【HR必讀】人力資源數碼轉型 全方位自動化 省時增效、滿意度大增
HR嘅工作，就係每個同事嘅事都關佢事。由招聘新人、篩選及面試、簽約、安排強積金登記、處理同事請假、回覆查詢等，數之不盡HR需要負責的繁瑣工作，如果有AI法寶就可以大大減輕他們的工作量。
環速集團（Speedy Group）成立20年，一直致力鑽研及提供創新高效的資訊科技支援方案，迎合企業及市場需要，今年勇奪Jobsdb HR Awards 2023-24「HR Digitalization Award」。AI in HR是近年各行業及人力資源界別的熱門話題，明白到企業及HR在招聘及處理人力資源工作講求速度、成效、資料安全及準確度，如何善用AI達到以上效果，是僱主們追求的。環速集團針對人力資源數碼轉型（HR Digitalization），歷年不斷提升創新措施，如透過電子簽約、中央化通訊系統等數碼化和自動化的人工智能措施，大大提升HR的工作效率和營運表現，部分甚至節省高達八成時間，省時增效，客戶和員工均大表滿意。
3大HR數碼轉型措施 小改變大改造
AI科技的發展一日千里，行業競爭大，環速集團必須走得更前，其服務理念是透過各方面微小的提升，由小改變實現大改造，全面提升公司的效率和營運績效。在企業不同部門之中，HR是其中一個最需要化繁為簡的部門，環速集團項目總監陸宗賢（Johnny）指出：「公司共有過千名員工，每天來自同事們的日常查詢及各種請假、申請等工作都耗用了不少人力。我們將數碼化的人工智能工具廣泛應用於日常HR的運作上，好處除了自動化，減輕員工負擔外，同時有效中央管理，加強了系統的透明度和同事之間的溝通，方便跟進。」實踐人力資源數碼轉型，亦有助增強品牌的專業形象。
▲ Johnny表示電子簽約、員工一站式平台及自助進修系統3大數碼轉型措施，達到省時靈活效果，既方便公司員工，也滿足客戶需要。
1. 電子簽約
環速集團自2020年疫情初期，已全面採用數碼化電子簽約，當時已獲企業客戶和同事高度接受。目前已有九成以上人力資源相關文件，如簽訂員工合約等，使用電子簽署。傳統簽約一般約需1至3個月時間處理，以電子簽約則節省約八成時間，最快甚至一天已可完成整個程序。對HR來說，大大加快了新員工的上任時間及入職流程，減省繁複的工序和工作時間，更快捷方便。同事亦不再受時間和地點所限，即使旅遊中仍可隨時遙距工作；更重要是環速集團的系統設有加密保護，保障同事及應徵者的私隱，亦可配合政府的網上平台「智方便」，提升處理文件效率。
2. 員工一站式平台
環速集團的員工一站式平台是一個無縫溝通的綜合系統，用作員工通訊及提交請假申請等。集團及其客戶有來自不同城巿的員工，大家採用不同通訊平台，如WhatsApp、Line、微信、電郵和電話，透過此雲端系統有效中央化及系統化於一個共同平台處理查詢，HR能快速掌握同事的背景資料盡快解答，加強與員工的溝通和管理成效。HR亦可利用AI工具設定自動解答功能，方便同事隨時查詢並即時獲得回覆，即使複雜的問題，亦可獲得高準確度的回覆。同事亦可自助請假、處理醫療保險、員工福利等申請，對員工及HR而言，流程和工序都更快捷。
3. 自助進修及專業培訓
疫情後，透過網上培訓課程增進知識，已變成新常態。環速集團除了定期舉辦在職培訓，亦鼓勵員工按自己的工作和生活模式、習慣及時間，報讀及參加網上課程、網上講座、工作坊等，或於網上圖書館查閱資料。員工一站式平台上亦提供自助進修資源，讓同事隨時提升專業技能，保持競爭力，與不斷轉型的市場接軌，靈活彈性。
環速集團現時為Microsoft Global Training Partner，可根據客戶需求提供一站式的專業培訓，尤其企業的資訊保安必須與時並進，需要隨時更新電子教材和學習工具。例如不幸遇到網絡詐騙，員工應如何跟據指引作進一步行動，包括發佈新聞稿、即時聯絡有關政府部門等，環速集團都有相應的企業培訓及緊急應變服務方案。
招聘新趨勢：碎片化技能要求
以往的招聘要求，一般需要求職者懂得一、兩項主要技能或電腦程式語言。時至今日，Johnny指招聘要求已有改變，「由於現在很多工序已經自動化，可由AI代勞，現在僱主對人才需求亦變得碎片化。例如有些僱主或會要求聘請『多功能』的員工，他未必需要專精的技能，反而更需要擅用AI或各種智能工具，讓工作變得事半功倍的技巧。」
▲ Johnny、業務拓展總監Kelvin（中）和人才服務經理Circle（左）同指，AI不會取代人類，相反HR在AI的輔助下能夠省時增效，釋出更多時間處理人性化的工作。
AI可威脅人類？HR新角色迎合新時代
縱然AI in HR大大縮減人手及處理時間，Johnny直言人工智能仍然難以取代人類，「簡單程序如審批、填表的確可由AI代勞，但很多決策、產品或技術開發，仍需由人處理。最理想是AI結合真人互相應用，達致省時增效，這亦是未來10年的大趨勢。」回應市場需要，環速集團將投放資源開發更多人工智能平台，既讓同事得益，亦擴大客戶群。
談到HR的角色，Johnny稱已經有別於以往，「AI減輕日常的工作負擔後，HR可以集中處理更多人性化的工作，關顧員工身心需要，加強與同事溝通，都是在講求身心健康的世代不可忽略的部分。HR的暖心角色，可讓員工感受到公司的溫暖和被重視，間接對提升工作氣氛和士氣有莫大裨益。」
（資料由客戶提供）
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