【人力資源管理數碼化】數據分析創造全新模式 深入參與企業規劃
人力資源部門（HR）是企業面向求職者的的第一道門。回想你的求職過程，是否曾遇過這些情況：事前電郵或電話聯絡筆記一系列要點，然後帶著一大堆紙本文件前往公司面試 ，並忙亂地填寫個資料，明明同一間公司卻因應徵不同職位而填寫了數次表格⋯⋯ 時移世易，不少HR也謀求數碼轉型，除將招聘流程電子化，更善用數據分析，更有效地配對人才，助管理層做出更具策略的規劃。
招聘流程電子化 HR自主研發系統
英皇集團的人力資源部門就是數碼轉型的最佳範例，榮獲「Jobsdb – The Hong Kong HR Awards 2021/22」的獎項「Grand Award of TECHNOLOGY」。集團人力資源經理Winnie Chung帶領其團隊，開發創新人力資源管理系統（HRIS）。
團隊利用Low-code no-code developer platform將招聘流程電子化，將書面職位申請表轉換為電子表格。應徵者可預先填妥及上傳文件，無需提早來到公司填寫資料，更不用在人前左翻右揭眾多文件而顯得「論盡」，大大節省面試當日的時間和文書工作。 相關資料經工作流程自動化（Workflow Automation）直接傳送到HR手中，並自動導入數據庫。
團隊還創建了一個手機應用程式，面試完結後，HR還可以透過該程式即時填寫評語，系統甚至能夠自動生成錄取通知，有助簡化審批程序。資料當然也會同時更新數據庫，以便其他HR查看該名應徵者的表現。
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重視員工發展 助每個人找到成功感
現時在英皇鐘錶珠寶擔任營運管理總監的Suki Chan，自2008年加入IT部門至今，獲得公司培育，提供許多不同範疇的發展和學習機會。集團重視每個員工的個人發展計劃，希望能夠幫助員工找到自己的優勢、興趣、目標及待發展能力，為不同時期的員工提供合適的技能培訓，使員工晉升到不同職位，以實現個人職業目標。
她最初只局限在IT部門，後來慢慢擴大個人技能，一步步晉升至總監，現在的工作已走出IT，更會負責協調不同的部門，梳理不同的系統，提升效率，增加公司營業額。「工作當中，我做的很多項目都是由零開始建構，當真正完成及落實於日常營運中，感到巨大的成功感。」
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數據分析是人才配對的論據
「人」是人力資源當中最大的因素，Winnie 分享：「以往沒有大數據分析支撐，我們依靠個人感覺及經驗作論據去解決HR問題。舉例來說某個空缺請人特別困難，可能是因為相關工種很少人做，也可能是求職者要求待遇太高。現時收集數據後，就可以驗證我們當初猜想的原因是否正確。」
數據變成了真正的論據，能夠具體化HR在人才搜尋、接觸、評估和配對等方面的想法。甚至進一步量化人才無法配對的成因，譬如所謂的求職者要求待遇太高到底是有多高？提供準確的薪酬待遇數字範圍以作說明。HR利用數據和相關的市場研究調查，就能夠向管理層分析根本原因，並提出相應的建議和解決方案。
團隊還使用數據工具將前線員工的考勤記錄與名冊合併，系統自動計算遲到、缺席、加班和夜班津貼等，以避免人工檢查費時失事，減少人為錯誤。同時與 IT 合作，利用Active Directory更新及建構員工的架構組織圖，以便管理層即時了解員工表現。
BI Dashboard 實現「未卜先知」
數碼轉型當中不可或缺的一環是商業智能（Business Intelligence，下稱BI），讓公司內所有員工的資訊變得更容易理解和分析，從而有助於決策。
團隊針對員工流失率，將人力資源管理系統客制化，加入員工的離職類型和原因，並將所有原始數據與BI 工具連接，整合成BI Dashboard，數據更加清晰及可視化，讓各類趨勢一目了然，既提升HR的工作效率，更有助HR「未卜先知」，作出各種人力資料預告分析。
Winnie解釋：「BI Dashboard收集員工的不同數據，例如不同業務部門的詳細人口統計、員工人數、薪酬分佈、員工流動率、同事離職原因等。我們由此可以預視招聘趨勢及成效，再配合市場分析走勢及薪酬基準，從而改善公司的招聘策略，吸納更多人才。我們收到很多求職者和同事的回饋，一致認為對比起傳統形式，電子化既節省時間，又更有效率。」
BI Dashboard由多項重要指標或圖表建構而成，除了視覺上便於查看，HR更可以使用不同的篩選條件去多角度地分析數據，深入地了解各項人力資源特徵的成因。從而實現：報表自動化 (Report Automation)，數據挖掘(Data Discovery)，數據預測(Predictive Analytics)，最終達致數據導向決策(Data-driven Decision Making)。Winnie相信HR的角色不只限於執行招聘、薪酬計算、培訓，反而是參與更多集團層面上的決策和規劃。
「我們將會結合AI、RPA、BI等應用技術，包括Rewards、 Performance、HR Operation⋯⋯ 進一步達致無紙化、自動化以及數據化。整合多角度數據、趨勢分析及預測，令管理層可以做出更快更具策略的決定。」
（資料由客戶提供）
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