活動營運背後的滿足感 提升極致體驗 創造雙重回憶
每一場精彩的大型活動，不僅是當日的演出，更多是背後無數精心準備的小細節。從策劃、籌備到內容設計，活動營運團隊（Event Operations）必須與各部門緊密合作，才能讓懷著無盡期待的觀眾，在離開時帶走難忘的回憶。
ASM Global 活動營運（北區）主管Paddy Lynn表示，團隊的工作時間雖然接近24/7，但這份全天候的付出卻極具意義。他們的工作充滿樂趣和挑戰，目標是將不可能化為可能，最終讓觀眾享受極致而難忘的活動體驗，同時也為團隊成員創造美好的回憶，實現雙重的價值。他深信，在為觀眾帶來歡樂的同時，團隊成員也能在工作中找到快樂與成就感。
投入熱情、換位思考 為成功打好基礎
Paddy的團隊主要分為活動項目（Event）及社區體育項目（Community Sport Operations），他笑言，當沒有大型活動的日子，團隊就會舉辦社區體育活動，即是團隊接近全天候運作。「我入行24年，曾經參與舉辦各種大型活動，如2007年於法國舉行、多達5萬名觀眾的欖球世界盃賽、37,000人出席的歐洲最大型石油天然氣展覽及無數個演唱會。」
Paddy強調，在外地和香港策劃大型活動最大的分別在於文化差異。「我們需要深入了解當地人的生活文化、喜好和習慣，並在場地設計、餐飲、商場、公園等配套上作出相應調整，方便觀眾在活動前後用餐和消閒，從而提升整體體驗。」他又指，在規劃活動前，掌握多方面的資訊至關重要。「我們首先會理解主辦單位的期望和目標，以及觀眾的背景和喜好，然後尋找為活動增值的方案，例如提供特色餐飲和打卡位，這些都能為觀眾創造珍貴的回憶。」他深信，只要投入熱情並換位思考觀眾的期望，就能營造出更理想的活動配套。當聽到觀眾讚歎「活動超正！」時，那份滿足感是難以言喻的。
跨部門緊密合作 發揮團隊精神
作為觀眾，相信大家沒有想過策劃國際欖球賽和國際巨星演唱會的過程是截然不同。Paddy將活動營運團隊比喻為汽車的軚盤，「負責帶領不同部門朝正確方向前進，在評估活動規模及觀眾人數後，下一步便是安排人手，並與票務、銷售、技術、設施管理、物流、採購、客戶服務及保安等部門緊密合作；同時，我們也須與消防、警隊、運輸署等政府部門商討部署規劃，為活動做好充分準備。」
最近在香港新地標舉行的多次測試活動，充分展示了ASM Global活動營運團隊的合作精神。「由於場地剛落成且設施全新，當其他部門建議改善球場計分牌和屏幕後，團隊同事便立即與相關部門溝通並迅速處理。」每一場成功活動的背後，都依賴部門之間的緊密配合。每位同事各司其職，展現出ASM Global強大的團隊合作能力。
在海外場地遇上惡劣天氣是常見的情況。Paddy分享其經驗：「在蘇格蘭工作時，大風雪和嚴寒天氣迫使我和團隊即時變陣，協調場地和交通安排，聯絡運輸部門並安排鏟雪車清除積雪，確保觀眾能順利抵達。」這不僅講求團隊的合作精神，也考驗各部門的靈活應變能力。
▲ Paddy指出，活動營運講求團隊合作性和開放溝通，不僅團隊之間，跟對外的機構亦要合作無間，才可促成矚目盛事。
設施管理團隊的幕後故事
ASM Global 經常舉辦多元化的活動，而設施管理團隊對於活動能否完美流暢地運作至關重要。Paddy 細談團隊的幕後點滴：「大型活動項目和社區體育活動經常交替舉行，要讓各個場館全速運作是一大挑戰。在場地開放前，設施管理團隊會與技術部門進行詳細檢查，確保所有設置完善且運作良好，當然，恆常維修更是不可忽視的環節。」在ASM Global工作多年，Paddy培養出對工作的熱愛與責任感。當他看到地上有垃圾時，會主動清理；發現牆壁有損耗時，也會立即安排維修。
享受每天新挑戰 為觀眾和自己印記難忘時刻
