放假前指定動作──寫自動回覆E-mail 3大段落鋪排加入4個休假情景（附範例）
放假最怕除了老細急call，就是其他人send email給你沒收到回覆，便以為你不負責任地「已讀不回」。其實，一則寫得好的 Outlook 自動回覆，可以幫你保住專業形象。本文用 3 分鐘教你完成 Outlook Auto Reply 設定，拆解 6 大必設情況、內容鋪排心法，並附上中英文範本，等你放假放得安心。
二、如何在 Microsoft Outlook 設定「自動回覆（Out of Office）」訊息？
無論放長假還是請病假，總之只要不在辦公室，無法隨時查看電郵，都應該要寫一則自動回覆訊息，當有人發送Email給你，對方可透過自動回覆訊息知道你暫時無法回覆，如此一來，免去對方空等或向你上司投訴你已讀不回。不過，這則「我放假呀」的訊息聽起來很簡單，但實際上，應該如何寫才不失禮數又能清晰傳達關鍵訊息？不同場景下需要加入哪些內容？Tone and manner又應如何修飾？即看以下實例教學，選取適合你的內容吧！
一、6大常見情況需設定 Auto Reply
1. 出國旅遊／出差：無法穩定連接網絡，難以即時回覆。
2.請病假／住院中：專心休養期間，無法處理工作事務。
3.休假中（年假、特休等）：暫時離開崗位，安排放鬆。
4. 全天會議／外出開會：當日行程滿檔，無法即時查看電郵。
5. 家庭／產假：因家庭事務暫停工作。
6.進修／培訓中：參加課程或工作坊期間無法回覆訊息。
二、如何在 Microsoft Outlook 設定「自動回覆（Out of Office）」訊息？
在開始撰寫自動回覆的內容前，應該替 Microsoft Outlook 設定「自動回覆（Out of Office）」。以下是最常用的設定步驟，適用於 Outlook 365 或桌面版 Outlook：
步驟 | 桌面版 Outlook (Windows/macOS) | Outlook Web 版 (Outlook 365) |
1 | 打開 Outlook 應用程式 | 登入你的 Outlook Web 帳號（https://outlook.office.com) |
2 | 點選上方功能列的「檔案」(File) | 點選右上角齒輪圖示（⚙️）→「查看所有 Outlook 設定（View all Outlook settings）」 |
3 | 點選「自動回覆 (Automatic Replies)」 | 選擇左側欄「郵件（Mail）」→「自動回覆（Automatic replies）」 |
4 | 勾選「傳送自動回覆（Send automatic replies）」 | 啟用「傳送自動回覆」功能，並設定起止時間（可選） |
5 | （可選）設定起始和結束時間，自動啟用/關閉 | 分別輸入內部與外部回覆訊息，貼上預設好的內容 |
6 | 在「內部收件者」與「外部收件者」分別輸入你的 Out of Office 訊息 | 點選「儲存（Save）」 |
7 | 點選「確定（OK）」完成設定 |
三、3大段落鋪排適當內容
在設定Auto Reply的out of office訊息時，可根據以下建議及範本撰寫你的內容：
第一段：開場白 禮貌與親切兼備
開場需要首先表達禮貌，用上簡單的感謝語句就非常不錯。
Thank you for your email.
多謝你的電郵。
Thank you for your message.
多謝你的訊息。
第二段：帶出重點 必提離開及回歸時間
開場白過後，需要講出到底自己於甚麼時間無法回覆，至於具體原因就看個人喜好，也可以簡單交代一兩句解說自己為甚麼不能查看電郵。有時候即使旅遊，遇上緊急公事，有些打工仔仍會check check inbox，看看有沒有必要插手的事宜。以下是5個休假狀況的自動回覆訊息範例，可按個人情況採用：
| 情景1：一般情況 | I will be out of the office from 1/2 until 15/2. 我將於1/2至15/2不在辦公室。 I am currently out of the office with no email access. I will be returning on 15/2. 我現在不在辦公室，不能連接電郵。我將於15/2回到辦公室。 |
| 情景2：出國旅遊 | I am out of town with limited internet access. I will be back on 15/2. 我現時不在香港，只有有限度的網絡連接。我將於15/2回到辦公室。 I am out of town until 15/2. I am only able to check email sporadically. 我現時直到15/2都不在香港。我只能偶爾檢查電郵。 |
| 情景3：請病假 | I am out of the office due to illness. I expect to return on 15/2 and will get back to you at that time. 我現在因病缺勤，預計於15/2回到辦公室，屆時將回覆你。 |
| 情景4：外出開會／工作／公幹 | Please understand that I am out of the office attending a meeting today and I might not be able to respond on time. 我今天要出席會議並且不在辦公室，回覆可能會較慢，請見諒。 I am at ABC Event until 15/2 and may be slow to reply. 我直到15/2都在出席ABC活動，回覆可能會較慢。 |
溫提：介面名稱或路徑可能因 Outlook 版本或公司系統設定略有不同，如未能找到選項，建議向公司 IT 部門查詢。」這樣可以避免讀者以為「所有人一定看得到自動回覆功能」
第三段：打完場 提供解決方法
說完自己為何不在，就當然要找個解決辦法，例如留下個人電話、其他同事的姓名、職位和聯繫方式，或是請對方繼續等，不過要留意留下方法之前要確保自己真的能接聽電話，或是同事真的可以代為跟進，否則就請對方等待直到你回來就好。
If you need immediate assistance please contact Peter at [email protected]
如您需要即時協助，請聯絡Peter（[email protected] ）。
Please refer all urgent matters to Peter at [email protected]
請將緊急事宜轉交至Peter（[email protected] ）。
For urgent matters, please contact me on my cell phone at 9912 3456.
