辭職信怎麼寫？辭職信格式及寫法教學 附2025中英文辭職信範本
作為一個有在職場打滾多年的打工仔，轉工轉行是常事，為尋覓更理想事業發展，不少人自家電腦常備一封得體的辭職信，機遇一到抓緊機會就遞上。為免失禮，遞交的辭職信要符合基本格式。以下將會為你講解辭職信的不同格式，並附上中英文範本，各位可以作為參考，再按個人情況補上合適內容，一封得體的辭職信就這樣搞定在開始寫信之前，首先讓我們梳理一些有關於辭職信的迷思。
離職時一定要交出辭職信？寫辭職信前必知 5 大準備事項
（一）了解離職前寫辭職信的重要性
根據僱傭條例，過試用期後的打工仔如要炒老細魷魚，一般要給予 1 個月的辭職通知期，提前通知上司才能離職，否則就要支付代通知金。
所以為了不用貼錢辭職，各位想劈炮的打工仔還是乖乖按時交出得體的辭職信，為自己留下一個最好的離場證據。
（二）確認辭職信通知形式
辭職信能否採取書面、郵件、短訊或其他形式，是根據老闆與員工之間的僱傭合約而定，如果合約沒有明定辭職流程，則可以按照公司的慣常做法。
不過一般來說，還是會建議大家寫一封較正式的書面通知書，即「辭職信」，以保障自身權益。
部份打工仔可能會為了方便，想透過 Ｗhatsapp 短訊簡短交代離職，但這種做法並非所有僱主、公司都能接受，還有可能被當成非正式的辭職通知而不獲受理，建議事先諮詢 HR。
如果老闆或上司身在外地，難以當面處理你的辭職要求，可嘗試以電郵形式寄送離職信。不過每家公司的規定不同，最好還是先向 HR 確認正確的離職流程，以免產生誤會。
（三）計算辭職 Last Day、辭職信 Effective Date
什麼時候才能正式離開公司、不再處理相關工作？這裡就會談到 2 個概念，包括「辭職生效日」（Effective Date）及「最後工作日」（Last Day）。
許多職場新人容易把上述概念混淆，其實只要透過「離職通知期」與「辭職信遞交日」即可判斷出兩者區別。在香港，過試用期的員工，其辭職通知期通常是 1 個月，不過具體日期則以僱傭合約訂定的內容為準。
以下是通過試用期後的辭職 Last Day、辭職信 Effective Date 簡易算法，供你參考：
- 辭職生效日 Effective Date = 辭職信遞交日 + 離職通知期
- 最後工作日 Last Day = 辭職信遞交日 + 離職通知期 - 1 天
舉例，A 某確定公司合約規定的離職通知期為 1 個月，並在 11 月 2 日遞交辭職信，那麼辭職生效日 Effective Date 就是 12 月 2 日，最後工作日 Last Day 則為 12 月 1 日。
（四）遞交辭職信的最佳時間
辭職信的遞交時間並沒有硬性規定，只要選擇一個對自己更有利的時間即可，以下是 2 個判斷遞交辭職信時間的標準，可供參考：
- 與上司的關係
如果跟上司關係比較熟，希望有更深入的交談，不妨一早遞交辭職信，這樣就有更多時間表達感謝與離職原因，留下好印象。
如果與上司關係一般，或希望儘快完成離職手續，可以選擇在快下班前遞交辭職信，這樣能減少與上司有過多交談的時間，還可以藉口下班有事，快速結束談話。
此外，臨近放工時間，大家的心情通常比較輕鬆，這時上司收到辭職信，氣氛或未至於太僵。
- 公司的忙碌情況
如果公司運作順暢，任何上班時間遞交辭職信，上司都有較充裕的時間處理交接事宜。
如果公司正值繁忙時期，建議避開高峰工作期，例如在會議頻繁或有重要專案進行時，不建議遞交辭職信，以免干擾上司工作、影響團隊工作進程。
（五）靈活應對突發情況：如果上司拒收辭職信點算好？
小編朋友 B 曾與小編分享辭職經歷，B 在遞交辭職信後，其直屬上司當場就把信撕了，說沒有收過，不接受 B 的辭職。但其實該上司這種做法，並不能阻止 B 辭職。
B 熟悉其上司的態度，並沒有多和上司糾纏，反而轉身將辭職信電郵發給 HR 同事，因為 B 知道電郵通知與書面辭職信通知有一樣的效果。同時，B 也將電郵畫面截圖留低，確保有時間證明與人證，以便不時之需。
事實上，按照僱傭條例，只要按照合約所示，給予足夠的通知期，無論是將辭職信寄送給上司或是 HR，都可以算作正式的辭職通知。
不過提醒大家，如果員工跟上司關係沒有那麼惡劣，出於職場禮儀，還是建議將辭職信交給上司而非只交給 HR。如果你不幸遇到和 B 一樣的不公平待遇，請理性面對，或尋求專業協助，例如勞工處資訊、法律諮詢等，了解並維護自身權益。
順帶一提，如果親身向上司遞上得體辭職信後，也可以看看有否需要再補發一個辭職通知給人事部，以確實地證明你在當天已辭職。可以先跟上司商議，如上司答應協助通知人事部處理接下來的事宜，則可以省卻這個工夫。
搞清辭職迷團後，現在就讓我們來看看辭職信的格式與寫法。
辭職信怎麼寫？辭職信格式、得體辭職信寫法教學
辭職信的信封格式、內文格式都需要多加留意，以下將為大家詳細說明辭職信的撰寫要點。
辭職信信封格式與寫法
辭職信信封上需要包含以下內容：
- 公司名稱
- 收件人職銜及姓名
提醒大家，辭職信是正式文件，請務必註明上述內容，以展現專業態度，保持良好的職場形象。
辭職信內文格式與寫法
1. 辭職信上款
如果要將辭職信交給直屬上司或 HR，上款應清楚填寫收件人姓名與職銜。
如果是遞交給老闆，除了要寫出老闆姓名、職銜，建議同時列出公司名稱與工作部門，以示尊重，例如：「xxx 公司營運部 xxx 營運長台啟：⋯⋯」。
2. 說明辭職原因
在首段先簡單交代辭職理由，切勿太過冗長，同時也要注意使用禮貌用語。此外，也請同步說明當前職位，可以方便 HR 或主管的後續跟進。
3. 確切的辭職信遞交日期、最後上班日
如前文所述，在撰寫辭職信前，請算好遞交日期與最後上班日期（Last Day）。等到正式撰寫時，也請在辭職信件中填寫明確的日期，確保僱傭雙方對「最後上班日」達成一致共識，避免引起不必要的麻煩與誤會。
4. 表達謝意
辭職信的結尾部分，表達對公司、上司及同事的感謝是非常重要的，例如提及任職以來公司、上司、同事給予的工作機會、栽培和支持等。
這些感激之詞不僅是禮貌用語，也是表達自己對這段工作經歷的重視，可以讓人留下較好印象。
5. 交接工作
除了表達謝意，說明自身願意配合交接工作，也是展現個人專業度與責任感的好機會，有利於未來合作。如果希望離職前取得 Reference Letter，也可以在本段落中提出。
最後還可以補充對同仁、上司或公司的祝福，幫得體的辭職信做一個完美收尾。
6. 辭職信下款
作為正式的書面信件，辭職信下款請比照身分證名稱，完整及清晰地填寫個人姓名。