活動營運最吸引人和獨特的地方在於：每天都能迎接不一樣的新挑戰。Paddy表示：「無論是安排壓力測試活動，還是策劃足球賽、演唱會和展覽等，每項活動都是獨一無二，總能讓人感到新鮮感。」至今，他仍然享受在這行業工作，其中一個重要原因正是身邊的同事們。「我不僅參與活動的執行，也參與公司的長遠發展。能夠與同事共事，將我的知識和經驗傳承下去，其實是一種教學相長的過程。我也可以從他們身上學到新事物，例如廣東話和香港文化。我很開心能帶著家人遠赴香港，參與新地標的發展並與本地團隊合作，這是一個非常難得的工作經驗。」
當Paddy有一天退休時，回顧事業生涯，最令他自豪的是：「我參與過無數個活動策劃，為無數人創造了難忘的回憶。這些回憶將銘記於心，讓他們在未來的十年、二十年中，能與朋友分享那些精彩時刻。另一方面，這些美好的回憶也同樣地深深印在我的腦海中。至今，我還記得第一次帶太太觀賞欖球賽、第一次帶女兒看演唱會的片段。這些珍貴的印記和滿足感，都成為我精彩人生的一部分。」
活動營運團隊的Crystal和John分別負責活動項目和社區體育項目。Crystal主要負責活動前、中、後期的工作：「前期包括球賽測試活動、活動裝置和策劃；活動期間則負責活動當天的管理、控制室管理；後期則需要撰寫報告。」她直言，工作中很多事情難以控制，「最讓我開心的是能夠將突發或不如預期的情況重新帶回正軌。活動營運考驗我們的應變能力，這是最有趣且最具挑戰性的部分。」她以往從事運動項目管理，工作性質較為單一，但在ASM Global卻能接觸多元化的活動，既有趣又能學習多種技能。
由於John負責的社區體育活動尚未正式開始，所以他目前主要參與支援工作。他認同Crystal的看法，活動工作中常有突發事件，考驗靈活應變的智慧。「在團隊中，我感受到大家的熱情及對工作的熱愛，懷著『Can Do』的精神，大家都不輕言放棄。能夠將不可能的事變成可能，是一種莫大的成就感。」活動營運團隊是接觸大眾的第一線，「我們最希望將開心的體驗和正面的感受帶給觀眾，看到他們笑著來、笑著離開，這是我最想看到的畫面。」
▲ Paddy、Crystal（右）和John（左）最享受在活動營運的熱血氛圍，只要熱愛這份工作，以帶給觀眾難忘體驗為目標，定會發揮「Can Do」精神，將不可能變成可能。
周詳人力規劃的完美配合 促成矚目盛事
當舉辦一場多達數萬人參與的大型活動時，人手安排也是一門學問。Paddy表示，對於全職和兼職人員的要求各有不同：「全職團隊須具備相應的技能，包括勤奮好學、誠懇踏實、積極主動，並且與團隊的價值觀相符。同時，調配大量兼職工作人員是最大的挑戰之一。兼職人員會參與賓客服務、票務、餐飲營運、場地佈置、後台管理等工作。令人欣慰的是，ASM Global擁有完善的培訓機制，讓兼職員工也能學到所需技巧並發揮所長。」
Paddy坦言：「協助同事累積經驗並不容易，因為招募和培訓是一項永無止境的工作。不過，能讓同事在工作中感到快樂、能力得到提升，並且笑著工作，這就是我在團隊中的價值所在。」他相信，愉快的工作環境有助於留住人才。
活動營運職涯具發展前景
ASM Global參與策劃的盛大活動將陸續登場，例如2025年3月舉行的國際欖球賽和4月舉行的國際巨星演唱會，行業內充滿發展機會。Paddy指出，團隊將組成活動營運的最強陣容，包括活動項目經理、社區體育經理、助理社區支援經理，以及客戶服務、票務等部門的同事。
Paddy期待招募熱愛活動策劃的新人：「希望招募與我們一樣充滿熱誠的新人加入團隊，若具備活動項目經驗更佳。公司將為新人提供一系列培訓，包括客戶服務、緊急處理技巧、急救培訓等，還有澳洲Venue Management Association（VMA）的專業課程。同時，新人也會獲得同事的貼身指導，幫助他們快速適應並增強責任感。」如果你熱愛策劃各類型活動、性格外向且喜歡挑戰自我，歡迎加入這個充滿熱血與發展機會的行業！
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