【附English Resignation Letter Sample 】寫辭職信有4大禁忌？勿用情緒字眼 交代2大離職原因
辭職不只是交代一句：「我唔做喇」那麼簡單。一封寫得體的辭職信，才是你最後的名片。無論辭職理由為何，格式寫錯，或洩露情緒，分分鐘影響 reference check。本文附上英文辭職信範本 （English Resignation Letter Sample），拆解辭職信 4 大禁忌、2 大常見離職原因，教你如何「好來好去」，優雅轉身不留污點。
一、English Resignation Letter Sample：了解必備內容，寫得體的辭職
二、English Resignation Letter Sample 的兩大參考原因：交代原因、縮短通知期
三、撰寫辭職信禁忌
1. 流露太多負面情緒
2. 不要透露太多新工去向
3. 不要表現出事不關己的態度
4. 跳「草裙舞」
辭職需要理由之外，還需要一封辭職信作正式的書面通知。香港，大部份公司都接納英文辭職信（English Resignation Letter Sample ）作為員工的正式離職通知。如何在遞辭職信時仍保持專業形象？最起碼要交一封合符格式、又寫得清晰的辭職信。無論你打算用英文還是中文撰寫辭職信，撰寫前最好先清楚了解格式，以免寫錯而失禮人前。接下來就為大家講講英文辭職信的範本，並針對兩個情況，建議撰寫時可以加入的字眼，希望正在看這篇文章的你，寫出一封得體的英文辭職信。
首先，讓我們認識一下英文辭職信的範本。
一、English Resignation Letter Sample：了解必備內容，寫得體的辭職信
[Today’s date] [Mr/Ms. boss’ name] [Boss’ job title] [Organisation name]
Dear [boss’ name], Please accept this letter as notice of my resignation from my position as [position name] for [organisation name]. My last day of employment will be [date]. Thank you for the support and opportunities that I have been given at [organisation name] during the past [4 years]. I have sincerely enjoyed working for the team and appreciate the professional development I have received.
I wish you and the company all the best. I hope our paths will cross again in the future.
Yours sincerely, [signature] [name] |
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二、English Resignation Letter Sample 的兩大參考原因：交代原因、縮短通知期
基本上，一句「Due to personal matters」已經夠用——反正你上司或HR在收信後多會找你傾傾再詳問，到時再交代也可。但為了跟上司好來好去，而又不介意講明離職原因，就可以運用以下這個寫法，可以省去打後被問長問短、打破沙盆問到篤的煩惱。
After much consideration, I feel it is time to move on to new challenges and [have accepted a position elsewhere / plan to embark on further studies to pursue my interest in xxx]. I look forward to the new direction of my [career / life], though I will miss being part of our team and the company. / [I have decided to stay home with my child for the first few years after her birth / Unfortunately, I have important issues to take care of at this time], and I will be unable to fulfill my duties to the company. Therefore, I feel it would be best for the company that I vacate the position. |
