6大AI工具讓文職效率翻倍！Email、會議、報告秒速處理 附2025更新實用指令與範例
辦公室打工仔每日處理N咁多項文書工作，覆email、開會、寫報告、整理資料樣樣要做，偏偏時間總是不夠用。幸好在推陳出新的AI時代，打工仔人人手持幾種增加效率的秘密武器。本篇精選6個最適合文職崗位日常使用的AI工具，並附上實用指令公式與範例，按不同工作內容分類介紹，讓你對應情境即學即用，以便日後工作快人一步、事半功倍。
1. 寫Email不再煩惱：ChatGPT、Copilot in Outlook
2. 會議紀錄、報告從此自動生成：Notion AI、Fireflies.ai
3. 管理文件、內部通告、Word格式：Copilot in Word、ChatGPT
5. 整理待辦事項、管理日程：Notion AI、ClickUp
1. 寫Email不再煩惱：AI幫你構思、潤飾、回覆
推薦工具：ChatGPT、Microsoft Copilot（Outlook）
適用情境：撰寫英文電郵、整理冗長 對話、快速生成回覆草稿
回到公司的第一件事，打開電腦，海量的電郵立即在螢幕不斷彈出來！不論是回覆客戶查詢，還是撰寫內部通知，寫email幾乎是每個文職工作者每日必做的任務。AI工具可以幫你節省不少時間，甚至改善語氣與格式，避免出錯。ChatGPT和 Microsoft Copilot for Microsoft 365 是這方面的得力助手。
推薦用法一：ChatGPT 幫你起草回覆信件
你只需輸入事件概述 、語氣要求（如禮貌、親切、正式等）、指定語言，ChatGPT 便會自動生成一封清晰得體的回信草稿。它的功能非常全面，可以處理多種語言，並能根據你的要求調整語氣，從正式到輕鬆都可以。假如是回覆Email，建議提供原電郵給ChatGPT，那內容就會更加準確。
指令公式:
幫我用英文回覆以下電郵，表達［具體事件/內容］ 請保持簡潔專業，語氣禮貌。[講明要求的語氣或風格] 電郵內容如下：[貼上原電郵的全文] |
讓我們看看下圖的範例，假設收到一封客戶查詢為什麼延遲發貨的電郵，你的指令該怎樣寫？不同 的語氣或風格要求，ChatGPT會生成截然不同的Email。假如需要較花巧的長文，ChatGPT更是英文高手，以往需時雕琢的電郵，如今幾分鐘就完成了。
注意：只要表達的[具體事件/內容］愈清楚，草擬的Email就愈清晰，你只需稍作修改即可發送。
備註 ：雖然 ChatGPT 未在香港直接提供服務，但不少人都會使用 VPN連接平台。
推薦用法二：Copilot in Outlook 幫你整理收件箱
不同於ChatGPT需要輸入完整指令，Copilot 直接整合在 Outlook 介面中，提供多種便利功能。既設有直接的「按鈕功能」，讓你幾乎「點一下就能回信」。例如生成電郵草稿，按下「為我草擬回覆」，Copilot 會立即幫你生成一份完整的草稿。還有總結電郵內容，Copilot 在電郵上方提供一個「摘要（Summarize）」功能，一鍵就能整理出重點、決策和待辦事項。
它也有類似Chatgpt 的使用模式：對話式操作。你也可以在 Outlook 的 Copilot Chat 側欄中，直接用對話方式提問，例如：「幫我找出客人Alex Wong的今年內所有電郵，並總結他提到的三個重點。」它就會從你的郵箱資料中搜尋並提供答案。
2. 會議紀錄、報告從此自動生成：AI幫你整理重點、產出初稿
推薦工具：Notion AI、Fireflies.ai
適用情境：整理會議筆記、生成會議紀錄草稿、為報告提供初步框架、從冗長會議中提取重點。
開會花時間，但更耗神的是會後整理會議紀錄。將長篇大論的討論內容轉化為清晰、有條理的報告，往往需要大量時間和精力。幸好有專門的AI工具可以幫你完成這一步！Notion AI和Fireflies.ai是兩個很好的選擇，一個擅長文件管理與內容生成，一個則專注於會議轉錄與總結。
推薦用法一：Notion AI 快速生成會議紀錄與報告
