仲嚟well received?寫好公事email,閃避港式英文

仲嚟well received?寫好公事email,閃避港式英文公事溝通,往往要用英文寫email,很多打工仔儲落一些慣用語,例如well received、please find attachment等等,機械式用在郵件開頭結尾,原來都是廣東話式英語,無論對外對內商務聯絡,實在有欠專業……

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X Dear Sir/Madam,

現在邁進Hi來Hi去、全民扮熟的年代,電郵語氣又較正式的商業信件輕鬆。寫給同事或已有來往的客戶,「親愛的」似尊敬實見外,兼且過時。再者,你連對方的名字也不知道,誠意多少可想而知。當然,對於初次聯絡的客戶,為穩陣起見,用“Dear”是有禮貌的用字。

O Hi Robert,  給名叫Robert的同事或客戶打招呼

O Hi all/Hi team,  給團隊所有人

O Dear Mr Lee,  給姓李的尊貴客戶

O Dear Marketing Manager,  給只知職銜的客戶510x120-v1

X Well received

收到郵件,就會自動波寫句“Well received with thanks”,表示已讀,更是「好好」讀了。其實“Well received”的意思是某件事物獲得良好反應或正評,如形容受歡迎的電影和書本為“A well-received movie/book”。故此表達收到電郵,另有正確寫法。

O Received with thanks.  收到電郵,感謝。

O Well noted.  知悉了。

O Noted with thanks.  已知悉,感謝來郵。

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X I want to tell you

發送電郵的目的,是通知對方某事項,「我想話你知……」,然而將這廣東話直繹成港式英文“I want to tell you”,是很不禮貌的表達方法。要符合商務交流禮儀,有請“would like”出場。

O I would like to inform you that…   我想告訴你……

O I am delighted to tell you that…  我佷樂意告訴你……

O Please note that…   請注意……

X Please find attachment

公事電郵,很多時都會附加各式文件,好讓對方查閱參考。提醒收件人有附件的常見語句“Please find attached…”,又屬港式英文。從前寄信,打開信封尚可找找有沒有夾上其他東西;如今一封電子郵件,從何find起?摩登打工仔寫電郵,大趨勢是精簡、直接而有禮,附件提示,不必轉彎抹角。

O I have attached… 隨電郵附上……

O Attached is…  附上……

O I am enclosing…  我附上……

O Please refer to the attached…for more details…  詳情請見附件……

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X Please kindly reply me

希望對方盡快回覆你的電郵,不忘在信尾加上一句:“Please kindly reply me”,又please又kindly,雙重有禮,或者“Reply me please”,對方定必盛情難卻,火速回應吧?英文通識是,用了“please”,“kindly”可退位了,兩者並用,徒添累贅。另一方面,則是無禮地催促過頭,“Can you reply today?”,應改用客氣一點的“could”、”would”。

O Could you reply by Friday?  可以請你星期五前回覆我嗎?

O Would you be able to reply by Friday?  請你星期五前回覆給我嗎?

X Thank you in advance

為表誠意,信末來句「先行謝謝你啊」,看似好有禮貌,但諗真啲,實情不妥。因為事情都未發生,就假定對方一定應承,一定助你一把不可,收信人未必肯幫你,未必肯預收謝意啊。大部分加這句的打工仔,只是想寫來更顯禮數而已,落得令對方feel uncomfortable,豈不是無辜。想傳達謝意,省卻“in advance”吧。

O Thank you for considering my request.  謝謝你考慮我的要求。

O I will be grateful for any help you can provide.  很感謝如你可提供協助。

O Thank you./Many thanks.   感謝你的幫忙。

 

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