Copilot Pro教學|唔熟Excel靠AI打救﹗公式、數據分析及圖表秒生成 實測5大必用功能

Excel，一個令打工仔又愛又恨的辦公室必備軟件！如果閣下的日常工作離不開數據分析，相信已是Excel高手，整理及分析資料手到拿來。但對普通打工仔來說，打開份Excel表，放眼望去盡是密密麻麻的數字，真係頭都暈埋！到底是誰發明了這麼多公式和函數？如何在表格中找到趨勢、計算利潤？如何發現數據異常？即使你費盡心思解決了以上問題，還得將數據轉化為清晰易懂的圖表，以便客戶及上司查看。即使對Excel高手來說，撰寫分析報告也是一大挑戰，何況一般打工仔？千呼萬喚，救兵總算到﹗生於AI崛起時代，Copilot Pro 可謂辦公神器，它內置於Excel中，一個指令可以分析數據、生成圖表。你只需提出問題或描述你想完成的任務，它就會自動產生適當的公式幫你達成目的；同時可以提供數據分析的方向和靈感（看最後功能）。小編實測Copilot Pro的Excel應用功能，成效令人驚喜，預計可大大節省工作時間，也讓Excel在製作及處理過程中變得更加輕鬆快速。接下來介紹Copilot 5大高級功能，顛覆大家對工作效率的認知。！

Copilot Pro操作下的Excel 使用前注意事項： 

1. 確保Excel文件存於OneDrive或Microsoft 365 SharePoint 

要使用Copilot Pro在Excel中的功能，你需要確保Excel文件以.xlsx或.xslm格式保存，數據必須格式化為Excel表格，並且必須啟用AutoSave。而且，電腦中的Excel文件無法啓用Copilot，文件必須存儲在OneDrive或Microsoft 365 SharePoint中。 

2.英文指令最有成效 
⁠Copilot Pro的介面類似於其他AI工具，如ChatGPT，設有提示區和建議。在Excel當中也是一樣，我們可以使用特定的提示來指導Copilot Pro創建內容，強調詳細和清晰的指令對於獲得更好的結果至關重要。  

Microsoft 365 應用程式中使用Copilot Pro 現時只支援部分語言：簡體中文、英語、法語、德語、意大利語、日語、西班牙語和葡萄牙語（巴西）。謹記：繁體中文還不能使用！所有指令最好用英文來輸入，效果最佳。即使是簡體中文，小編使用後仍感到有一定差距。：  

進入 Microsoft 365 的Excel。

點擊右上角的 Copilot 標誌。 

Excel右邊會彈出 Copilot 的提示區和建議。 

功能一：自動生成及應用適當的公式解決問題

Copilot Pro 可以簡化複雜的計算過程。你只需告訴Copilot Pro需要解決的問題，它即可自動完成計算，無需手動輸入公式。

小編從網上下載了一份數據資料的Excel檔案，上傳至One Drive。打開文件後，點選右上角的Copilot，相關操作畫面即會彈出，輕鬆開始分析數據。 

圖1：先來測試Copilot對數據的理解是否正確，輸入最基本的問題：How many products do I have? 

圖2：等候時間大約30秒，Copilot就會作出回覆，顯示結果為「9」。它的分析正確，資料中的確有9種產品。

圖3：你既可以直接點擊「Copy」，一秒獲得9種產品的名稱，不用人眼查看，人手搜索。就像有個小助手在旁，你只需要提出疑問，它就能回答。

圖4：你也可以叫Copilot把結果用表格顯示，並加入在新工作頁中。 

圖5：圖中可見，你可以清楚看到Copilot使用到公式和函數。對於普通打工仔來說，是頗為複雜的公式！

功能二：自動擴充數據，插入新列

在Excel的Copilot中，有四個主要的操作提示：「創建(Create)」、「理解(Understand)」、「編輯(Edit)」和「詢問(Ask)」。在「創建(Create)」選項下，Copilot可以建議適用於當前數據的公式，讓數據更加完整。例如，在一份缺少利潤數據的Excel表中，Copilot分析後會建議添加一列來展示每項訂單的利潤。