Notion AI 是你個人開會後的最佳AI助手，適合線下回議會直接整合在 Notion 筆記頁面中，讓你在邊做筆記的同時，就能即時生成會議總結、待辦事項列表。它也能將你的筆記整理成一份結構完整的報告初稿。
指令公式：
綜合以上會議筆記，為我生成一份會議紀錄。請列出決議事項、行動項目（附負責人）和下一步行動。會議筆記：[貼上你的筆記] |
根據以下要點，為我撰寫一份專案進度報告。報告需包括項目背景、目前進度、遇到的挑戰和下週計劃。要點：[貼上你的要點] |
例子：
假設會議中你只來得及記下幾個關鍵詞和句子：「市場推廣策略、預算削減、老闆要求新方案、下週五前交初稿」。你可以將這些凌亂的筆記貼進 Notion，然後向 Notion AI 發出指令，它便會自動生成一份整齊的會議紀錄，包含決議（如需重新制訂推廣策略）、行動項目（如需撰寫新方案初稿）和截止日期。
除了在 Notion 頁面中整理筆記，Notion AI 的一個新功能，讓它搖身一變成為你的「AI 錄音筆」。這個功能的操作體驗非常直觀，無需複雜設定或串接其他程式。操作方式：
手機版：只需打開 Notion 手機 App ，點擊開始，即可將身邊的聲音轉錄成文字。過程 非常方便，就算你是在用電腦開線上會議，也可以用手機 App 來進行會議紀錄，且辨識效果依然清晰 。
電腦版：使用電腦版時，只需提供螢幕錄音錄影的權限，之後就可以在任何線上會議中，讓 Notion AI 幫你即時轉錄會議內容 。小編使用Mac機，權限接受後，立即連接手機，開始錄音，AI幫你寫筆記。
它的設定很簡單，不像 Otter.ai 等工具需要串接 Google 日曆或邀請一個筆記帳號進入會議 。而且更可以隨時隨地可用，不論是線上會議還是線下討論，只要打開 App 就能立即開始使用 。整個操作流程非常簡單，幾乎沒有額外的學習成本 ！
這個新功能讓 Notion AI 不僅是你的筆記和文件管理工具，更是一個隨時待命的會議記錄助手。你不再需要手動速記，而可以更專注於會議討論本身。
推薦用法二：Fireflies.ai 自動轉錄與總結線上會議
Fireflies.ai 是最適合線上會議的 AI 工具，它能自動加入你的線上會議（例如 Zoom、Google Meet），將對話內容轉錄成文字，並生成精準的會議總結，甚至標註出關鍵詞。對於需要記錄長達數小時、參與者多不勝數的線上會議來說，它一個極度高效的工具！
例如在一個跨部門的項目進度會議中，有十幾位同事發言，討論了多個問題。Fireflies.ai 可以將整個會議的文字稿記錄下來，並自動標註出「預算」、「客戶要求」等關鍵詞。會議結束後，你只需打開 Fireflies 的總結，就能一目了然地知道這次會議的最終決策和你的待辦事項，大大提高效率。
主有三大實功能：
自動轉錄：將會議中的語音內容轉錄成文字稿，準確度高，並能識別不同發言人。
生成摘要：自動整理會議中的重點、決策、行動項目和關鍵問題，並生成一份簡潔的會議摘要。
關鍵字搜尋：在文字稿中搜尋特定的關鍵字，例如：「預算」、「截止日期」、「老闆的建議」，讓你快速找到你需要的部分，省去重聽錄音的麻煩。
3. 管理文件、內部通告、Word格式：AI幫你一鍵整理、潤飾
推薦工具：Copilot in Word、ChatGPT
適用情境：撰寫內部通告、整理Word文件格式、總結長篇報告、將文字轉化為表格。
文職工作經常要處理Word文件，不論是撰寫通告、邀請信，還是整理表格、更新部門文件，都需要清晰的結構和得體的格式。但不是每個人都熟悉排版規則，更何況還要顧及語氣、字眼、格式等細節。這時，AI就是你最強的文件助手，讓你更專注於內容本身。
推薦用法一：Copilot in Word 協助撰寫與潤飾通告內容
Copilot for Microsoft 365 能直接 在 Word 介面中操作，它能根據你的指令，自動生成一份正式又得體的通告或通知，並建議段落結構、標題格式，適合常見的人事公告、會議邀請、公司內部通知等。
指令公式：
請幫我撰寫一份正式的中英文人事通告，內容是：Alex Wong 下星期一加入市場部任助理經理。語氣需正式簡潔，包含報到時間與聯絡方式。 |
推薦用法二：Copilot in Word 自動幫你整理文件格式
