向勞資糾紛Say NO 僱傭雙方再見亦是朋友

較早前政府統計署發表了二零二零年第四季業務展望按季統計調查的結果,受訪者總體而言預期第四季的業務狀況較第三季為差,企業普遍看淡第四季的業務,而JobsDB最新公布的《招聘、薪酬及福利調查報告》,顯示400多位受訪商業機構中有7%僱主表示於2021年首季會削減人手以減低營運成本。面對經濟下滑,中小企要制訂生存策略,無可奈何以裁員節流為退路。我們在此整理了六個步驟,一步一步來,助大家順利處理遣散事宜,又能與員工好來好去。除了跟足勞工法準備補償方案,還要留意細節,例如宣佈裁員的方式,裁員後的輔導,只是做多幾步,雙方便能「再見亦是朋友」。

1步:決定裁員之前  想想「肥雞餐」吧

人力資源公司Manpower高級副總裁徐玉珊曾分享若企業計劃架構重組進行裁員,至少需三個月至半年時間準備。若裁員是最後一步,企業可考慮在裁員兩至三個月前推出自願離職/提早退休計劃,即俗稱的「肥雞餐」。

當面對人手過剩,推出肥雞餐是另一良策。意指企業希望員工能自願離職/提早退休,並承諾向員工提供優惠的待遇。政府曾在2000年及2003年推行自願退休計劃,超過4000名公務員參與;而今年國泰航空在裁員之前的三個月,也有向資深機師推出肥雞餐,獲批的機師可每年享有相當於3個月基本薪金的金額,直至正常退休年齡為止,最多12個月,而其他訂明在合約上的退休福利則維持不變。

這類型的計劃有助減少短期現金消耗,能有效控制成本,及後如要裁員,也能將裁員人數減至最低。同時亦可讓員工有心理準備:公司有計劃重組或縮減人手。

2步:真的要裁員了  制訂名單要避免歧視

制定裁員名單時要確保裁員的準則是公平及具透明度。香港並沒有法例規管裁員程序的公平性,除了某些指定類別,基本上僱主在選擇對象時不涉及歧視成份就可以,例如性別、種族、殘疾、家庭狀況等。舉個例說,一般而言僱主不能解僱正在懷孕的員工,若僱主裁掉的是整個部門,僱主就不觸犯歧視條例;但如果僱主只縮減某些人手,而當中包括這類員工,就有可能觸犯法例,除非有証據證明員工被裁不是因為其懷孕而是其他因素。所以在制訂裁員名單時要小心處理。

Article 6 圖1

3步:跟足勞工法  準備補償方案

這是裁員最重要亦是僱員最重視的一環,補償要夠「人情味」更要及時。過往就有不少例子是鬧上法庭,僱傭關係決裂。大角咀某酒樓在今年二月底結業,同時解僱全數53名員工。有員工就指出酒樓在結業前幾日才接獲酒樓結業的通知,部分員工被拖欠二月份的薪金及代通知金,酒樓的總經理更叫員工自行向「破產欠薪保障基金」求助。這樣的例子比比皆是,若沒有完善的準備,往往會與員工不歡而散。

  • 計算補償金額:

以下幾個項目是最基本的補償,計算方法必須根據勞工法及基於與僱員簽訂的僱傭合約:

Article 6 表格

註:除了以上各項,也可向員工發放特惠款項,例如另補償多幾個月工資,以緩解員工即時的經濟壓力,避免手停口停。另外,計算遣散費/長期服務金時,亦可採用強積金對沖的處理方法,可於另一篇文章中了解詳情。

  • 支付的時間:

根據香港法例第57章《僱傭條例》* 有關支付賠償的條文,以上各項賠償中,除遣散費外,其他應在合約終止後7天內支付。留意「後」一字,終止合約當天(即最後工作天)並不計算入支付期限那七天內。例如10月1日為合約終止日或合約到期日,那期限就是10月8日。但是,建議僱主由終止合約當天計起,有早無遲,避免最後一日忘記了,那就無可挽救!

至於遣散費,雖然法律條文沒有詳細說明,甚至只用「盡快支付」的字眼,但還是建議僱主和其他賠償一同支付。或者跟員工確認日期,例如將在公司每月固定的發薪日期當天支付,以免收到僱員的「申索遣散費通知書」*,影響雙方關係。萬一收到通知書,謹記必須在兩個月內支付遣散費,否則將面臨對簿公堂的法律程序。

  • 支付的方式:

當僱主宣佈裁員後,理應向僱員派發一份終止合約的通知書,通知書上清楚列明每項賠償的金額和計算方法,以及支付期限。僱員確認後簽收作實,並一式兩份,主動給予僱員留存,避免日後出現「口同鼻拗」的情況。而支付賠償的方法有很多種,例如支票、匯票、郵政匯票或者存入該僱員名下的銀行戶口。大公司多數直接銀行過戶,有專門的會計部門嘛!但對於小型企業,老闆就是會計,支票是較容易處理的方法,可在僱員簽收通知書時一併簽收支票。

4步:準備推薦信  送最後的人情

僱主向被裁的僱員主動發放推薦信,可簡單講述公司因業務重組而要裁員,與僱員的工作表現無關,更可在信內美言幾句,當作最後送給員工的人情牌,以協助他們找尋新工作。

5步:宣佈裁員聲明以及裁員Q&A  不可偷懶

前期功夫準備好,宣佈裁員當日預備好一份官方聲明演講稿。最理想為企業高層親身宣佈消息,而非只由人事部冷冰冰地派「大信封」。切忌透過電話通知員工,當面交待清楚乃是對彼此之間的尊重。

員工對公司裁員定會有很多疑問,僱主做好心理準備去應對各類問題,預先撰寫「裁員Q&A」,向被裁減的員工清楚解釋各項細節和計算款額的方法以及離開公司的手續。

6步:視乎能力 提供情緒輔導及轉職協助

宣佈裁員後,員工都會有不同的反應,僱主應以積極和體諒的態度應對,表現出同理心。不妨委托其他機構為受影響員工提供情緒輔導及轉職協助,盡量減低對員工生活及心理衝擊,好讓他們早日在市場重新出發。

近年最有名的裁員事件一定是Airbnb的大規模裁員。在疫情初期Airbnb宣布裁員二千人,其創辦人Brian Chesky的公開信(按此看原文)被國際譽為是最動人的裁員聲明。Brian Chesky把裁員的原因與決策過程完全公開,最後更感謝員工無私奉獻自己的才華,幫助他打造了Airbnb這個品牌。公司除了給予非常優厚的補償金外,亦設立網上平台,協助被裁的員工整理履歷和求職,更會為員工承擔12個月的健康保險費用。若企業希望在裁員時也能贏得民心,不妨參考Airbnb的做法。視乎自己企業的規模和類型,能力範圍之內,向被裁的員工作出支援。

裁員可能是面對困境時最壞的打算,但如果能作出最好的準備,能與僱員好來好去之餘,亦能在最後維持企業的形象。

 

*根香港法例第57章《僱傭條例》:「除第31O條另有規定外,凡僱傭合約終止,到期付給僱員的任何款項須在切實可行範圍內盡快支付,但在任何情況下不得遲於僱傭合約終止7天支付。  (1971年第44號第4條修訂;由1974年第67號第4條修訂)

*31O條即是支付遣散費:「僱員如欲追討遣散費、須在解僱 / 被停工後 3 個月內,以書面向僱主發出申索遣散費的通知。如有需要,勞工處處長可以將發出申索通知的期限延長。僱主必須在收到僱員以書面發出申索遣散費的通知後的 2 個月內,支付遣散費。」

 

 

 

 

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