Work From Home 如何有效管理員工? 3大指引釐清日常工作安排 加強員工溝通

突如其來的一場世紀疫症，令到Work from Home (WFH)這種之前並沒有太多企業採用的工作模式變成了辦工常態。然而，始於1968年的香港法例第57章《僱傭條例》又怎可能預知到有WFH這回事，在沒有法例的指引下，大家都對WFH出現不同形式的疑問。另一方面，山高皇帝遠，如何令同事真正在家辦工而非「扮」工，以及如何讓WFH不會降低公司業務效率，卻又是許多僱主頭痛的問題。如能夠給員工一些清晰的WFH指引，對員工及對公司都有好處。那到底如何才能夠設立有效的員工WFH指引及守則，遙距管理員工呢？

資深僱傭法律學家李錫強先生就建議，除了現有的員工守則外，公司亦必須制定一份WFH政策，而實行WFH是亦應有以下3個步驟:

僱主最好先讓員工瞭解WFH的好處、如何有效完成工作、以及WFH遇上困難需要協助時，如何溝通及如何獲得支援等。最簡單的方法就是面對面由HR同事講解或預先錄製視頻或音訊進行簡短培訓。

完成培訓後，為了讓員工知道自己對WFH的理解程度，HR可以設計一份清單給員工進行自我評估，並同時要求WFH的員工以簽署形式承諾。承諾清單不但可讓員工評估對WFH政策的理解, 也可以作為員工WFH的行為規範依據，而這份承諾規範有幾個事項必須重點列明：

1. 1.

   強調員工WFH期間，依然需要遵守公司的規矩、守則和標準。上班時間及工作責任、任務一般不變（另行通知除外）。

2. 2.

   員工需要承擔部分WFH的額外職責包括：

• 定時向僱主更新工作相關的信息或數據

• 隨時通過電話、電郵、視象會議與僱主溝通

• 員工如因傷或因病缺勤，需即時向僱主匯報

• 員工WFH期間不得從事其他工作以外的事務

1. 1.

   員工需要妥善保管及使用公司提供的設備

2. 2.

   公司所提供的設備只能用於工作用途

3. 3.

   除非得到僱主批準，否則員工不能將個人設備用於工作用途 (避免公司機密資料外洩及影響員工個人私隱)

員工承諾清單為WFH的員工訂明了工作守則，但如何協助同事遵守相關守則及有效地提出支援請求，便要靠一份每日給HR的通訊。

這份通訊不需要長篇大論，一來員工沒有時間寫，二來僱主亦沒有時間看，一份有效的工作通訊只需包括以下幾項關鍵內容：

1. 1.

   要求員工彙報自己的工作時間是由幾點到幾點，以及午飯的時間是由幾點到幾點，這樣絕非為做而做，反而有兩個重大意義：

• 首先，假設員工聲明自己每天的上班時間是早上9點至下午6點，午飯時間是1點至2點，若然事後僱主發現員工在該段聲明的工作時間內，去了行街食飯行山，便能依據對員工採取紀律行動。

• 其次，《僱員補償條例》規定僱員在受僱工作期間，如因工意外受傷，僱主將有機會負擔法律責任。假如沒有這項聲明，員工在家發生意外時，僱主和員工便可能會就是否工作期間受傷引發很大爭拗。舉個例，一名WFH員工早上八點跌倒受傷送院，八點鐘算是上班前還是上班中，有了清晰的工作時間聲明便無需口同鼻拗。雖然今天香港對於WFH受傷的問題仍未有相關判例，但這份聲明至少可為僱主、僱員提供多一份保障。

1. 1.

   要求員工彙報工作時間內有沒有健康或安全隱憂，或者發生什麼意外

2. 2.

   要求員工彙報所使用的器材是否安全

3. 3.

   要求員工彙報所使用的器材是否有效運作

以上2-4項彙報的作用類似。試想像，你安排了一名員工WFH 14天，頭13天他都沒有跟你表達過任何問題，但14天後，回到辦公室，你發現他的工作進度大幅落後預期，然後他跟你解釋是因為家中的設備出現了問題，或中間有幾日家中裝修，所以無法有效工作，你根本無法判斷事情的真假。但假如員工每日在聲明中提及家中的辦公設備一切正常，而且沒有任何工作隱憂，那他便不能以此為理由解釋工作進度落後。

疫情過後，WFH很有可能成為辦工的新常態，因此應將WFH政策視為日常政策，並納入員工守則或僱傭合約內。作為僱主應該未雨綢繆，及早制定妥善的WFH政策，以保障僱主及僱員雙方。