵、又或Email Send錯人的情況,點收科?其實Email都有聊天App的「收回訊息」功能了~大家可於Email的設定中找到「取消傳送」功能,只要設定好取消傳送的期限即可(不過期限非常短,例如Gmail最長只有30秒、Outlook則只有10秒,因此要非常快手啊)!

職場事,職場學——所有經驗老到的職場強人,一開始都是不斷碰壁的小薯。因此各位同事A,千萬不要因為一次的錯失而洩氣啊~

 

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