【人力資源管理數碼化】數據分析創造全新模式 深入參與企業規劃

【人力資源管理數碼化】數據分析創造全新模式  深入參與企業規劃
Jobsdb content teamupdated on 05 August, 2022
Share

人力資源部門(HR)是企業面向求職者的的第一道門。回想你的求職過程,是否曾遇過這些情況:事前電郵或電話聯絡筆記一系列要點,然後帶著一大堆紙本文件前往公司面試 ,並忙亂地填寫個資料,明明同一間公司卻因應徵不同職位而填寫了數次表格⋯⋯ 時移世易,不少HR也謀求數碼轉型,除將招聘流程電子化,更善用數據分析,更有效地配對人才,助管理層做出更具策略的規劃。

招聘流程電子化  HR自主研發系統 

英皇集團的人力資源部門就是數碼轉型的最佳範例,榮獲「Jobsdb – The Hong Kong HR Awards 2021/22」的獎項「Grand Award of TECHNOLOGY」。集團人力資源經理Winnie Chung帶領其團隊,開發創新人力資源管理系統(HRIS)。

團隊利用Low-code no-code developer platform將招聘流程電子化,將書面職位申請表轉換為電子表格。應徵者可預先填妥及上傳文件,無需提早來到公司填寫資料,更不用在人前左翻右揭眾多文件而顯得「論盡」,大大節省面試當日的時間和文書工作。 相關資料經工作流程自動化(Workflow Automation)直接傳送到HR手中,並自動導入數據庫。

團隊還創建了一個手機應用程式,面試完結後,HR還可以透過該程式即時填寫評語,系統甚至能夠自動生成錄取通知,有助簡化審批程序。資料當然也會同時更新數據庫,以便其他HR查看該名應徵者的表現。

▪ 【凝造家的氛圍】公司與員工建立深厚而良好關係

▪ 不再只為人工及福利!僱主要留住好員工,先了解打工仔想轉工原因

重視員工發展  助每個人找到成功感

現時在英皇鐘錶珠寶擔任營運管理總監的Suki Chan,自2008年加入IT部門至今,獲得公司培育,提供許多不同範疇的發展和學習機會。集團重視每個員工的個人發展計劃,希望能夠幫助員工找到自己的優勢、興趣、目標及待發展能力,為不同時期的員工提供合適的技能培訓,使員工晉升到不同職位,以實現個人職業目標。

她最初只局限在IT部門,後來慢慢擴大個人技能,一步步晉升至總監,現在的工作已走出IT,更會負責協調不同的部門,梳理不同的系統,提升效率,增加公司營業額。「工作當中,我做的很多項目都是由零開始建構,當真正完成及落實於日常營運中,感到巨大的成功感。」

▪ 假點會嫌多?公司發揮創意留才 台網企曾設「低溫假」令員工感溫暖

▪ 網民:同事確診如常返工﹗CSR疫下更受重視 本地企業實行ESG策略留才

數據分析是人才配對的論據

「人」是人力資源當中最大的因素,Winnie 分享:「以往沒有大數據分析支撐,我們依靠個人感覺及經驗作論據去解決HR問題。舉例來說某個空缺請人特別困難,可能是因為相關工種很少人做,也可能是求職者要求待遇太高。現時收集數據後,就可以驗證我們當初猜想的原因是否正確。」

數據變成了真正的論據,能夠具體化HR在人才搜尋、接觸、評估和配對等方面的想法。甚至進一步量化人才無法配對的成因,譬如所謂的求職者要求待遇太高到底是有多高?提供準確的薪酬待遇數字範圍以作說明。HR利用數據和相關的市場研究調查,就能夠向管理層分析根本原因,並提出相應的建議和解決方案。

團隊還使用數據工具將前線員工的考勤記錄與名冊合併,系統自動計算遲到、缺席、加班和夜班津貼等,以避免人工檢查費時失事,減少人為錯誤。同時與 IT 合作,利用Active Directory更新及建構員工的架構組織圖,以便管理層即時了解員工表現。

BI Dashboard   實現「未卜先知」 

數碼轉型當中不可或缺的一環是商業智能(Business Intelligence,下稱BI),讓公司內所有員工的資訊變得更容易理解和分析,從而有助於決策。

團隊針對員工流失率,將人力資源管理系統客制化,加入員工的離職類型和原因,並將所有原始數據與BI 工具連接,整合成BI Dashboard,數據更加清晰及可視化,讓各類趨勢一目了然,既提升HR的工作效率,更有助HR「未卜先知」,作出各種人力資料預告分析。

Winnie解釋:「BI Dashboard收集員工的不同數據,例如不同業務部門的詳細人口統計、員工人數、薪酬分佈、員工流動率、同事離職原因等。我們由此可以預視招聘趨勢及成效,再配合市場分析走勢及薪酬基準,從而改善公司的招聘策略,吸納更多人才。我們收到很多求職者和同事的回饋,一致認為對比起傳統形式,電子化既節省時間,又更有效率。」

BI Dashboard由多項重要指標或圖表建構而成,除了視覺上便於查看,HR更可以使用不同的篩選條件去多角度地分析數據,深入地了解各項人力資源特徵的成因。從而實現:報表自動化 (Report Automation),數據挖掘(Data Discovery),數據預測(Predictive Analytics),最終達致數據導向決策(Data-driven Decision Making)。Winnie相信HR的角色不只限於執行招聘、薪酬計算、培訓,反而是參與更多集團層面上的決策和規劃。

「我們將會結合AI、RPA、BI等應用技術,包括Rewards、 Performance、HR Operation⋯⋯ 進一步達致無紙化、自動化以及數據化。整合多角度數據、趨勢分析及預測,令管理層可以做出更快更具策略的決定。」

(資料由客戶提供)

此文章由原作者及Jobsdb HK撰寫/編輯。如欲刊登於其他網站或刊物,請電郵至[email protected]與我們聯絡。如有發現侵犯版權,原作者及Jobsdb保留採取法律行動的權利。

More from this category: Industry stories

Top search terms

Want to know what people are searching for on Jobsdb? Explore our top search terms to stay across industry trends.

Subscribe to Career Advice

Get expert career advice delivered to your inbox.
By providing your personal information, you agree to the Collection Notice and Privacy Policy. You can unsubscribe at any time.