職場用錯力──Work Hard與Work Smart

職場用錯力--Work Hard與Work Smart

運動如用錯力,則無法發揮潛力,達不到預期目標,更換來七勞八傷。
職場如用錯力,則同樣事倍工半,除換來陣陣怨氣,更難以升職加薪。

工作講求效率和效果,Work Smart比Work Hard重要。很多人工作如一隻牛,日做十多小時,午膳甚至晚膳都買外賣,勤奮度200分。但工作時間長,不等如效率高。可悲的是,不少Work Hard如牛的,都是公司中層,害得下屬都受害。要Work Smart,應先從下列事情入手。


1. 刪減不必要的會議

會議宜少不宜多,宜精不宜長。開會前,先制訂好會議目的,及要達到的結果。切忌萬無目的地開會,那不僅浪費自己的時間,也在浪費別人的時間。最好把會議的時間設上限,好讓大家都能在時限內,簡而精地完成匯報和計劃。


2. 一人計短、二人計長

遇上腦閉塞,或想不通的時候,不要乾坐,那只會胡思亂想,不會找到答案。試試找個人來商量,正所謂「一人計短、二人計長」。未必每次都會收到有用建議,但聽聽其他人的想法,或可從聆聽和討論中,茅塞頓開。


3. 施教比盲做重要

不要把下屬的工作也扛上身!很多人都有這種想法:「教得嚟我自己都做埋喇」。然而,要是下屬不懂做、做不好,當上司的責任,就是要講解和教導。在初段時間會較為痛苦,又要教、又要更正,但假以時日,便會多個幫手。

不要抱著「教識徒弟無師父」的心態,害怕下屬學懂自己的工作,便失卻地位和重要性。正所謂教學相長,若下屬能分擔自己工作,自己也能騰出時間去學習或嘗試上司的工作,讓團隊各成員都有進步空間。甚麼也自己扛,沒有時間和空間去進步,便會原地踏步。


4. 時間分配

適當的時候要做合適的事。早上頭腦清醒的時候,適宜處理思考性工作,如計數、寫報告、思考新提案。如果是中、高層,可以比下屬早上班一小時,專心處理好手頭上的工作,「時」半功倍。

一氣呵成地工作可增進效率,因此應把同一工種放在同一日,好讓自己能專心處理。我喜歡把會議,不論是公司內外,都安排在同一日進行;又或是用一整天時間,專心處理數字或寫報告。


5. 出勤安排

不要少看出勤的交通時間,其實一來一回很花費時間。把出勤安排在早上或下午,把上班和出勤時間重叠,已可省回交通時間。地點安排也很重要,不要同一日內橫跨香港、九龍、新界;把同區會議安排在前後時間,省回時間亦可省回氣力。


6. 「我很忙」

職場裡,不少人喜歡營造「我很忙」的形象,以增加自己的存在感和重要性。久而久之,便會成為一個工作狂,甚麼工作也扛上身;在沒有足夠的時間和體力下,工作變成了有量沒有質,而忘記了「質素」才是上位的元素。


用適當的力打工,在最短時間,做最有效率的事,才能「財(前途和錢途)」 「息(休息)」兼收!

(image via freepik)

 

Paula Yang

 

NDN Group總經理。從事廣告業超過20年,於1999年展開數碼行銷生涯。曾任職4As廣告公司、傳媒廣告銷售部主管、電子商貿產品經理,現任整合廣告公司管理層,涉及範疇包括網站/手機製作、社交媒體、創新科技、用戶體驗(UX)及企業培訓等。網誌:在途上

 

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