解密大型活動的誕生過程 體驗的起點：從籌備到執行
當Coldplay即將登陸香港新地標，引爆全城音樂熱潮，短短一小時內門票一掃而空，這場盛事的幕後籌備工作，更值得一探。各項矚目的盛事背後，是一個充滿挑戰和協作的籌備過程。
ASM Global作為全球領先的大型活動場地管理公司，管理世界各地超過400個場館，致力為每一場活動創造無與倫比的體驗。ASM Global行政副總裁（娛樂項目—澳洲及亞洲）Matthew Lazarus-Hall，分享大型活動如何從概念走向現實世界的歷程：「活動籌備需要投放大量時間和無數的考量，包括場地檔期需要配合演藝人巡迴演出日程、製作需求（如舞台設計和燈光配置），以及與當地政府、社交媒體、酒店和餐飲等多方面的協調。像Elton John 2020年的世界巡迴演唱會，我們早在2015年就開始籌備。」
應對挑戰：從細節到突發狀況
Matthew指出，大型活動的規劃與執行充滿挑戰性。最常見的挑戰就是協調場地檔期，「主辦單位只需要發一個電郵到ASM Global，便能夠聯繫世界各地多個大型表演場館。我們會以表演者的日程為主導，與各個地區和場館進行協調，確保一致性的同時，盡可能為主辦單位提供多元化的選擇 。」
籌備過程中亦難以避免出現突發狀況。ASM Global票務主管Linda Turner，分享一次緊急情況的應對經驗：「某次活動前因技術問題需要更改座位設計，團隊迅速重新規劃，並推出促銷優惠，確保觀眾體驗不受影響。」
Matthew補充道，舉辦大型活動需要各個團隊的無縫協作，甚至是解決令人意想不到的挑戰：「曾經一場大型演唱會有120個貨櫃的設備，我們需要為120輛大型貨櫃車安排泊車位置。活動結束後，我們在短短3小時內便完成設備拆卸工作，這是一個了不起的團隊成就。」
Linda強調，ASM Global擁有一支專業團隊，當遇到難以預料的情況，最重要是處變不驚及團隊合作，「例如團隊須事前作出市場分析，預計購票網站的流量及確保網站順暢。如銷售情況不理想，我們須即時改變銷售策略，例如更改場地設計、推出促銷優惠、住宿套票等。」不過這些活動舉行前出現的挑戰都較易處理，活動期間的突發情況才是真正考驗，「活動在臨近開始前取消或改期，團隊需作緊急調動、聯絡不同單位、盡快通知觀眾、安排退款等，務求將顧客體驗的影響程度減至最低。」團隊的迅速應變和緊密合作不可或缺。
成功的銷售策略和定價智慧
儘管籌備過程中充滿挑戰，ASM Global的專業團隊總能找到精準的銷售策略，化挑戰為機遇。而ASM Global與主辦單位設計銷售策略時確是大有學問，Matthew稱公司擁有全球場地管理的豐富經驗，可以為營運香港的新場地設施提供非常寶貴的參考資料，「全球數據告訴我們，演唱會價格包含某些觀眾最不願意支付的收費，因此票務部應如何定價以符合市場需要，同時平衡開支成本，例如以合理價格賣出5萬張門票，總比以高價售賣3萬張門票好。」
當為大型活動定價，Matthew直言沒有固定公式，也沒有精確無誤的科學計算，「定價完全取決於觀眾對歌手吸引力的認可程度，平衡成本後再定價。世上也沒有門票太貴這回事，因為總有人願意付出較昂貴的價錢，例如以一萬英鎊看Taylor Swift或Oasis，這是供求問題。」他認為在觀眾的負擔能力和確保商業營運可行性之間，同樣難以取得平衡，「每個地區、每項活動都是獨一無二，在新加坡成功的定價策略不代表適用於香港，而票務部的價值就是作出市場分析。」
協調各單位的檔期，並擬定合適的銷售策略往往是舉辦活動的最大挑戰之一，Matthew解釋，「由歌手和場地檔期，以至鄰近地區場地的檔期都是考慮因素，因為觀眾未必只飛到一個地方，而是一次過到周邊的地區如新加坡、馬尼拉和澳洲，成為一個睇騷之旅，所以銷售策略須考慮巡迴演出的各種因素。」
▲ Matthew指香港的優勢是世界的中心，很多觀眾都願意來港睇騷，同時到周邊國家睇騷及旅遊，對ASM Global來說，將更有信心邀請來自世界各地的表演者到香港新地標演出。
Matthew的熱情與使命感
回想25年來活動策劃職涯，Matthew的難忘事實在數之不盡，「這些年來，我只能在台側欣賞每個演唱會的首兩三首歌，然後便要回到辦公室，或走到場內不同位置，看看自己可以怎樣幫忙。」他亦早已培養了高效的解難能力，「以上提及運載設備的120輛大型貨櫃車，如何協調每輛貨櫃車有序離開，也考驗著團隊的應變能力。」
Matthew將大型場館比喻為「忘憂樹」，「無論觀眾在生活中有什麼壓力，當走進場館他們就能享受精彩歡樂的時光，忘卻煩惱。」這份熱情驅使他在25年的職涯中持續挑戰自己。他笑言，「我曾經說，當我成功舉辦一場完美的活動，我就會辭職。但事實上，永遠沒有完美的活動，這也是這份工作的魅力所在。」
享受寓工作於娛樂 觀眾滿足是成就感
大型活動之所以全城矚目與市場對表演者的熱烈渴求息息相關，因此在音樂串流平台聽歌是Matthew每日的指定動作，「我必須熟悉城中人氣歌手和流行曲，了解觀眾口味，構思下次邀請哪位表演者。我甚至會提議歌手表演觀眾認為必唱的歌曲，令觀眾覺得『值回票價』。」而香港既有中西方市場，也有本地人氣歌手，ASM Global能舉辦多元化的大型活動，兩全其美。
Matthew透露，現已籌備2027年的巨星演唱會，務求再次為觀眾製造美好回憶，「當聽到觀眾說，『我在香港看了一場精彩的演唱會，我會再回來。』令每位觀眾開心滿足，就是我的推動力。」
吸引人才加入的魅力
要成為一名優秀的大型活動專業人士，需要具備哪些特質？Matthew表示，「這是一份需要靈活應變、專注細節且擅長團隊合作的工作。我們正吸納具有解難能力、良好溝通技巧和學習心態的人才。」
Linda補充，「ASM Global提供了極大的職業發展空間。我從售票處工作開始，經歷電話服務中心等團隊，現在成為票務主管，每一步都充滿挑戰和成長機會。」
▲ Linda（右）和Jason（左）認為主動、冷靜、靈活應變，是票務人才需具備的條件，更重要是團隊緊密合作，即使遇到不同挑戰，都能合力應對。
票務部Jason加入ASM Global數個月，「這個新地標是目前香港最大型的場地，3個場館的不同定位及規模，對票務部是一大挑戰。很開心加入成為團隊的一分子，一起溝通合作，解決各種問題。」現時，電話服務中心、票務處、客戶服務部、營運部也渴求人才，有意入行的朋友值得一試。
加入ASM Global，你將有機會參與全球頂級的演唱會和體育盛事，無論是參與巨星演唱會的燦爛舞台，還是見證全球頂尖運動盛事，每項挑戰都是讓你成長與發光的機會。Matthew總結道：「當觀眾說他們在這裡度過了一場難忘的演唱會，並期待再次回來時，這正是我們的使命，也是我們成就感的來源。」
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