HR要知的出糧方法：計糧系統 VS 外判薪酬管理 中小企應如何選擇？
作為打工仔，每個月最期待是出糧日，但當你成為老闆，出糧日就變成你的煩惱。薪酬計算不是想像中那麼簡單，兼職或全職員工的計法不同，員工請了病假、事假或無薪假，計法更加繁瑣複雜。大公司有HR及會計部處理所有薪津事宜，但中小企往往一個員工一腳踢，若計錯數或對勞工法不熟悉，又會引伸出一連串問題。想解決薪酬管理的煩惱，有以下兩個方法：使用計糧系統（payroll system）或聘用外判薪酬管理（payroll service outsourcing)，究竟中小企應如何選擇？齊來看看它們的優點缺點，助你揀選最適合的計糧方式。
計糧系統（payroll system): 免行政溝通 省時省力
顧名思義這是一個幫助你計算薪酬的自動化系統，助你統一處理薪酬的事務。只需要在電腦安裝系統，並在開始使用前做好設定，系統就會自動統計每個員工的上下班時間、OT及津貼等數據，再計算出每位的薪金。而通常系統也會設有僱主及僱員版面，員工可在網站或手機應用程式登入，查閱自己的薪酬資料。而僱主就可定期在系統內閱讀或輸出薪酬報告，所有資料一目了然。
優點：
節省時間及空間 中小企的員工通常也要身兼多職，透過自動化系統，每個月無須再花時間去做人手計算，負責行政事務的同事可以將騰出的時間，處理公司其他重要業務，而其他員工亦可自行在系統翻閱各自的薪酬資料，免卻了繁瑣的行政溝通，要知道時間就是金錢呢！ 而且系統內所有資料都會儲存在雲端，方便搜尋之餘，公司亦不用特別找空間擺放這些文件。因為不少文件也有一定的儲放期，就好像強積金文件，法例規定至少要儲存七年，透過數碼處理，更可避免紙類檔案長期擺放以致發黃的問題。
減少人為錯誤 無論你公司是靠員工人手計算，還是聘請外判公司計算薪酬，人為錯誤也是無可避免。可能是病假計多了一天，或者OT計少了半小時，一個小項目計算錯誤，總數自然會出錯，而一個數碼化的系統絕對能大大減低計算錯誤的機會，將計算程序交給電腦，薪酬計算就不再成為負擔。
缺點：
發生系統故障 相信使用所有數碼系統也會遇到同一問題，誰也不能擔保系統狀態永遠良好，永遠也沒有bugs，遇到死機或系統故障就最麻煩。當發生系統故障時，你要立即聯絡系統公司，但公司能否作出即時回應或維修呢？要重新設定或做資料修復又需要多少時間？所以企業選用計糧系統時，就要準備定後備方案，當系統有問題時要如何處理，亦要向系統公司了解清楚他們的技術支援，以免遇到系統故障時影響公司運作。
系統要手動更新 系統需要靠人手預先輸入設定才能運作，當有任何法例的更新、公眾假期數目的改變時，系統是不會自行調節，若果忘了更新，則一子錯滿盤皆落索。雖然系統公司有責任對此作出即時更新，但企業也不能過份依賴，以防萬一，負責同事也要時刻緊貼勞工法例或者與系統公司緊密聯繫，以確保系統輸出的資料不會出錯。
外判薪酬管理（payroll service outsourcing): 按人頭收費 節省公司內部人手
外判薪酬管理是指透過聘請專業人士或機構，去處理所有關於員工的薪酬事務，包括員工薪金、強積金、休假計算、OT費用等。薪酬管理公司會幫企業製作詳細的薪金報告，亦可幫忙處理稅務申報，甚至核對收據以作稅項減免之用。有些公司會按服務方案收費，有些則以人頭收費，公司愈多員工，費用愈昂貴。
優點：
更好的人手分配 聘請外判公司最直接的原因，當然就是節省人手。中小企的規模不大，但要處理的行政事務也不少，若只請一個行政人員專做薪酬管理，他無法幫忙其他業務，成本自然較高。但聘用外判公司，將所有薪酬事務全權交由他們處理，你的員工就可以專注處理公務，資源能適當地分配，對公司帶來更大的效益。
避免觸犯法例 根據勞工法例，打工仔擁有不同權利和福利，僱主亦有不少法律責任。若果你對香港的勞工法例沒有深入了解，聘請外判公司就可以減低發生勞資糾紛的風險。外判公司的團隊都是專業人士，例如法律顧問、人力資源顧問、會計師等等，他們經驗豐富，熟悉香港的法律制度，特別是當要處理病假薪金、離職薪金、申報稅務這些情況時，交給專業人士就可避免出錯或惹上官非。
缺點：
私隱問題 公司的資金流動是高度機密，通常只有行政高層才有權知道所有員工的薪金。雖然外判公司理應遵守保密協議，但始終他們可以接觸所有員工的資料，所以不少人對這類服務也不能作出100%的信任。若果你未能放心將公司的敏感資料交予第三方管理，在選用計糧方式時就要考慮這一點。
人為錯誤 始終外判公司也是透過人手去計算所有薪酬事務，偶爾也會有出錯的時候。若果是自己員工負責，有任何問題也可以即時溝通再作出更正。但外判公司屬於第三方，他們不只是處理你公司的事務，亦不會24小時standby，當有問題發生時，他們未必能作出即時回應，解決問題的時間就可能較長。
兩大免費計糧系統助你先試水溫
不論是使用計糧系統還是聘請外判公司，也沒有一個固定收費。費用視乎你公司的規模、員工人數、所需要的服務而定，平均洗費由每月幾百至幾千元不等。如果心思思未能做選擇，可以先試用以下兩個免費計糧系統：
YOOV: 提供全年免費方案，只限員工少於25人
很多公司也會提供14天或1個月的免費試用方案，但YOOV為了與中小企共渡時艱，近年推出了全年免費的方案。只要員工人數少於25人，企業就可免費使用一年。免費方案更可使用系統的所有功能，除了基本的薪酬計算，你可以透過系統製作更表、審批假期、處理員工的考勤記錄等，讓你的管理更全面。
TALENOX: 永久免費計糧系統，有接近20個功能
TALENOX是會提供永久免費計糧系統的公司，它的免費版本不限業務規模、不限員工人數，設有接近20個功能，包括：薪酬及強積金供款計算、輸出糧單、稅務計算等等，員工亦可在網上登入系統，自行查閱薪酬記錄。TALENOX的網頁亦設有Knowledges Centre和強積金計算機，助你了解更多關於勞工法例的知識。但現時TALENOX的系統語言只有英文版提供，若平時公司慣用中文版的軟件或系統，選用前就要考慮清楚。
不論是計糧系統還是外判薪酬管理，市面上也有很多選擇，價錢是其中一個考慮因素，但安全性、功能和技術支援等層面也不能忽略。不妨先試用一些免費系統，若已能滿足公司的業務需求，就能節省一筆長遠的開支了！
圖片來源：www.freepik.com, YOOV網站截圖, TALENOX網站截圖