圖6：選擇提示區中的「Create」後，會出現自動建議公式的選項。

圖7：接收到指令後，Copilot在分析大約30秒後，會提出建議：數據中缺少「Profit」列，並指出可以使用的公式來新增這一列。

圖8：點擊「insert column」之後，表格中將自動增加一列顯示利潤。

圖9：我們也可以利用功能一，直接要求Copilot添加相關數據。小編輸入了「Add a column of profit.」（假如數據量大，手動處理將花費大量時間，使用自動建議公式功能則可以節省這些時間。）

圖10：Copilot理解這個請求後會自動執行計算，不僅可以直接添加新列，還可以選擇是否取消添加。

功能三：突顯特定數據，自動生成樞紐分析表（Pivot Table） 

在數據分析中，不僅涉及大量數字，還經常需要處理多樣的商品或客戶信息。使用Copilot，可以輕鬆進行客戶分析，並突顯超過特定閾值的訂單、商品或客戶數據。下面是小編操作的一些例子：

圖11：直接向Copilot詢問「Can you highlight profit in green when above 100 ? 」 

圖12：等待約30秒後，所有利潤超過100的數據就被塗上了綠色。

圖13：進一步探索，我詢問Copilot一個更複雜的問題：“Which city is the most profitable?”

圖14：在等待大約45秒後，Copilot不僅提供了答案，還允許我們直接生成表格並插入至新的工作頁。

圖15：我按下「insert to a new sheet」按鈕後，表格立刻被加入新頁。

圖16：點選表格，可以查看到生成的樞紐分析表的詳細信息。這是一個非常有用的功能，尤其是當我們需要從大量數據中快速識別趨勢和摘要信息時。

圖17：我們也可以選擇直接「Copy」結果，進一步節省操作時間。

圖18：接著，我要求Copilot以黃色突出Boston，輸入：“Please highlight Boston in yellow.”

圖19：20秒後，小助手自動完成了這項任務。

功能四：創建各種圖表，實現數據視覺化

Copilot 能夠分析數據並透過圖表、Pivot
Table、摘要、趨勢或異常值來展示洞察。小編嘗試生成一個折線圖，用以展示每月利潤的變化。

圖20：首先在提示區直接輸入：“Can you show a line chart showing profit by month?”

圖21：大約45秒後，Copilot 自動生成了圖表。點選「insert to a new sheet」，圖表隨即被插入新頁。

圖22：展示的是Copilot 生成的圖表。我們可以檢視圖表並根據需要進行調整或優化。

圖23：接著，我提出了一個更複雜的指令，用於分析產品和地區間的趨勢。在提示區輸入：“Are there any trends between cities and products?”

圖23：大約45秒後，Copilot 再次自動生成圖表。點選「insert to a new sheet」，圖表被插入新頁。

圖24：圖中是 Copilot 生成的圖表。

圖25：我們可以檢視這些圖表，並根據需要進行必要的調整或優化。

功能五：主動分析數據，提供分析見解及靈感

在四個主要的提示方向中，「理解（Understand）」是幫助我們深入理解數據的重要工具。如果你對數據不知從何入手，可以直接使用「Understand」按鈕，根據現有的提示，以獲取分析方向和靈感。這一功能真的非常強大，極為適合對數字不敏感，或是需處理海量數據的用戶。 

圖26：點選「Show insights about the data」，等待Copilot提供的分析結果。

圖27：等待時間出乎意料地快，僅需大約10秒。

圖28：Copilot提供的第一個分析是「Unit Cost by Date」。

圖29：在這個分析之後，Copilot會自動建議相關的提示問句：“Can I see another insight?” 小編直接點擊後，Copilot提供了新的分析：「Profit by Category」。

圖30：這兩個分析仍不完全符合需求，我再次詢問：“Can I see another insight?” 這次，Copilot提供了一個新的棒形圖：「Unit Price by Category and Region」。

圖31：同樣點選「insert to a new sheet」，圖表自動被插入新頁，我們可以根據需要自由調整或優化。

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