人力資源部門(HR)是企業面向求職者的的第一道門。回想你的求職過程,是否曾遇過這些情況:事前電郵或電話聯絡筆記一系列要點,然後帶著一大堆紙本文件前往公司面試 ,並忙亂地填寫個資料,明明同一間公司卻因應徵不同職位而填寫了數次表格⋯⋯ 時移世易,不少HR也謀求數碼轉型,除將招聘流程電子化,更善用數據分析,更有效地配對人才,助管理層做出更具策略的規劃。
英皇集團的人力資源部門就是數碼轉型的最佳範例,榮獲「Jobsdb – The Hong Kong HR Awards 2021/22」的獎項「Grand Award of TECHNOLOGY」。集團人力資源經理Winnie Chung帶領其團隊,開發創新人力資源管理系統(HRIS)。
團隊利用Low-code no-code developer platform將招聘流程電子化,將書面職位申請表轉換為電子表格。應徵者可預先填妥及上傳文件,無需提早來到公司填寫資料,更不用在人前左翻右揭眾多文件而顯得「論盡」,大大節省面試當日的時間和文書工作。 相關資料經工作流程自動化(Workflow Automation)直接傳送到HR手中,並自動導入數據庫。
團隊還創建了一個手機應用程式,面試完結後,HR還可以透過該程式即時填寫評語,系統甚至能夠自動生成錄取通知,有助簡化審批程序。資料當然也會同時更新數據庫,以便其他HR查看該名應徵者的表現。
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現時在英皇鐘錶珠寶擔任營運管理總監的Suki Chan,自2008年加入IT部門至今,獲得公司培育,提供許多不同範疇的發展和學習機會。集團重視每個員工的個人發展計劃,希望能夠幫助員工找到自己的優勢、興趣、目標及待發展能力,為不同時期的員工提供合適的技能培訓,使員工晉升到不同職位,以實現個人職業目標。
她最初只局限在IT部門,後來慢慢擴大個人技能,一步步晉升至總監,現在的工作已走出IT,更會負責協調不同的部門,梳理不同的系統,提升效率,增加公司營業額。「工作當中,我做的很多項目都是由零開始建構,當真正完成及落實於日常營運中,感到巨大的成功感。」
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「人」是人力資源當中最大的因素,Winnie 分享:「以往沒有大數據分析支撐,我們依靠個人感覺及經驗作論據去解決HR問題。舉例來說某個空缺請人特別困難,可能是因為相關工種很少人做,也可能是求職者要求待遇太高。現時收集數據後,就可以驗證我們當初猜想的原因是否正確。」
數據變成了真正的論據,能夠具體化HR在人才搜尋、接觸、評估和配對等方面的想法。甚至進一步量化人才無法配對的成因,譬如所謂的求職者要求待遇太高到底是有多高?提供準確的薪酬待遇數字範圍以作說明。HR利用數據和相關的市場研究調查,就能夠向管理層分析根本原因,並提出相應的建議和解決方案。
團隊還使用數據工具將前線員工的考勤記錄與名冊合併,系統自動計算遲到、缺席、加班和夜班津貼等,以避免人工檢查費時失事,減少人為錯誤。同時與 IT 合作,利用Active Directory更新及建構員工的架構組織圖,以便管理層即時了解員工表現。
數碼轉型當中不可或缺的一環是商業智能(Business Intelligence,下稱BI),讓公司內所有員工的資訊變得更容易理解和分析,從而有助於決策。
團隊針對員工流失率,將人力資源管理系統客制化,加入員工的離職類型和原因,並將所有原始數據與BI 工具連接,整合成BI Dashboard,數據更加清晰及可視化,讓各類趨勢一目了然,既提升HR的工作效率,更有助HR「未卜先知」,作出各種人力資料預告分析。
Winnie解釋:「BI Dashboard收集員工的不同數據,例如不同業務部門的詳細人口統計、員工人數、薪酬分佈、員工流動率、同事離職原因等。我們由此可以預視招聘趨勢及成效,再配合市場分析走勢及薪酬基準,從而改善公司的招聘策略,吸納更多人才。我們收到很多求職者和同事的回饋,一致認為對比起傳統形式,電子化既節省時間,又更有效率。」
BI Dashboard由多項重要指標或圖表建構而成,除了視覺上便於查看,HR更可以使用不同的篩選條件去多角度地分析數據,深入地了解各項人力資源特徵的成因。從而實現:報表自動化 (Report Automation),數據挖掘(Data Discovery),數據預測(Predictive Analytics),最終達致數據導向決策(Data-driven Decision Making)。Winnie相信HR的角色不只限於執行招聘、薪酬計算、培訓,反而是參與更多集團層面上的決策和規劃。
「我們將會結合AI、RPA、BI等應用技術,包括Rewards、 Performance、HR Operation⋯⋯ 進一步達致無紙化、自動化以及數據化。整合多角度數據、趨勢分析及預測,令管理層可以做出更快更具策略的決定。」
(資料由客戶提供)
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