如果是中文辭職信，請在姓名後加入「謹啟」二字；英文版請在全名前寫上「 Yours Sincerely」。
姓名下方，最後再寫上年、月、日即可，該日期可以證明你的遞信日期。
無論是什麼原因辭職也好，別忘了辭職的禮儀。凡事好來好去，和氣收場，他朝在職場上再碰面，也不會被往事抽後腿。
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中英文辭職信範本
中文辭職信樣本
中文辭職信樣本 1：通用原因／ 私人原因辭職
［公司名稱、職稱、上司或主管姓名］小姐／ 先生台啟︰ 本人因私人理由，已決定辭去現時［xxx］的職位，並由［xxx 月 xxx 日］開始正式生效。 感謝公司這幾年來給予本人工作及學習的機會，讓本人取得寶貴的經驗。同時，也感謝過往同事們的指導和包容。 希望本人的離職不會造成任何不便，本人將會在餘下的工作日子協助安排工作順利交接。此外，希望在離職之前能夠取得工作證明書。 祝工作愉快！ ［職稱］ ［姓名］謹啟 ［xxx 年 xxx 月 xxx 日］ |
中文辭職信樣本 2：健康原因辭職
［公司名稱、職稱、上司或主管姓名］小姐／ 先生台啟︰ 本人因健康原因，無法繼續承擔目前的工作，已決定辭去現時［xxx）的職位，期望於［xxx 月 xxx 日］離開公司，專心治療和休養。 感謝公司這幾年來給予本人工作及學習的機會，讓本人取得寶貴的經驗。同時，也感謝過往同事們的指導和包容。 希望本人的離職不會造成任何的不便，本人將會在餘下的工作日子協助安排工作順利交接。此外，希望在離職之前能夠取得工作證明書。 祝工作愉快！ ［職稱］ ［姓名］謹啟 ［xxx 年 xxx 月 xxx 日］ |
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辭職信英文樣本（Resignation Letter Sample）
辭職信英文 Sample 1：通用原因
[Today’s date] [Mr / Ms. boss’ name] [Boss’ job title] [Organisation name] Dear [boss’ name], Please accept this letter as notice of my resignation from my position as [position name] for [organisation name]. My last day of employment will be [date]. Thank you for the support and opportunities that I have been given at [organisation name] during the past [4 years]. I have sincerely enjoyed working for the team and appreciate the professional development I have received. I wish you and the company all the best. I hope our paths will cross again in the future. Yours sincerely, [signature] [name] |
辭職信英文 Sample 2：深造、轉工等個人規劃原因
After much consideration, I feel it is time to move on to new challenges and [have accepted a position elsewhere / plan to embark on further studies to pursue my interest in xxx]. I look forward to the new direction of my [career / life], though I will miss being part of our team and the company. |
辭職信英文 Sample 3：照顧家庭原因
[I have decided to stay home with my child for the first few years after her birth / Unfortunately, I have important issues to take care of at this time], and I will be unable to fulfill my duties to the company. Therefore, it would be best for the company that I vacate the position. |
辭職信英文 Sample 4：想要縮短通知期
一般而言，打工仔如要辭職都需要 1 個月通知期，更甚者要 2～3 個月。假如你希望能縮短離職通知期，無論打算運用任何方法，都請你在辭職信中交代原因。
基於你有求於對方，盡量交代清楚想縮短離職期的原因，希望能說服或打動對方，讓你提早離職，以下範本供你參考。
(Optional: 如你需要縮短離職通知期) Although my employment contract states a month’s notice, I would like to request that this be reduced to [2 weeks], completing my employment on [date]. I apologize for being unable to give more notice； this is [due to family reasons / circumstances beyond my control / because my new employer would like me to start as soon as possible]. I assure you that I will do everything necessary to provide a smooth handover of all work to colleagues |
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