若你手上有一份內容完整但格式凌 亂的文件，直接打開Word檔案，Copilot 可以幫你自動加入標題、分段、列點、粗體等結構化排版，使整份文件變得清晰易讀，節省大量手動整理時間。
指令公式：
請幫我將以下內容整理為清晰的三段式格式，加入標題與子彈點，語氣保持正式。 |
Copilot會在Word側欄提供格式建議，點選即可套用。
推薦用法三：ChatGPT協助草擬與潤飾公文內容（無Copilot也可用）
但是，Copilot for Microsoft 365 屬於付費訂閱服務，需要公司購買企業級授權才能使用。如果你所在的公司沒有訂閱， 也可以利用ChatGPT來撰寫通告或整理文字。你只需提供事件內容與語氣要求，AI便能幫你生成初稿。
指令公式：
根據以下要點，為公司內部撰寫一份項目進度通告，語氣專業，結構清晰，請務必包括下週的行動項目。要點：[貼上你的要點] |
總結附件這份長達十頁的報告，為我生成一份一頁的摘要。請只提取最核心的結論和建議。 |
注意，ChatGPT 較為適合在初稿階段使用，可快速試出不同語氣與版本。但如果要進一步套用Word格式，你就要手動貼上到Word中，再加以調整。
4.自動搬數、填表、更新資訊等重複性的任務：Zapier 幫你處理
推薦工具：Zapier
適用情境：跨平台自動搬運資料、自動傳送電郵、定期更新不同系統的資訊。
每日都有很多工作是簡單但重複的，例如將客戶資料從一個表單搬到另一個系統、定期從網站複製數據、或是自動發送內部通知。這些流程如果交給AI工具，幫你「設定一次，永久搞掂」，不僅能節省大量時間，更能減少人為錯誤，提高效率。
Zapier 是一個無須寫程式的自動化平台，可以連接超過數千個不同的應用程式（如 Google Form、Excel、Email、Slack、Drive 等），讓你都能打造屬於自己的 AI 工作流。你只需設定好「當A應用程式發生某事，則在B應用程式執行某動作」，它便會自動完成這些繁瑣的「搬運」工作。它針對不同行業，把應用程式分門別類，教學也頗為詳細，下圖就是市場推廣Marketing 常用的Apps。
推薦用法一：Google Form → Gmail 自動回覆
每當Google Form 有一個新回應，Gmail 自動發確認電郵給填表人。
Zapier 指令設定示意（英文介面）：
● App：Google Forms → New Response ● App：Gmail → Send Email ● Email To： ● Message：Hi ! We’ve received your submission. Thanks! |
當你設定完一次後，Zapier就會在背景自動運作，毋須手動干預。
推薦用法二：Google Form → 自動新增入CRM / Asana / ClickUp
例如，你的公司定期會舉辦活動，你需要將報名者的資料從 Google 表單逐一複製到公司的客戶名單 Excel 表格中，或者新增到 CRM 系統、任務管理工具或行事曆。
Trigger ● App：Google Forms ● Event：New Form Response Action ● App：ClickUp ● Event：Create Task Set Up Action： ● Workspace：Your Team Workspace ● List：HR Requests ● Task Name：Leave request from ● Description： — Requested for ● Due Date： ● Assignee：HR Manager / You |
推薦用法三：表單有特定回應 → 自動通知上司（以Slack為例）
當表單中的回應達到特定條件時，自動發送通知給相關人員。
