Send 錯 Email 點算？10 句即時補鑊職場英語 助你澄清誤會修正錯誤

香港職場工作節奏快、電郵多、團隊message 一日收到幾廿個，稍一不慎就會變成「你以為我以為係咁」的局面。輕則同事之間「面左左」，重則令整個 project 延誤、客人 complaint、甚至上司對你有負面印象。 

為避免不必要的麻煩，一旦你察覺對方似乎誤解你的意思，不論是開會、WhatsApp、Slack、或係 Email 來往，都應該立即用得體、易明、專業的英文澄清。以下精選多組「職場化解誤會」的英文句子，由Send錯Email、改善語氣，到百搭、致歉、單刀直入，以至較強硬的語句都有。 

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為何職場人事特別容易產生誤會？ 

打工仔特別容易出現溝通誤會，原因包括： 

1. 速度太快Send 錯Email  

香港人出名做事快，但節奏一快，最尷尬的工作失誤就好容易發生 —— 那便是手快快 send 錯 email。 
很多打工仔都中過招：心裏正在想着 A 部門的 Mary，寫 email 時又順手打了 “Dear Mary”，但實際收件人應該是June。結果忙到無時間 double check，一按 send 就啪一聲飛出去，下一秒才醒覺：Oh no，send 錯人啦！ 

如何化解？ 

例句 1 — 簡短直接版（道歉為主） 

Sorry for the confusion — I sent the previous email to the wrong recipient. 
（抱歉造成混淆——我剛才把電郵發給了錯的收件人。） 

例句 2 — 專業溫和版（適合同事/客戶） 

Apologies for the earlier mistake — the email was intended for June. 
（對剛才的錯誤致歉——該電郵原本應發給 June。） 

例句 3 — 自然人性化版（尷尬情況用） 

My apologies for sending this to you— I typed the recipient incorrectly while in a rush.  
（不好意思發錯人了——剛才太趕不小心輸入錯收件人。） 

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2. Email 缺乏語氣 

文字無表情、無語調，對方易「自動腦補」，好快就覺得你「寸」、「唔合作」。例如: 

• “You didn’t reply to my email so I have to send this again.”（你沒有回覆我的電郵，我只好再發一次） 
• “Please ensure the deadline is met.”（請確保完成 deadline） 
  
• “This doesn’t seem to meet our standards.”（這似乎未達標準） 

這些句子表面上是工作指示，但因為缺乏語氣或修飾詞，容易令人覺得你寸或者不耐煩。以下示範三種方法用溫和、合作的方式化解誤會： 

例句 1 — 溫和型 

Sorry if my previous message came across as too direct — let me clarify what I meant. 
（如果我之前訊息聽起來太直接，抱歉，讓我澄清一下我的意思。） 

對應原本「Please ensure the deadline is met」：語氣變得禮貌而不帶指責。 

例句 2 — 表達善意與合作 

Just to clarify — I’m fully aligned with the plan. My earlier email might not have conveyed the tone clearly. 
（澄清一下—我完全支持這個計劃，可能之前那封電郵的語氣沒有表達清楚。） 

對應原本「This doesn’t seem to meet our standards」：改用協作口吻，避免有「寸人」的感覺。 

例句 3 — 避免被誤會拒絕或不配合 

I didn’t mean to sound dismissive. What I wanted to say was… 
（我並不是想聽起來很敷衍。我真正的意思是⋯） 

對應原本「You didn’t reply my email so I have to send this again」：語氣變得具解釋性、合作性，而不是責備。 

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3. 跨文化溝通差異 

在跨文化團隊中，香港、內地、外國同事對語氣容忍度不同，一句簡單 “OK” 都可能被理解為冷淡、不合作，甚至具冒犯性。例子： 

• “OK.”（可能被解讀為不耐煩） 
• “I’ll do it.”（可能被誤解為被動或敷衍） 
• “Noted.”（可能感覺冷漠） 

這類簡短回覆容易產生誤會，所以應避免使用，以下示範三種更得體的回應： 

例句 1 — 溫和型 

Thanks for your input — just to confirm, I’ll follow through as discussed. 
（多謝你的意見——澄清一下，我會按討論內容跟進。） 

例句 2 — 表達善意與合作 

Just to clarify, I’m fully on board with the plan. Please let me know if any adjustments are needed. 
（澄清一下——我完全支持計劃，如有需要調整請告訴我。） 

例句 3 — 避免被誤會拒絕或冷淡 

I didn’t mean to sound abrupt — what I meant was… 
（我並不是想聽起來唐突——我的意思是⋯） 

除了以上三大常見情境，以下四組句子亦適合澄清一般職場誤會： 

1.百搭型 

• I am afraid there is a misunderstanding.（恐怕我們有所誤會。） 

這句可以說是最「百搭」的破解誤會句子！你還可以因應不同情況而作出以下改動，例如： 

• I am afraid there seems to have been a slight misunderstanding. 

其中，”seems to”（似乎）及 “slight”（輕微）較能表達「也許」有誤解的情況。其他百搭例句： 

• There might have been some confusion regarding the deadline. 
  （可能在截止日期方面有點誤會。） 
• Let me clarify what I meant earlier. 
  （讓我澄清一下剛才的意思。） 
• Just to avoid any confusion… 
  （為免有任何混淆……） 

2.致歉型 

如果你造成的誤解有機會令對方難過甚至生氣，不妨先表達抱歉： 

• Sorry for the confusion.（抱歉讓你感到困惑。） 

I am sorry to have confused you.（我很抱歉使你困惑。）高 EQ 句子： 

• Sorry if my message came across as unclear. 
  （如果我的訊息讓你覺得不清楚，我抱歉。） 
• Apologies for any misunderstanding caused. 
  （就引起的誤會致歉。） 
• Thanks for pointing that out — let me clarify. 
  （多謝你提醒，我澄清一下。） 

職場英文注意： 
適度道歉＝禮貌 
過度道歉＝被對方視為要為失誤負責 
記得保持平衡！ 

3.單刀直入型 

假如上司誤會你、同事以為你拒絕協助、或資訊傳錯時使用，想直接些澄清整件事，不妨用這些句子： 

• I did not intend to…（我並不是想⋯） 
• It was not my intention to grant Tom exclusive privilege.（我並不是想給予 Tom 特權。） 
• I didn’t mean to imply that.（我沒有這個意思。） 

更直接版本： 

• Just to clarify, my intention was… 
  （澄清一下，我的意思是⋯） 
• What I meant was… 
  （我的意思是⋯） 
• Allow me to rephrase that. 
  （讓我重新表達。） 

4.強硬型 

如果對方因為誤解你而對你作出頗為嚴重的指控，你可以較強硬的態度應對： 

• This isn’t quite what I meant.（這不是我的意思。） 
• I don’t think you have actually understood me.（我認為你並不明白我的意思。） 
• That’s not what I said.（這不是我說的。） 

更專業版本： 

• I’m afraid that’s not accurate. 
  （恐怕這不正確。） 
• Let’s make sure we’re on the same page. 
  （讓我們確認一下立場是否一致。）
•  I need to correct that point. 
  （我需要糾正那一點。） 
• There seems to be a misunderstanding about my role in this project. 
  （你對我在這個項目的角色有誤解。） 

部份資料由Wall Street English提供 

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