一般而言，打工仔如要辭職都需要一個月通知期，更甚者要兩或三個月。假如你希望能縮短離職通知期，無論打算運用任何方法，都請你在辭職信中交代原因。基於你有求於對方，盡量交代清楚想縮短離職期的原因，希望能說服或打動對方，讓你提早離職。
(Optional: 如你需要縮短離職通知期)
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寫好一封得體的辭職信，只是離職程序的第一步。這篇文章整理職場新人最常遇到的辭職疑問，助你在遞信的每個環節都處理得宜。
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三、撰寫辭職信禁忌
1.流露太多負面情緒
如果你想，辭職信中是可以交代自己離開公司的原因；但正如前面所說，離職原因基本上一句「Due to personal matters」已足夠，而毋須多加解釋。同為打工仔，上司或HR大概會知道離職原因多半為更高人工、更好發展——換句話說就是目前人工低過預期、工作沒有前途等等。不過，為了好來好去，話也不用說得太白，也不宜在辭職信中流露太多負面情緒，讓上司或HR知道太真實的想法而傷了和氣。盡量避免提到薪金太低、沒有晉升機會等原因，保持禮貌的語氣，留個好印象。切記人事部是會把這封信白紙黑字永久保存，將來的新公司更有可能會聯絡舊公司作reference check，因此不要在信中數落公司、老闆和同事的不是；牢騷的說話用口說就算了。
2.不要透露太多新工去向
假使你已有下一份工的着落，你也沒必要在辭職信中交代自己的去向，不用向公司透露太多有關新工的內容。即使你下一份工比現職的條件或待遇更優厚，也要忍着炫耀的衝動，無論令現職公司的上司、同事及HR尷尬。凡事留一線，他日好相見呀！你永遠不知幾時會再見或重遇這些上司及同事。
3.不要表現出事不關己的態度
雖然走至遞辭職信一步，代表你即將走人，確實很多這間公司的事快與你無關，但最好最後還是留下幾句表示關心的說話，例如你會盡力配合，做好交接、完成手上事務的工作等等，力保「有責任感」的形象。
4.跳「草裙舞」
有些人會在遞交辭職信的同時要脅公司給予升職或加薪，例如要比新公司的待遇更好，以換取自己繼續留任。有時候公司考慮到該同事正在跟進重要的任務，權宜之下也會答應條件，可是此後對該同事的印象和信任必然會蕩然無存；同時，新公司也會覺得接受了offer又取消的人很不負責任。如果想要求升職加薪，早於仍然在職的時候提出，不要把這些要求作為留任的談判籌碼。無論如何，遞辭職信就是下定決心要離別，別拖泥帶水，上演說好了要走但又可以留的婆媽戲碼。
四、常見問題
問題1. 辭職信一定要親身遞給上司，還是email 已經足夠？
在香港職場文化裡，大多數公司視電郵辭職信為正式且具法律效力的通知方式，尤其若公司日常內部溝通均以電郵為主。不過，是否需要同時親身交代，仍視乎公司規模、文化及你的職級而定。
若你屬於中層或管理層職位，建議先以面談或電話方式與上司溝通辭職意向，再以書面電郵正式確認，這樣有助維護職場關係及個人專業形象。對於基層職位，則以電郵或書面信件遞交通常已屬足夠。
另外，如公司有既定程序（例如HR portal 提交或紙本簽收），應按公司政策辦理，以確保辭職通知被正式接納。
問題2. 如果公司拖延回覆辭職信，通知期怎樣計？
根據一般勞工標準，通知期應以「僱主實際收到辭職通知」的日期為起點，而非公司回覆或批准的日期。只要你已清楚表達辭職意向，並能證明僱主已收到通知，通知期便已開始計算。 為保障自身權益，建議使用可追蹤方式遞交辭職信，例如：
● 使用公司電郵系統並保留寄件紀錄；
● 若以紙本提交，要求簽收副本或拍照留證；
● 若上司長時間未回覆，可主動抄送人力資源部，以確保程序透明。
這樣即使日後對「最後工作日」有爭議，你亦有書面證據自保。
問題3. 辭職信內容會不會影響日後的 reference check？
會，而且潛在影響不少。辭職信屬於人事檔案的一部分，通常會被永久保存，特別是跨國公司或大型企業，HR日後提供 reference 時會參考整體人事記錄。 若辭職信語氣過於情緒化、批評公司，或表達方式顯得倉促草率，容易令對方質疑你的專業態度與責任感。 因此，即使你離職原因並不愉快，信中仍應保持中性、理性與簡潔，例如：
● 粗略說明離職原因（如「尋求新挑戰」、「個人事業發展」）；
● 感謝公司提供的機會或經驗；
● 明確列出最後工作日及過渡安排意願。
這樣既能體現職場成熟度，也為自己日後求職留下良好印象。 打工仔跳槽係常事，但記得做好辭職準備，確保唔好留低手尾。即刻上Jobsdb入嚟睇更多關於辭職注意事項﹗
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