8招教你避免電郵石沉大海

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電郵發了出去卻遲遲得不到回覆,這情況在工作上時有發生。不想因為等別人回覆而拖累自己的工作進度,以下教你8招寫電郵技巧,減少電郵石沉大海的機會︰

  1. 電郵標題要清楚明確 
    電郵每天排山倒海的進來,遺漏了一兩封沒有看清楚也是常事。如果電郵是要求收件人提交報告,標題不要只寫“Report”,寫成“Sales Report for July – Submission Request”就更能吸引收件人注意。
  1. 電郵發出後給對方打一通電話
    同樣是因為工作堆積如山,不是每個人都有時間詳細看每一封電郵。如果你的電郵內容事關重要,不妨在發出後給收件人打一通電話,確保他已收妥,同時可以加深他對這項工作的印象。 
  1. 將需要回覆你的收件人放在 “To”
    如果你的收件人中只有一位需要因應你的電郵有所行動,那麼就只把他的名字放在“To”一欄中。因為收件人看到自己名字在“CC”欄的話,就比較會對電郵內容掉以輕心,沒有為意要跟進。
  1. 第一句就道出最重要的問題
    將最主要目的和問題放於第一句,隨後才補上其他資料,讓收件人一看就知道重點。
  1. 用選擇題
    如果電郵目的是要收件人作出選擇,可以採用選擇題的形式發問,讓人一目瞭然,例如︰
    Which restaurant do you prefer for the lunch appointment?
    (1)    Mary’s Kitchen
    (2)    Le Petit Café
    (3)    Italian Delights
  1. 清楚列明限期
    列明遞交工作的期限,讓收件人可以預算何時處理工作。
  1. 逾期不候
    在電郵中寫明如果他們不在限期前回覆,你就會怎樣做。這一招較為強硬,常用於時間緊逼,你沒有時間去等待每一個收件人回覆的情況。
    “Unless you reply by noon tomorrow, I will assume that the proposal meets with your approval and send it on to the client.”
  1. CC收件人的上司 
    把對方上司收在“CC”一欄,由於他在做上司在看,收件人會有較大壓力要準時回覆。目的雖然達到,但收件人可能會因此對你不滿,影響雙方關係。所以這一招風險頗大,非到不得已時盡量不要用。

 

資料來源︰Michael Hyatt

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