用ChatGPT實現高效偷懶﹗5招輕鬆搞掂Excel、電郵及寫報告附建議指令

Jobsdb content team – updated on 16 March, 2023

ChatGPT熱潮席捲全球，在擔心失業之前，不妨來個腦筋轉彎，把握機會好好利用這個超級天才，令職場生活過得更游刃有餘。學識如何跟它互動提問及發出指令，你會發現身邊像擁有了一個超級助手，工作效率大大提升。職場新手老手都要看過來，ChatGPT最突出的5大工作範疇有：

1. 輕鬆做Excel，無需死記公式

2. 回覆或撰寫電郵

3. 尋找靈感、搜集資料

4. 組織筆記和要點

5. 寫報告、Outline、文案

當我們和ChatGPT交流傾談，它能夠快速回覆，提供建議，自動化工作上那些繁瑣的流程及資料，甚至是設計出一份計劃書。提問方式很重要，愈精確愈好，會直接影響它的回覆內容。參考以下5大招式（附建議句式），減輕工作量，減少工作時間，實現高效偷懶！溫馨提示，ChatGPT的英文水平比中文優勝數十倍，建議對答以英文進行。即使你的英文很差，文法錯、錯別字多⋯⋯也不用怕！它是天才，這些都難不倒它。

第1招：Excel 公式冇有怕製作表格難度大減

細數三大常用辦公軟件：Word、Excel和Powerpint，Excel最為難用，公式多多，難怪坊間那麼多教學教程。有時想用某些功能，查看了許多網頁卻依然沒有頭緒。直接問問ChatGPT，表格即時完成。

1. 最簡單的是將一堆文字資料轉換成普通表格。針對表格進一步提問，不斷完善表格內容。直接叫ChatGPT撰寫一個表格，不必使用真實資料，只要編制一些大路內容，然後製作成範例，供日後做報告時使用。

2. 向ChatGPT詢問公式（Formula）和函式（Function），明確表明自己的需求，它便能根據提問，直接回覆合適的答案，省卻了不斷翻查網頁的時間。

3. 最複雜的是寫VBA程序碼。現時不少金融公司中會使用VBA，因為Excel內置的功能不足夠使用時，就需要自己創作一些程序去使用。

4. 現時還可以在Excel中介入ChatGPT，直接使用，毋須另外再開視窗讓ChatGPT同步運作。首先，在Excel的增益集中搜索及新增「Brainiac」；然後在Openai中找到API；最後將API Key貼在Excel中。輕鬆三步即可使用。

參考句式：

Write an Excel formula to count the number of unique value.

I have a table with [XXXX] in column A that have format:[XXXXXX]. Extract the number with parenthesis using Excel.

第2招：輕鬆撰寫人性化電郵

撰寫公司電郵，有時頗花時間，視乎收件人的身份、角色，以及不同的主題，電郵內容也有所不同。利用ChatGPT幾秒就能寫好，真的太方便了！向它講明電郵的背景、目的、對象，它就能以此自動撰寫合適的內容。如果你指定更多相關資訊，例如你的公司背景，收件人名稱和基本資料等，信件將會更加完整。不過，AI只是輔助你工作，記得閱讀及核對相關內容，作出更具個人性化的微調後才寄出吧！

參考句式：

Write me a formal email to [recipient XXXXXX] about [purpose].
You are a [position], I will send you an email, you need to reply to this email. Email: [attach content]

第3招：資料搜集超級能手

每當工作上出現新task時，首先要理清茫茫頭緒，有時甚至需要好幾天才能做好資料搜集，聽到都頭疼吧？不妨直接問ChatGPT，由於它的資料庫強大，能夠迅速作出回應，針對主題提出相關資料。有多強大？OpenAI在2020年发佈GPT-3模型，閳明了所用訓練數據收集的驚人token數量。

不過，資料未必百分百準確，你需要不斷調整字眼，提出更精準的要求，或者針對答案深化提問，才能獲得合適的資料。早期在實體圖書報章中找資料，近二十年在Google找資料，速度加快了數十倍。再到今日的AI，速度又加快了數十倍，工作效率大大提升。另外有趣的是，ChatGPT能夠提供一些意想不到的意見，刺激你的思維。當腦海只有一個初步的想法，不妨與它對談進一步完善及充實自己的點子！

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參考句式：

Please help me brainstorm [topic].
Please list the keywords for [topic].
You are now a position, I need to understand topic. Please describe it in a simple way. / Please explain it in depth.

第4招：組織筆記和文件重點

工作上總會遇到長篇大論的文件和資料，可以直叫ChatPGT幫忙分析，列出內容的重點，甚至總結相關內容，節省大量閱讀時間。

參考句式：

Summarize article for me based on the following content: attach content
Lists 5 bullet points for me based on the following content: attach content

第五招：自動撰寫報告、社交媒體帖子及創意文案

它還可以自動生成有文句流暢的文字，無論是寫具創意而簡短的文案、故事、介紹，還是資料性且冗長的報告，都都能夠幫忙。例如輸入幾個關鍵字，請它寫一個標題，還能指定某種文字風格。不過，它的中文水平明顯比英文差，文句偏向稚嫩，但英文就成熟多了！

參考句式：

Write a short story about / Write a research report about [topic].
Create a compelling, eye-catching social media post for [purpose]. The post should include [keyword 1], [keyword 2], and [keyword 3]. Also, it should follow these rules: [rule 1], [rule 2], [rule 3], and [rule 4].
Write an outline for the following article: [attach content]
Write a number word blog post about [topic].
Write 5 social media post titles about [Topic] for [Social Media Platform], following these rules: [rule 1], [rule 2], and [rule 3].

如何準確下達指令？步步深化內容提高命中率

謹記，和ChatGPT談話的原則，一步接一步深化問題，才能獲得最佳答案。當你問一個問題，它的設定就是照訓練資料直接猜一個可能是對的答案。所以，你需要把複雜問題拆解成一個一個小問題慢慢回答，"Let's think step by step"，在上文下理往來中，準確率會明顯提高。

OpenAI 的說明文章清楚介紹要怎麼設計 prompt，推薦大家閱讀（按此前往）。

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公司用Web版工作更方便

電腦Web正式版：

優點：屬 OpenAI 最新公開的 GPT-3.5 API，功能最全面、最新。

缺點：註冊過程有些許麻煩，重點是需要VPN，以及能收取SMS的海外電話號碼。

大概步驟如下：
第1步：連接VPN（推薦美國）
第2步：在瀏覽器中輸入OpenAI的網站，點擊「註冊」按鈕。
第3步：在註冊頁面上填寫基本信息：姓名、電子郵件地址和密碼，並「同意」OpenAI的條款和條件。
第4步：提供海外電話號碼，收取SMS來進行驗證。
（實測，Google voice的虛擬號碼已不能通過驗證，可嘗試sms-activate。）
第5步：前往電郵，點擊OpenAI郵件內的鏈接，確認帳戶。

手機App簡易版：

優點：屬 OpenAI 較舊的 GPT-2 版本，功能與正式版本的 ChatGPT 相比較舊。

缺點：註冊過程超簡便，沒有限制。

PS：手機App「Poe」全名是「Platform for Open Exploration（開放探索平台）」，App內集合了幾個人工智能問答工具，ChatGPT最新在3月2日加入其中。