Work From Home 如何有效管理員工? 3大指引釐清日常工作安排 加強員工溝通

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突如其來的一場世紀疫症,令到Work from Home (WFH)這種之前並沒有太多企業採用的工作模式變成了辦工常態。然而,始於1968年的香港法例第57章《僱傭條例》又怎可能預知到有WFH這回事,在沒有法例的指引下,大家都對WFH出現不同形式的疑問。另一方面,山高皇帝遠,如何令同事真正在家辦工而非「扮」工,以及如何讓WFH不會降低公司業務效率,卻又是許多僱主頭痛的問題。如能夠給員工一些清晰的WFH指引,對員工及對公司都有好處。那到底如何才能夠設立有效的員工WFH指引及守則,遙距管理員工呢?

員工WFH的理解及承諾必不可少

資深僱傭法律學家李錫強先生就建議,除了現有的員工守則外,公司亦必須制定一份WFH政策,而實行WFH是亦應有以下3個步驟:

第1步: 讓員工瞭解WFH政策

僱主最好先讓員工瞭解WFH的好處、如何有效完成工作、以及WFH遇上困難需要協助時,如何溝通及如何獲得支援等。最簡單的方法就是面對面由HR同事講解或預先錄製視頻或音訊進行簡短培訓。

2: 員工自我評估清單

完成培訓後,為了讓員工知道自己對WFH的理解程度,HR可以設計一份清單給員工進行自我評估,並同時要求WFH的員工以簽署形式承諾。承諾清單不但可讓員工評估對WFH政策的理解, 也可以作為員工WFH的行為規範依據,而這份承諾規範有幾個事項必須重點列明:

  1. 強調員工WFH期間,依然需要遵守公司的規矩、守則和標準。上班時間及工作責任、任務一般不變(另行通知除外)。
  2. 員工需要承擔部分WFH的額外職責包括:
  • 定時向僱主更新工作相關的信息或數據
  • 隨時通過電話、電郵、視象會議與僱主溝通
  • 員工如因傷或因病缺勤,需即時向僱主匯報
  • 員工WFH期間不得從事其他工作以外的事務
  1. 員工需要妥善保管及使用公司提供的設備
  2. 公司所提供的設備只能用於工作用途
  3. 除非得到僱主批準,否則員工不能將個人設備用於工作用途 (避免公司機密資料外洩及影響員工個人私隱)

第3步: 每日通訊說明工作情況

員工承諾清單為WFH的員工訂明了工作守則,但如何協助同事遵守相關守則及有效地提出支援請求,便要靠一份每日給HR的通訊。

這份通訊不需要長篇大論,一來員工沒有時間寫,二來僱主亦沒有時間看,一份有效的工作通訊只需包括以下幾項關鍵內容:

  1. 要求員工彙報自己的工作時間是由幾點到幾點,以及午飯的時間是由幾點到幾點,這樣絕非為做而做,反而有兩個重大意義:
  • 首先,假設員工聲明自己每天的上班時間是早上9點至下午6點,午飯時間是1點至2點,若然事後僱主發現員工在該段聲明的工作時間內,去了行街食飯行山,便能依據對員工採取紀律行動。
  • 其次,《僱員補償條例》規定僱員在受僱工作期間,如因工意外受傷,僱主將有機會負擔法律責任。假如沒有這項聲明,員工在家發生意外時,僱主和員工便可能會就是否工作期間受傷引發很大爭拗。舉個例,一名WFH員工早上八點跌倒受傷送院,八點鐘算是上班前還是上班中,有了清晰的工作時間聲明便無需口同鼻拗。雖然今天香港對於WFH受傷的問題仍未有相關判例,但這份聲明至少可為僱主、僱員提供多一份保障。
  1. 要求員工彙報工作時間內有沒有健康或安全隱憂,或者發生什麼意外
  2. 要求員工彙報所使用的器材是否安全
  3. 要求員工彙報所使用的器材是否有效運作

以上2-4項彙報的作用類似。試想像,你安排了一名員工WFH 14天,頭13天他都沒有跟你表達過任何問題,但14天後,回到辦公室,你發現他的工作進度大幅落後預期,然後他跟你解釋是因為家中的設備出現了問題,或中間有幾日家中裝修,所以無法有效工作,你根本無法判斷事情的真假。但假如員工每日在聲明中提及家中的辦公設備一切正常,而且沒有任何工作隱憂,那他便不能以此為理由解釋工作進度落後。

疫情過後,WFH很有可能成為辦工的新常態,因此應將WFH政策視為日常政策,並納入員工守則或僱傭合約內。作為僱主應該未雨綢繆,及早制定妥善的WFH政策,以保障僱主及僱員雙方。

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