識開會要咁開﹗星期一早會欠效率添睡意,掌握腦活躍時份事半功倍

相信大部分打工仔收到晨早流流開會的通知,都會在心中暗罵。的確,研究顯示在早上,趁參與同事精神奕奕時,腦容量叉足電時開會較有效益,難怪不少腦細和上司都愛開早會。幸而另有專家突破盲腸:正因員工早上最醒神,不宜開會!

最差早會:星期一早上

尤其是星期一早上,雖然是開會熱門時段,實情卻非開會的良辰吉日。美國職場專家Lynn Taylor(著有熱賣書《Tame Your Terrible Office Tyrant: How to Manage Childish Boss Behavior and Thrive in Your Job)認為,經過周末周日連休,星期一早上回到辦公室恢復工作,是員工最有生產力的黄金時刻,切勿因召開會議而分散他們的注意力。另外一個原因是,部分員工也可能因諸多藉口而在星期一不回office,如外出見客,甚至稱病不起等。開會遇上Blue Monday症候群,都好難齊人了。

最好晏會:星期二下午2點半

幾時開會最有效益,是有一番斟酌的。英國預約日程管理網站YouCanBookMe於2016年發表一項研究,通過分析對53萬約會邀請的200萬個回覆後,建議最佳的開會時日是星期二下午2時半。這個「吉日吉時」,大夥兒剛吃完午飯,填飽胃口,也不是到周末心散等放假,call 齊手足開會無難度。

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次佳選擇:星期中間的下午時分

若不能撞正星期二開會,那就選一星期的中間和午後時分都不錯。YouCanBookMe共同創辦人Bridget Harris披露,該公司會在星期三下午3時開全體員工會議,讓團隊掌握那個星期的工作狀況,同時方便美國的同事用電話開會,可謂開會開到面面兼顧。

權宜之計:上午11

如果連次佳選擇都夾不到,且還是覺得早會較好,專家貼士是別把開會時間訂得過早。香港打工仔普遍屬夜貓子一族,要早起身加上趕頭趕命返公司,腦容量尚充滿睡意,太早開會確是難頂;特別對於年輕員工,就算人到都元神未到,遑論有好點子,影響開會效果。要開,就揀在上午10時至11時call meeting,這時眾人已清醒過來,又未肚餓到好想食lunch,開會都零舎有腦力。

逆天行動:午飯前一刻或臨收工

和打波先嚟落雨相輝映的,莫過於臨放lunch或放工前才召開會議。這樣做,必定令一眾員工的腦容量塞爆問號。當大家都餓到上腦或歸心似箭時,上頭卻「唔通氣」要開會,三言兩語快聚快散還好,如是長命會,還預了叫外賣一路食一路開,真的祝君好運!

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提升開會效益小錦囊

除了揀啱吉時吉日,有些秘訣傍身,絕對可令開會大吉。

  • 主持人見到與會者個個烏眉瞌睡,或肚餓到咕咕聲,就要醒目,避免要眾人對重要事項提出意見或表決。
  • 站立開會,個個挺胸stand up,杜絕軟癱在座位的萎靡狀態,精神集中啲,開會節奏快啲,離題機會少啲。
  • 參考L.U.F.(bottom line up-front)開會大法,包括先確定會議性質(究竟屬資訊性開會、決策會議、討論大會,抑或腦震盪創意會); 45分鐘不長不短是最fit開會時間;提前一兩天給予開會資料讓員工早作準備,而非臨開會前3分鐘才派文件;開會有目的,散會後有行動。

 

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