職場英文咁寫已過時？學識用清新自然Email用語／開場白／上下款
很多時候為了方便，傳個公事電郵多數用黎用去都係那幾句，你唔悶，對方都可能睇到悶。其中有些常用開場白，或短語或許已經過時，雖然文法沒有錯，但容易給人一種仍然停留在讀書時期的感覺。不妨偶爾來個「小清新」，換個說法，俾些少新意大家。
1. “To Whom It May Concern”
不否認這在公函中仍然是常用且必須的抬頭——如果你不知道對方姓甚名誰的話，但如果你知道對方的稱呼，何不直接在抬頭就已經稱呼對方的姓氏或名字？如對方屬上級或客人，用Ms／Mr搭配對方的姓氏，仍能保持禮貌；如對方職位與你相若或資歷較淺的同事，用Dear再配上對方的名字就更簡單直接，又能增加親切感，而且在電郵中加上對方的姓氏或名字，多了一份專屬感和尊重，而不是mass mail中的一個接收者而已。
2. “ I am writing to you about…”
作為一個開場白，這句主要表示來函目的。如果想保持禮數，例如對上司或客人仍可照用，但如果是對同事，不妨試下用 “I am reaching out because...”、“This is just a quick reminder...”、“Might I take a moment of your time to...”。同樣有禮，但沒有那麼拘緊，還有新意。
3. “Enclosed/attached please find…”
提醒對方在電郵中有附件時的常用phrase，真係太常用，睇第一個字已經不用再看下去。間中可換個說法，起碼有少少改變，例如可以用 “I'm enclosing…”、“Please take a look at the attached file. ”、“Kindly take a look at the _____ I've attached to this email. ”其實加一兩隻字，或者調個次序已經有所改變。
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4. Looking forward to hearing from you soon./ I look forward to seeing/meeting you./I look forward to hearing from you soon.
作為一個收場，以上三句都是常見的說法，亦是學生時期的常用書信寫作收場phrase。下次可以考慮按情況，花多少少心思。純為打完場的話，可謝謝對方的幫忙，“Thank you in advance. ”、 “I would appreciate your help in this matter. ”以感謝作結，留個好印象；如希望對方儘快能就工作給你回覆時，可用 “Any feedback you can give me on this would be highly／greatly appreciated. ”；有事情還要跟進的話可直接點明“Please let me know if you are available／if you can help/if you need to... ” 按情況作結，而不下下用“I look forward to hearing from you soon ”，唔會俾人太行貨或草草作結的感覺。
5. Yours sincerely
礙於公函格式，sincerely、faithfully好似冇得避而不用。但如果對公司內部的同事，仍有些走棧位。下次可以因應對方職級，試下用些較輕鬆的，例如“Best regards”、“All the best”、“Best wishes”、“Have a wonderful／nice day! ”、 “Have a great weekend! ”等。這些phrase都是大家知道，又忽略冇用的。不妨拎出黎用一用。
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除了以上幾個情況可以有些變化，在回覆他人電郵或請求別人幫忙時，也可以來點不一樣。
1. 回覆他人電郵時：
除了可以用“Thanks for your prompt／quick reply”，也可以稍為改一改，用“Thanks for getting back to me so quickly. ” 或“Thank you for reaching out (to me). ”意思沒別，只係換了隻字。
2. 假若你遲了回覆對方的電郵時：
可以話“Sorry it took me so long to get back to you. ”、“I apologize for the late response. ”、“Sorry it’s been so long since my last email. ”作為表示歉意之用——也作為一個較得體的開場白。
3. 請求別人幫忙時：
“Could you please...? ”是基本，以“I was wondering if you could／if you would be able to... ”、“I'd really appreciate it if you could... ”、“I'd be very grateful if you could... ”或“It would be very helpful if you could... ”開場則較委婉，又不失禮貌。
語言是活的，即使同一情況都可以有多個說法。公事電郵某程度上都代表着你傳送給別人的形象，如有時間，不妨講究一下用字，以多換幾個說法。除了能為電郵帶來些沉悶的公事電郵帶來一些新意，也可為自己打造一個較靈活變通的形象！
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