問老細嘢要搵好時機,咁幾時問係最好?

Screenshot from “The Godfather” (1972)

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有人說,詢問老細的最佳時機是「等待他空閒或心情好時才去問」。能觀察別人的「眉頭眼額」固然重要,因為可以避開情緒相關的負面效果。但其實,除此以外還有一個很好的時機,你猜是什麼時候?


PDCA管理循環模式

在揭曉詢問的最佳時機前,這裡會介紹PDCA管理循環模式。此管理模式是針對提高產品品質及改善生產過程(包括日常工作表現)而設計的,PDCA包含了四個元素:

P – lan (計劃) 是指設定可以實現的目標,計劃執行的程序及分工
D – o (原因) 實行上一步所定的計劃,並收集相關表現數據
C – heck (評價) 按所收集的表現數據進行評定,和預設目標作比較
A – ction (改善行動) 按經驗檢討持續改善程序,必要時可修訂或縮減目標


由此可見,當老細給你下達一個妥托指令時,其實PDCA循環已經開始了,而且是直接展開了第一步──計劃。所以說,詢問老細的最佳時機其實是當你接任務的那一刻。

要問清5W2H 才算穩接任務

由於工作角色有不同,老細和一般員工的想法總是有些出入的。當老細希望執行一個計劃時,其實他已經預先模擬了計劃的可行性,心裡已經有一個理想方案。但礙於種種原因,老細總是簡略地說明,有時會令人感到無所適從。所以,在接任務此時,建議要問清楚計劃的「5W2H」。

WHY (為什麼?) 為什麼要這樣做?理由是什麼?原因是什麼?
WHAT (是什麼?) 要做些什麼?具體有些什麼項目?
WHO (誰?) 由誰來承擔?誰來完成?誰負責?
WHEN (何時?) 什麼時間完成?什麼時機最適宜?
WHERE (何處?) 在哪裡做?從哪裡入手?
HOW (怎樣做?) 如何實施?方法怎樣?如何提高效率?
HOW MUCH (多少?) 做到什麼程度?數量如何?費用預算如何?


或許你會擔心,在計劃還未開始的時候,問老細這麼多問題可能會令他感到不快。只是如果在策劃前期,大家已經得到共識,你可以減少很多草擬不合老細心意提案的時間。另外,在發問時,其實也能令大家再三審示計劃的可行性,令日後工作變得順利。

 

本文由人力資源顧問公司Intelligence提供

 

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