如您需要緊急協助，請致電我的手提電話9912 3456。
I will reply to your email after I return.
我回來後會回覆你的電郵。
最後，記得下款（Best regards）和署名！
四、兩大常用自動回覆電郵中英文範例
版本 | 英文內容 | 中文內容 |
友善版 | Hello! Thanks for your message! I'm currently on annual leave until [Date] and might not check emails frequently. Don't worry—I’ll get back to you as soon as I’m back at my desk. If you need immediate help, please contact [Colleague’s Name] at [Email Address/Phone Number]. Best wishes, [Your Name] | 你好！ 感謝你的來信！我目前正在休年假，直到 [日期]，並且可能不會經常查看郵件。別擔心，我回來後會盡快回覆你。 若需要緊急協助，請聯絡[同事姓名]，電郵或電話是：[Email Address/電話號碼]。 祝好， [你的名字] |
專業版 | Hello, Thank you for your email. I am currently on annual leave until [Date] and will respond upon my return. For urgent matters, please contact [Colleague’s Name], [Job Title], at [Email Address]. Apologies for any inconvenience caused. Kind regards, [Your Name] | 您好， 感謝您的郵件。我目前正在休年假，直到 [日期]，將於返崗後回覆您的訊息。 如有緊急事項，請聯絡[同事姓名]，[職稱]，電郵：[Email Address]。 對於帶來的不便，敬請見諒。 此致， [你的名字] |
在儲存並啟用你的自動回覆前，別忘了檢查這三件事：
▪ 是否清楚寫出請假的日期或期間？
▪ 有沒有留下替代聯絡人的資訊？
▪ 確保outlook系統設定正確無誤
一切就緒後，安心按下「儲存」，放心享受你的假期吧！
學懂清新自然的 Email 用語、開場白與上下款，讓職場溝通更得心應手。
五、常見問題
問題1：自動回覆一定要開給「外部收件者」嗎？會否有風險？
未必一定要。若你經常與客戶、供應商或合作夥伴以電郵往來，開啟外部自動回覆可避免對方誤會你失聯；但若你的工作涉及敏感項目、內部資訊或未公開安排，則建議只對內部同事啟用。重點不在「開唔開」，而在於是否適合公開你的離崗狀態與時間。
若擔心離崗時間外洩，可用模糊表述如「until next week」而非具體日期；檢查公司政策，部分金融機構禁用外部自動回覆。設定路徑：File → Automatic Replies → 勾選「Outside my organization」前先評估。
問題2：自動回覆寫得太冷淡，會否影響專業形象或關係？
會有影響，但關鍵不在用字有多熱情，而是是否「清楚又有交代」。只要清楚說明你何時回來、如何處理緊急事項，即使語氣簡潔，也不會顯得失禮。反而過度客套、內容空泛，容易令對方看完仍然「唔知點算」，這才是真正影響專業感。
問題3：臨時請假或突發狀況，來不及設定自動回覆怎麼辦？
若情況緊急，可先設定最簡版本，只交代「暫時未能回覆」及「替代聯絡方法」，其後再補充詳細內容。比起完美措辭，更重要的是「有回應機制」。即使只有一句簡短自動回覆，也比完全無聲無息，更能保護你的工作信譽。
此文章由原作者及Jobsdb HK撰寫／編輯。如欲刊登於其他網站或刊物，請電郵至[email protected]與我們聯絡。如有發現侵犯版權，原作者及Jobsdb保留採取法律行動的權利。