Trigger ● App：Google Forms ● Event：New Form Response Filter Step（重要！） ● App：Filter by Zapier ● Condition：If [Request Type] (Text) contains "Leave" Action ● App：Slack ● Event：Send Channel Message Set Up Action： ● Channel：#hr-notice ● Message Text：📝 New leave request from for . Please review. ● Mention user：@HR Manager（如需要） |
5. 整理待辦事項、管理日程：AI幫你專注於重要任務
推薦工具：Notion AI、ClickUp
適用情境：從會議紀錄中生成待辦清單、自動整理工作優先級、為你的任務清單提供下一步行動建議。
文職日常工作最怕的，不是做不切，而是忘記做：「報告幾時交？會議邊日開？同事要你追件，但上次講過乜你又冇記低⋯⋯」這時候，AI任務管理工具就能幫你一條龍搞掂行程、任務與提醒。
推薦用法一：Notion AI 幫你從筆記中自動生成待辦事項
承接第2章的用法，Notion AI 不僅能幫你寫會議紀錄，它還能從紀錄中提取關鍵的「行動項目」，並將其轉化為結構化的待辦事項列表。這能確保你不會遺漏任何重要的後續工作。
假設你剛完成一份冗長的會議紀錄，其中包含許多「需要跟進」、「請同事處理」等內容。你只需向 Notion AI 下達指令，它便會自動篩選出這些關鍵點，並生成一份清晰的待辦事項列表。你甚至可以要求它將這些任務加上負責人標籤，以便於後續追蹤。
指令公式：
從以上會議紀錄中，提取所有行動項目，並以清單格式列出。請註明負責人和截止日期。 |
根據我的日常工作內容（Email、文件整理、會議），為我制定一份今天的待辦事項清單。 |
推薦用法二：ClickUp AI 整合式任務管理與 AI 助手
Notion AI 適合從你的個人筆記、會議記錄等內容中，自動生成待辦事項和任務清單。如果是需要進行複雜專案管理、團隊協作，以及更詳細的任務規劃和自動化，那麼ClickUp AI 就較為合適了！
ClickUp AI 的強項在於「管理和協作」，結合了專案管理、文件協作和任務清單等多種功能。它的 AI 助手可以為你提供更高階 的幫助，例如自動生成任務描述、為項目規劃提供建議等。
它可以根據你的工作內容，自動建議工作分類，例如「報告」、「會議」、「待批」，並預計完成時間， 安排小組協作的負責人與提醒時間。
例如，當你為一個新的市場推廣活動創建一個專案。你只需在 ClickUp 中創建一個名為「夏季推廣活動」的任務，然後向 AI 助手發出指令：「幫我寫一個推廣活動的任務描述，內容包括目標受眾、推廣渠道和預計時程。」AI 會立即生成一份完整的任務描述，讓你可以快速啟動專案。
總結
從自動生成電郵草稿、整理會議紀錄，到處理複雜的文件格式和自動化重複性任務，我們介紹的這六大AI工具，涵蓋了文職工作的大部分日常場景。
它們不是遙不可及的科幻產物，而是實實在在能幫助你提升工作效率、節省寶貴時間的得力助手。
● 選對工具最重要：文章中介紹的工具各有專長。例如，如果你主要使用 Microsoft 應用程式，Copilot for Microsoft 365 會是你的最佳選擇；如果你需要一個全能的筆記與任務管理平台，Notion AI 則能讓你事半功倍；而對於需要處理跨平台自動化任務的你，Zapier 則是你的不二之選。
● 從最簡單的開始：AI工具的用途雖廣，但不一定要一次全部學會。你可以從最常處理的電郵、文件入手，先嘗試用 ChatGPT 幫你潤飾語句，或用 Notion AI 幫你整理一份會議紀錄，逐步將 AI 融入你的工作流程中。
● 指令公式是關鍵：學會下達精準的指令（Prompt），是發揮 AI 工具最大價值的關鍵。我們提供的指令公式與範例，就是你的入門指南，多加練習，你很快就能成為 AI 工具的「指揮家」。
在香港這個講求效率的職場環境中，掌握 AI 工具不再是額外的優勢，而是提升競爭力的必要技能。現在就開始行動，讓 AI 成為你的職場最佳拍檔，為你開創一個更高效、更輕鬆的工作 生涯。
圖片來源：Freepik.com
