港企HR數碼化遜內地歐美 一站式人力資源整合平台增效率省成本
本港企業的傳統HR工作耗費大量人力物力，亦不時發生洩漏員工個人資料的事故。有協助企業將人力資源管理數碼化轉型的公司指出，本港在HR數碼化方面較歐美及內地滯後。然而企業做好HR數碼轉型，長遠不但減省紙張及行政工作等營運成本，一站式數碼化系統亦可因應客戶需要度身訂造並分階段實施，確保前線員工順利過渡。該公司建議企業選擇數碼化服務時，充份考量前期及長遠成本。
科聯系統集團（C&T Group）人力資源管理系統部門總經理Leo Siu表示，本港部份僱主及HR負責人抗拒數碼化，原因包括擔心前線員工受影響，也較難說服公司投放前期資金；目前香港不少企業仍使用地端（on-premises）模式，即把資料放在公司內的伺服器，擔心上傳雲端產生資料外洩風險。不過Leo強調，企業只要選擇度身訂造的一站式數碼化服務，就可免除這些擔憂。科聯在人力資源管理解決方案擁有30多年經驗，其人力資源管理系統PI HCM獲JobsDB Award頒發「最佳人力資源解決方案獎」。根據客戶的成功經驗，Leo指本港企業推行HR數碼化有下列好處：
一) 減成本邁向無紙化 免卻龐大前期投資
傳統HR工作牽涉大量填表、打卡等繁複程序。數碼化最明顯的優勢是減少人手操作，長遠減省相關行政工作量並降低營運成本；選擇雲端支援的SaaS模式的HR系統可避免高額前期投資，不必購買昂貴的硬件或許可證，只需每年支付訂閱費用，有助降低前期財務負擔；數碼化的精粹包括減少用紙邁向無紙化，對提倡ESG原則的企業尤其重要，有助公司實現可持續發展目標。
二) 手機打卡請假 介面便利員工
以前員工出勤往往須人手打卡，請假則需打電話給主管或填表申請。若HR工作數碼化，員工只需在電話App以簡單方式登入，按鍵就能請假、出勤打卡等，確保前線員工以至不常使用電話的同事都能簡易操作。最近科聯成功為一間坐擁近2000名員工的餐飲企業實施PI HCM系統。此前他們上班須用收銀機打卡，阻礙收銀工作。採用新系統後改以掃QR Code方式，或用Wi-Fi加GPS的打卡系統，只需手機即可完成出勤打卡流程；兼職員工也可隨時查看其出勤時間和日數等資訊，無需到月底才得知實際工作時數和收入。
▲ 科聯系統集團（C&T Group）人力資源管理系統部門總經理Leo Siu表示，企業做好HR數碼轉型，長遠可減省紙張及行政工作等營運成本。
三) 緊貼法例要求 保障私隱安全
本港勞工相關法例要求不時更新，Leo指數碼化系統在地化的薪資計算引擎已實時對應新勞工法例作調整，與新法例無縫銜接，自動緊貼當局最新要求及安排。以強積金對沖為例，科聯PI HCM系統會自動幫助企業計算應承擔數額，並與 MPF 平台實現整合，簡化供款流程。
私隱要求方面，系統會運用遮蔽技術將雲端個人信息加密，使外界無法識別具體資料，大大減低資料遭盜用的風險。科聯目前已在香港獲得ISO 27001、國內獲得 ISO 27701、ISO 27001認證， 及國家信息系統安全等級保護三級認證 「等保三級」。Leo指出，在信息安全層面上，這些認證已是進入本港及全球市場的基本門檻，以增強客戶信心；PI HCM的薪資系統更支援大中華地區的薪酬計算，有效應對多樣化的薪酬計算，兼備海外業務拓展能力。
四) 度身訂造一站式服務 分階段順利過渡
本港企業往往需選擇不同服務供應商來分別處理HR系統的薪酬、人力資本和招聘等，或造成系統間數據不同步的問題。擅長薪資和人力資源管理的科聯，最近與專注簡化招聘流程的Moka HR，以及健康科技和保險科技公司MixCare Health合作，將其服務加入PI HCM人力資源管理平台。科聯PI HCM系統與MixCare Health集成，增強了人力資源團隊與員工之間的互動，處理員工各領域的需求就更有效率；Moka HR與科聯是次合作的意義不僅在於技術層面，更在於提升企業與其最寶貴資產──「人」──之間的連結方式，深化雙方在建構生態系統上的投入，透過資源共享和技術創新，為客戶提供更個人化和高效的服務。Leo指出，系統可按企業要求提供HR各種服務，從招聘到薪酬福利、員工入職、出勤管理、強積金，以至離職或退休，都能兼顧。
至於僱主擔憂轉換新系統會影響前線員工的問題，Leo強調，一站式服務包括按僱主需要，分階段轉換系統，讓HR以至前線員工學習和適應，務求順利過渡。
▲ PI HCM系統可按企業要求提供HR各種服務，從招聘到薪酬福利、員工入職、出勤管理、強積金，以至離職或退休，都能兼顧。
五）Chatbot支援查詢 AI更表助編更
目前企業員工有關HR方面的查詢，往往需要利用員工手冊及政策指引解答。科聯PI HCM系統提供聊天機械人服務，可快速回覆員工查詢企業政策及員工守則，有助減少HR部門的相關工作量，更有效利用時間和資源做好與同事溝通和數據分析的工作；系統提供的AI功能亦簡化排班工序，例如按前線員工的過往表現和出勤紀錄建議編更方案，大大節省編更員工的工作量。
給企業的建議：充份考量成本
若企業決定將HR工作數碼化，Leo建議應選擇信譽良好且有經驗的公司，確保服務長遠及穩定；注意數據安全，需了解應用程序如何處理、儲存及加密數據，避免個人資料洩漏；須充份考量目前及未來成本，例如SaaS平台應用提供靈活性，而且未來升級功能也相對簡單，亦適合HR需求。他強調，大企業若仍依賴Excel或傳統系統，很難滿足員工需求；中小企業尤其需要使用SaaS版本系統，減輕HR人員的行政負擔，專注更有價值的任務。這樣不僅能提高員工的滿意度，長遠有助提升留任率，讓企業在市場中與時並進、保持優勢。
（資料由客戶提供）
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