低成本擴業務 海外設Virtual Office 4大注意事項

疫情之後,人才外流(brain drain)是全球各地正在面對的嚴峻難關。外國不少專才選擇返回原居地,將住所變成辦公室,開展遙距工作。不少本港僱主也往外闖,在海外拓展業務及聘用專才,當中涉及公司註冊、稅務等程序。有意在海外請人遙距工作的僱主,應先留意甚麼?JobsDB為僱主拆解四大常見疑難。

新常態下多國邊境關口一封再封,航班隨時「熔斷」,就算成功入境也可能隔離需時。有報道指,各國持當地工作簽證的外來員工擔憂因疫情久久不能回鄉,為免錯過假期與家人團聚的珍貴時刻,索性辭退工作回鄉。不少IT專才求職矽谷資訊科技龍頭企業,以高薪重新受僱為remote worker(遙距工作員工)。對僱主而言,以virtual office代替實體辦公室也有望降低成本。

同一時間,香港也深受brain drain影響,不少本地專才乘全球趨勢,到海外遙距工作。本港軟件開發公司老闆Sam表示,為求留住年輕人才,索性在英國開設公司 ,以當地法規重新聘請移民員工。他又計劃在英國拓展業務,增加聘用當地人才的成本效益,有望長遠解決人才荒。台式食品公司壹碗壹碟也在台灣當聘請專才負責產品設計及品質控制,在當地開設公司及處理稅務事宜,老闆Teddy形容過程頗為順暢。

綜合以上香港僱主的經驗、英國港人律師Hosanna Ho的意見,以及各地政府規定,JobsDB解答海外請人遙距工作最常見疑難:

1. 海外請人是否必須在當地開公司?有何好處? 

港人僱主需否在當地註冊公司,視乎當地法規、公司規模及財政架構而定。以英國為例,在當地聘請全職員工遙距工作,並不一定需在當地註冊。不過,若開展當地業務,各國一般規定須在當地註冊;處理稅務等問題上,註冊當地公司是最快捷亦最少出錯的方法,也能將香港與其他地區業務的財政支出分開計算,方便年終會計工作。一來不用將貨幣混合計算,二來亦方便為當地員工計算入息課稅。

2. 註冊公司有何要求?香港僱主須否親身到當地辦理手續?

不同國家對公司註冊的鬆緊程度不一。以新加坡為例,如在當地成立公司,一般而言必須最少一名董事為新加坡人;英國則相對簡單,即使僱主身處香港,都可直接聯繫英國公司登記局(Companies House),過程中不一定需要中介或律師協助;港人在台灣註冊公司的程序相對複雜,經5至6個部門審查,並須親身或聘請代表人在當地處理。

若果老闆本人冀親身到當地開荒,例如美國或英國,僱主必須先申請初創、創業或商業簽證。

3. 註冊地址有何要求?

僱主可在英國當地租、借或購買辦公地址,用作註冊地址。跟香港一樣,英國當局並不接受郵政信箱作為公司註冊地址,但接受以住宅作為辦公室的地址;美國則最寬鬆,商業、住宅及郵政信箱均可用作註冊地址;台灣則較嚴格,公司註冊地址必須為可作商業活動的合法處所,例如商辦大樓。

4. 若果員工剛移居至當地,報稅時應留意甚麼?

當僱主為僱員計算薪金及當地稅率,首先要認清僱員的稅務身份。一般而言,在英國生活超過183日的合法工作港人,就應當向英國申報收入。在台灣,即使未符合住滿183日的經常居住要求,也須報稅及納稅。值得留意的是,不少地區設預扣機制,如月薪符合指定金額,僱主可先在薪金扣起稅款。如對僱主及僱員的稅務身份有疑問,宜先諮詢法律意見。

另外,香港稅務局與加拿大、英國、日本及韓國等地簽訂了雙邊條例,港人或在港因經營業務而賺取收入的人士,均受到雙重課稅寬免(double taxation relief)的協議保護,即使兩邊均要求報稅,香港稅局亦會按外地已繳納的稅項來提供寬免額。

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